Аутсорсинг кадрового делопроизводства: системное решение для компаний любого масштаба
Услуга актуальна для компаний с выручкой от 200 млн рублей, штатом от 100 человек, а также для группы компаний и холдингов с распределённой географией присутствия. Типичные поводы для обращения: кадровая функция перегружена, внутренний специалист не справляется с объёмом или отсутствует, предстоит проверка ГИТ либо компания масштабируется и открывает новые подразделения.
Мы берём на себя весь операционный контур кадрового делопроизводства — от оформления приёмов и увольнений до сдачи регуляторной отчётности. Работаем удалённо или с присутствием специалиста на вашей площадке, адаптируемся к вашим корпоративным процедурам, системам и срокам. При работе с группой компаний обеспечиваем единый стандарт кадрового учёта по всем юрлицам.
Вы освобождаете HRD и операционный блок от координации кадровых процессов между подразделениями и регионами, снимаете с финансового директора риски штрафов и доначислений по итогам проверок, а юридический департамент получает документальную базу, готовую к трудовым спорам и инспекциям.
Анализируем текущее состояние кадровой документации, локальных нормативных актов и кадровых процессов компании.
Позволяет выявить существующие нарушения и риски, исключить претензии ГИТ и трудовые споры, связанные с накопленными ошибками.
Формирует точку отсчёта и передаёт клиенту письменное заключение с перечнем несоответствий и планом их устранения — документ, служащий основой для выстраивания системной работы по исправлению выявленных несоответствий.
Оформляем трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы и сопутствующие документы по всем категориям сотрудников, включая иностранных граждан.
Некорректное оформление кадровых событий — наиболее частая причина трудовых споров и штрафов ГИТ; для компаний с высокой текучестью и численностью свыше 300 человек — это зона системного риска.
Обеспечивает документальную безупречность по каждому кадровому событию и снижает правовые риски компании как работодателя.
Готовим приказы об отпусках, премировании, работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе и иных основаниях, предусмотренных трудовым законодательством.
Ошибки в приказах и их несвоевременное оформление ведут к финансовым потерям компании при судебных разбирательствах и прямым штрафам.
Снимает операционную нагрузку с HR-службы и исключает нарушения по формальным основаниям.
Ведём и актуализируем график отпусков, оформляем ежегодные, учебные, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребёнком и иные виды в соответствии с ТК РФ и отраслевыми нормами.
Для компаний с численностью свыше 300 человек нарушения в порядке предоставления отпусков — типичное основание для предписаний ГИТ и взысканий.
Обеспечивает соблюдение процедур и снижает социальные риски работодателя.
Формируем и своевременно сдаём отчётность в СФР по форме ЕФС-1 и иные предусмотренные законодательством формы.
Просрочки и ошибки в отчётности влекут прямые штрафные санкции; для компаний с большой численностью персонала цена ошибки кратно выше.
Снимает риск санкций и обеспечивает прозрачность перед регуляторами.
Обеспечиваем документальное сопровождение одновременного изменения условий труда для большого числа сотрудников: повышение заработной платы, массовые переводы, реорганизация.
Без системного подхода массовые мероприятия создают высокий риск ошибок и нарушений, которые накапливаются и выявляются при проверках.
Обеспечивает корректность и единообразие кадровой документации при организационных изменениях в компании.
Ведём документы по донорским дням, дням ухода за ребёнком-инвалидом, диспансеризации, вахтовому, удалённому, сменному и ночному труду, работе с иностранными гражданами и льготными категориями сотрудников.
Нетиповые кейсы требуют специфических знаний правоприменительной практики; ошибки в этих категориях особенно часто становятся предметом трудовых споров.
Снимает риски по нетиповым ситуациям, которые внутренний специалист нередко решает неверно из-за отсутствия специализированной экспертизы.
Готовим справки о занятости, стаже, доходах и иные документы, связанные с трудовой деятельностью.
Своевременная выдача документов сотрудникам — обязанность работодателя, нарушение которой влечёт правовые риски.
Снижает нагрузку на внутренний HR и обеспечивает соблюдение сроков, установленных трудовым законодательством.
Ведём корректный учёт и расчёт среднесписочной численности для целей статистической отчётности и налогового учёта.
Ошибки в расчёте среднесписочной численности влекут искажение налоговой базы и являются основанием для доначислений.
Обеспечивает точность данных для финансовой и налоговой отчётности компании.
Услуга масштабируется на несколько юрлиц группы компаний с сохранением единого стандарта кадровой документации и отчётности. При работе с холдинговыми структурами обеспечиваем координацию между подразделениями и юрлицами, учитываем отраслевые особенности каждого юрлица и региональную специфику.
Организационная структура. Многочисленный персонал, несколько производственных площадок и обособленных подразделений, вахтовые и сменные режимы работы, льготные категории сотрудников.
Высокая текучесть персонала и постоянный поток кадровых событий перегружают внутренний отдел кадров; проверки ГИТ выявляют системные нарушения.
Обеспечиваем документальное сопровождение нетиповых режимов труда (вахта, ночная, сверхурочная работа), оформление иностранных работников, масштабируемое покрытие всех производственных площадок.
Организационная структура. Разветвлённая региональная сеть, высокая текучесть персонала, большое количество типовых кадровых событий в единицу времени.
Объём кадровых операций несоразмерен внутренней команде; высоки риски нарушений при оформлении массовых приёмов и увольнений.
Обеспечиваем единый стандарт КДП по всем регионам и торговым точкам, быструю обработку массовых кадровых событий, КЭДО для снижения бумажного документооборота.
Организационная структура. Несколько юрлиц с различной отраслевой принадлежностью, системы управления, требующие консолидированной отчётности.
Отсутствует единый стандарт кадрового учёта по группе; каждое юрлицо ведёт КДП самостоятельно с разным качеством и уровнем рисков.
Внедряем единый стандарт кадровой документации по всей группе, обеспечиваем центральную точку контроля и консолидированную отчётность для управляющей компании.
Организационная структура. Часть сотрудников работает удалённо, международный состав команды, высокая доля иностранных специалистов и нетиповых трудовых конструкций.
Нетиповые кадровые кейсы (иностранцы, удалённая работа, сложные конструкции ГПХ/ТД) выходят за пределы компетенций внутреннего HR.
Обеспечиваем экспертизу по работе с иностранными гражданами, удалённым персоналом и нетиповыми режимами, внедряем КЭДО для распределённых команд.
Организационная структура. Проектные команды переменного состава, субподрядчики, вахтовый персонал, множество объектов одновременно.
Частые ошибки при оформлении вахтового труда и переводов между объектами создают накопленные правовые риски, выявляемые при проверках.
Специализируемся на вахтовых и проектных режимах работы, обеспечиваем корректное оформление персонала переменного состава на нескольких объектах одновременно.
Проводим экспресс-аудит, фиксируем все несоответствия письменным заключением и берём на себя системное ведение КДП, которое выдерживает любую проверку ГИТ.
Обеспечиваем документальную безупречность по каждому кадровому событию в соответствии с актуальной правоприменительной практикой; гарантии ответственности закрепляем в договоре.
Предоставляем выделенную команду с 1-го рабочего дня: не один специалист, а группа экспертов с опытом в вашей отрасли.
Вводим единый стандарт КДП по всем юрлицам и площадкам группы, обеспечиваем центральную отчётность для управляющей компании.
Работаем в команде с экспертами по трудовому праву, решаем нетиповые кейсы силами специализированной экспертизы — без «латания дыр».
Разворачиваем кадровый учёт на новом юрлице или площадке в сжатые сроки с соблюдением всех отраслевых требований.
Единая точка входа для всех запросов и эскалаций.
Ежемесячный отчёт о выполненных работах в согласованном формате.
Рабочие встречи, статус-отчёты, переписка в корпоративных мессенджерах по выбору клиента.
Готовность работать в рамках процедур заказчика: NDA, тендерные процессы, корпоративные согласования, SLA.
Возможность работы в ваших системах (1С, SAP, специализированные HR-системы) или в наших инструментах.
Ответственность за качество документации закреплена в договоре.
По итогам плановой проверки ГИТ компания получила 14 предписаний, связанных с ненадлежащим оформлением вахтового персонала, нарушениями при ведении графика отпусков и неполнотой кадровых приказов. Внутренний отдел кадров (3 специалиста) не справлялся с объёмом при высокой текучести персонала.
Одновременное устранение накопленных нарушений по 4 юрлицам с разной историей кадрового учёта при непрерывном потоке текущих кадровых событий и давлении регулятора.
Срок: 3 недели — выход на полноценное обслуживание с даты подписания договора.
Команда: 4 специалиста (ведущий эксперт по КДП + 2 специалиста по обработке событий + юрист по трудовому праву)
«Постановка воинского учета и ответственность: самая оперативная информация из военкоматов»
ЗарегистрироватьсяВ ближайшее время с Вами свяжется менеджер.