Переводим сотрудников на удаленку правильно: как оформить документы

Переводим сотрудников на удаленку правильно: как оформить документы

Пандемия разделила рынок труда на «до» и «после». Появились нововведения, заставившие HR, ОТ и IT службы изменить свой функционал. Впервые российского работодателя наделили прерогативой переводить на дистанционную работу без получения согласия сотрудника и без отражения этого факта в трудовом договоре.

В каких случаях это возможно:

  • Если государственные или местные власти примут такое решение. Например, в сентябре прошлого года указ мэра Москвы отправил сотрудников старше 65 лет работать дома.

  • Если зафиксированы исключительные обстоятельства (эпидемии, аварии на производстве, пожары и так далее)

Новые условия:

  • Допускается переводить персонал на дистанционку временно (до полугода). Можно чередовать офисный труд и удаленный.

  • Подписывая трудовые договора и другие необходимые документы, усиленную квалифицированную электронную подпись обязан использовать только руководитель, работник может ограничиться неквалифицированной. При этом, в остальных ситуациях стороны сами договариваются, как «общаться», письменно закрепляя свои решения.

  • Работодатель вносит данные в трудовую книжку дистанционного сотрудника только по его желанию. В трудовой договор можно не ставить информацию о трудовой книжке.

  • Трудясь на дому, работник коммуницирует с работодателем только в рабочее время. Использование личного времени для работы оплачивается как сверхурочное.

  • В трудовой договор нельзя включать дополнительные основания, которые позволят уволить сотрудника на дистанте по инициативе работодателя. В ТК РФ закреплены две веские причины для увольнения: 1. После запроса работодателя сотрудник не вышел на связь два рабочих дня. 2. Работник переехал и не может трудиться на прежних условиях.

  • Если работодатель не может перевести персонал на дистанционную работу или не в состоянии обеспечить работников необходимым инструментарием, возникает «простой». За простой придется заплатить сотруднику не менее двух третей оклада (ст. 157 ч.2 ТК РФ)

Первоочередные задачи работодателя в новых условиях:

  • Ознакомить всех работников с приказом о временном переводе на дистанционную работу (под подпись). Если работник уже находится дома, приказ надо отправить на электронную почту. Попросите сотрудника, если это осуществимо, распечатать, подписаться и прислать вам фото документа. При личной встрече необходимо будет проставить реальные подписи на приказе.

Вариант без рисков, когда у сотрудника уже есть квалифицированная электронная подпись, которую он получил самостоятельно в специальном центре. Если таковой нет, а в организации нет локальных нормативных актов, регулирующих порядок выпуска НЭП, лучше обменяться бумажными вариантами документов.

  • Подписать с сотрудником дополнительное соглашение. С пунктами о сроках установления дистанционной работы, графике работы, способах обмена информацией, условиях передачи сотруднику необходимого инструментария для выполнения задач удаленно.

Если дополнительного соглашения нет, компанию ждут штрафные санкции за нарушение ТК РФ.

  • Взять у сотрудника заявление о согласии на новый формат работы 

Не подчиняясь новым правилам, организация может поплатиться за нарушение закона в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения (ФЗ от 01.04.2020 №99-ФЗ1). Цена ошибки – до 500 тысяч рублей для юридического лица, и до 150 тысяч для индивидуального предпринимателя.

HR-службы, кроме официального перевода сотрудников в удаленный формат, столкнулись с новыми типами обязанностей, которые до этого не входили в зону их ответственности: контроль заболеваемости, обеспечение возможности перемещения по городу и посещения офиса и ежедневная отчетность перед контролирующими инстанциями. В некоторых субъектах федерации ЦЗН, Горадминистрация и профильные министерства требовали от работодателей ежедневные отчеты по количеству допущенных к работе сотрудников, находящихся на удаленке и отправленных на оплачиваемые больничные для категории 65+. Ситуация была накалена тем, что не было ни образцов документов, ни практики для уверенных действий и решений, чтобы оставаться в правовом поле.

В компаниях, где выделена структура ОТ, специалисты могли перераспределить функции, и сориентироваться в ситуации. В небольших организациях весь комплекс мероприятий лег на плечи HR специалистов, которые должны были подготовить пакет документов для оформления дистанционной работы сотрудников от 65 лет, отправлять на больничный или обосновать их присутствие на рабочих местах. И это при постоянной отчетности и мониторинге всего персонала.

2021 год ввел еще одну дополнительную обязанность работодателя – обеспечить вакцинацию сотрудников и отчитаться перед государственными органами. Нужно было соблюсти несколько противоречивых задач: сохранить персонал, его лояльность компании и, при этом, выполнить все требования властей.

Эти мероприятия проходили параллельно изменениям в трудовом законодательстве, которые с одной стороны автоматизировали отчетность, с другой значительно увеличили объем функционала кадровых специалистов, поскольку добавились новые, нестандартные функции. Плановая цифровизация ПФР, ФСС привела к новым видам отчетности и новым параметрам, вводимым в систему учета персонала.

В итоге, кадровые специалисты столкнулись с недостатком компетенций и ресурсов для фиксации всех изменений трудового законодательства. Было непонятно как актуализировать внутренние локальные документы и бланки документов, используемых в текущей работе.

Ситуация привела к нарушениям требований законодательства, увеличивая риски и размеры возможных штрафных санкций. Судебной практики все еще нет, и как быть, приходится решать самостоятельно.

Вопросы по охране труда вызывают не меньше волнений: закупка масок, перчаток, средств для обеззараживания, дополнительные мероприятия: по доставке персонала в обход общественного транспорта – все затраты легли сверх запланированных бюджетов по охране труда.

В то же время много скептицизма до сих пор вызывает эффективность удаленных сотрудников. Руководителю порой сложно управлять сотрудниками дистанционно, трудно оценить объем выполненных работ.

Ближайшее будущее принесет еще более глубинные изменения, кардинально влияющие на персонал, технологии. Прогнозы подтверждают: рынок фриланса в России будет расти на 20% ежегодно. Компании будут чаще привлекать фрилансеров (до 30% штата). Перед HR, IT и ОТ службами будут вставать новые задачи: обеспечение безопасной, качественной и бесшовной интеграции сотрудников и передовых технологий. HR-служба должна сформировать необходимые навыки у руководителей при работе с фрилансерами. ИТ-службы должны будут обеспечить безопасное подключение к ресурсам компании, отвечать за задачи, отчеты, данные и обеспечивать информационную безопасность на принципиальном уровне: системы предотвращения утечек данных (DLP – Data Loss Prevention).

Постоянные консультации специалистов разных направлений позволили нашим клиентам эффективно распоряжаться своим временем для выполнения стратегических и текущих задач бизнеса, выполнения предписаний главных врачей субъектов федерации, существенно сократить риски.

В помощь работодателю компания Бридж Групп разработала документы для разных ситуаций:

  • пакет по соблюдению правил и требований во время работы в пандемию,
  • пакет по вакцинации сотрудников, со всеми вытекающими отчетами, удаленной работой сотрудников, выполнением норм по вакцинированным и прочее.

Клиентам нашей компании постоянно производится рассылка с целью информирования о путях решения возникающих задач и обязанностей, не характерных в «допандемийное» время.

 

  • Москва: +7 (495) 255-26-40
    115230, г. Москва, Варшавское шоссе, д. 42
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 612-26-87
    196247, г. Санкт-Петербург, Ленинский проспект, д.151
  • Тула: +7 (4872) 52-15-11
    300012, Тула, ул. Мориса Тореза, д.5 кор 2
  • Чебоксары: +7 (495) 255-26-40
    428003, Чебоксары, улица Федора Гладкова, дом 9