Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Передайте кадровый учёт профессионалам и устраните риски трудовых споров и штрафов ГИТ — для компаний с распределённой структурой, несколькими юрлицами и региональными подразделениями.

Стоимость абонемента от 10 800 рублей.

Коротко об услуге

Аутсорсинг кадрового делопроизводства: системное решение для компаний любого масштаба

Услуга актуальна для компаний с выручкой от 200 млн рублей, штатом от 100 человек, а также для группы компаний и холдингов с распределённой географией присутствия. Типичные поводы для обращения: кадровая функция перегружена, внутренний специалист не справляется с объёмом или отсутствует, предстоит проверка ГИТ либо компания масштабируется и открывает новые подразделения.

Мы берём на себя весь операционный контур кадрового делопроизводства — от оформления приёмов и увольнений до сдачи регуляторной отчётности. Работаем удалённо или с присутствием специалиста на вашей площадке, адаптируемся к вашим корпоративным процедурам, системам и срокам. При работе с группой компаний обеспечиваем единый стандарт кадрового учёта по всем юрлицам.

Вы освобождаете HRD и операционный блок от координации кадровых процессов между подразделениями и регионами, снимаете с финансового директора риски штрафов и доначислений по итогам проверок, а юридический департамент получает документальную базу, готовую к трудовым спорам и инспекциям.

Что входит в услугу

Экспресс-проверка состояния кадрового делопроизводства

Что делаем:

Анализируем текущее состояние кадровой документации, локальных нормативных актов и кадровых процессов компании.

Зачем это нужно:

Позволяет выявить существующие нарушения и риски, исключить претензии ГИТ и трудовые споры, связанные с накопленными ошибками.

Какую задачу решает:

Формирует точку отсчёта и передаёт клиенту письменное заключение с перечнем несоответствий и планом их устранения — документ, служащий основой для выстраивания системной работы по исправлению выявленных несоответствий.

Оформление кадровых событий: приёмы, увольнения, переводы и иные изменения

Что делаем:

Оформляем трудовые договоры, дополнительные соглашения, приказы и сопутствующие документы по всем категориям сотрудников, включая иностранных граждан.

Зачем это нужно:

Некорректное оформление кадровых событий — наиболее частая причина трудовых споров и штрафов ГИТ; для компаний с высокой текучестью и численностью свыше 300 человек — это зона системного риска.

Какую задачу решает:

Обеспечивает документальную безупречность по каждому кадровому событию и снижает правовые риски компании как работодателя.

Подготовка кадровых приказов

Что делаем:

Готовим приказы об отпусках, премировании, работе в выходные и праздничные дни, сверхурочной работе и иных основаниях, предусмотренных трудовым законодательством.

Зачем это нужно:

Ошибки в приказах и их несвоевременное оформление ведут к финансовым потерям компании при судебных разбирательствах и прямым штрафам.

Какую задачу решает:

Снимает операционную нагрузку с HR-службы и исключает нарушения по формальным основаниям.

Оформление отпусков всех видов и графика отпусков

Что делаем:

Ведём и актуализируем график отпусков, оформляем ежегодные, учебные, отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребёнком и иные виды в соответствии с ТК РФ и отраслевыми нормами.

Зачем это нужно:

Для компаний с численностью свыше 300 человек нарушения в порядке предоставления отпусков — типичное основание для предписаний ГИТ и взысканий.

Какую задачу решает:

Обеспечивает соблюдение процедур и снижает социальные риски работодателя.

Сдача регуляторной отчётности: ЕФС-1 и иные формы

Что делаем:

Формируем и своевременно сдаём отчётность в СФР по форме ЕФС-1 и иные предусмотренные законодательством формы.

Зачем это нужно:

Просрочки и ошибки в отчётности влекут прямые штрафные санкции; для компаний с большой численностью персонала цена ошибки кратно выше.

Какую задачу решает:

Снимает риск санкций и обеспечивает прозрачность перед регуляторами.

Оформление массовых кадровых мероприятий

Что делаем:

Обеспечиваем документальное сопровождение одновременного изменения условий труда для большого числа сотрудников: повышение заработной платы, массовые переводы, реорганизация.

Зачем это нужно:

Без системного подхода массовые мероприятия создают высокий риск ошибок и нарушений, которые накапливаются и выявляются при проверках.

Какую задачу решает:

Обеспечивает корректность и единообразие кадровой документации при организационных изменениях в компании.

Оформление специальных категорий рабочего времени и отсутствий

Что делаем:

Ведём документы по донорским дням, дням ухода за ребёнком-инвалидом, диспансеризации, вахтовому, удалённому, сменному и ночному труду, работе с иностранными гражданами и льготными категориями сотрудников.

Зачем это нужно:

Нетиповые кейсы требуют специфических знаний правоприменительной практики; ошибки в этих категориях особенно часто становятся предметом трудовых споров.

Какую задачу решает:

Снимает риски по нетиповым ситуациям, которые внутренний специалист нередко решает неверно из-за отсутствия специализированной экспертизы.

Подготовка справок сотрудникам и кадровых документов по запросам

Что делаем:

Готовим справки о занятости, стаже, доходах и иные документы, связанные с трудовой деятельностью.

Зачем это нужно:

Своевременная выдача документов сотрудникам — обязанность работодателя, нарушение которой влечёт правовые риски.

Какую задачу решает:

Снижает нагрузку на внутренний HR и обеспечивает соблюдение сроков, установленных трудовым законодательством.

Расчёт среднесписочной численности

Что делаем:

Ведём корректный учёт и расчёт среднесписочной численности для целей статистической отчётности и налогового учёта.

Зачем это нужно:

Ошибки в расчёте среднесписочной численности влекут искажение налоговой базы и являются основанием для доначислений.

Какую задачу решает:

Обеспечивает точность данных для финансовой и налоговой отчётности компании.

Масштабируемость для группы компаний и холдинговых структур

Услуга масштабируется на несколько юрлиц группы компаний с сохранением единого стандарта кадровой документации и отчётности. При работе с холдинговыми структурами обеспечиваем координацию между подразделениями и юрлицами, учитываем отраслевые особенности каждого юрлица и региональную специфику.

Дополнительные услуги (за рамками базового пакета):

Аудит кадрового делопроизводства и локальных нормативных актов
Восстановление кадрового делопроизводства
Внедрение КЭДО (кадрового электронного документооборота)
Консультирование по вопросам применения трудового права

Что вы получите в результате

По завершении экспресс-проверки и перехода к регулярному обслуживанию клиент получает:

Для CEO

Снижение регуляторных и репутационных рисков работодателя: кадровые процессы контролируемы, документация безупречна, проверки ГИТ не становятся кризисными событиями.

Для CFO

Прогнозируемые и прозрачные затраты на кадровую функцию вместо скрытых издержек внутреннего отдела кадров, исключение штрафов и доначислений по итогам проверок, экономия на ФОТ, рабочих местах и инфраструктуре.

Для COO

Кадровые процессы не тормозят операционную деятельность: мероприятия выполняются в срок, массовые изменения — без сбоев, региональные подразделения охвачены единым стандартом.

Для HRD

HR-служба освобождается от рутинного делопроизводства и концентрируется на управлении талантами, мотивации и организационном развитии.

Для GC

Готовая к судебным разбирательствам документальная база: трудовые договоры, приказы и отчётность соответствуют актуальным требованиям законодательства и правоприменительной практики.

Что получает клиент:

Заключение по итогам экспресс-проверки — письменный документ с перечнем выявленных несоответствий, оценкой рисков и рекомендациями по их устранению. Служит основой для приоритизации корректирующих мероприятий.
Непрерывно и стабильно работающую систему кадрового делопроизводства — все кадровые события обрабатываются своевременно и корректно, независимо от сезонных пиков, больничных или ротации персонала.
Кадровые документы и процессы, оформленные в соответствии с законодательством и правоприменительной практикой — документация готова к проверкам ГИТ и трудовым спорам.
Регуляторную отчётность, сданную качественно и в установленные сроки — исключены просрочки и штрафы, связанные с несвоевременной или некорректной отчётностью в СФР и иных органах.

Кому подходит услуга

Производственные и промышленные компании

Организационная структура. Многочисленный персонал, несколько производственных площадок и обособленных подразделений, вахтовые и сменные режимы работы, льготные категории сотрудников.

Типичный триггер обращения:

Высокая текучесть персонала и постоянный поток кадровых событий перегружают внутренний отдел кадров; проверки ГИТ выявляют системные нарушения.

Как решаем с учётом специфики:

Обеспечиваем документальное сопровождение нетиповых режимов труда (вахта, ночная, сверхурочная работа), оформление иностранных работников, масштабируемое покрытие всех производственных площадок.

Торговые сети и розничный ритейл

Организационная структура. Разветвлённая региональная сеть, высокая текучесть персонала, большое количество типовых кадровых событий в единицу времени.

Типичный триггер обращения:

Объём кадровых операций несоразмерен внутренней команде; высоки риски нарушений при оформлении массовых приёмов и увольнений.

Как решаем с учётом специфики:

Обеспечиваем единый стандарт КДП по всем регионам и торговым точкам, быструю обработку массовых кадровых событий, КЭДО для снижения бумажного документооборота.

Холдинги и группы компаний

Организационная структура. Несколько юрлиц с различной отраслевой принадлежностью, системы управления, требующие консолидированной отчётности.

Типичный триггер обращения:

Отсутствует единый стандарт кадрового учёта по группе; каждое юрлицо ведёт КДП самостоятельно с разным качеством и уровнем рисков.

Как решаем с учётом специфики:

Внедряем единый стандарт кадровой документации по всей группе, обеспечиваем центральную точку контроля и консолидированную отчётность для управляющей компании.

IT-компании и технологические бизнесы

Организационная структура. Часть сотрудников работает удалённо, международный состав команды, высокая доля иностранных специалистов и нетиповых трудовых конструкций.

Типичный триггер обращения:

Нетиповые кадровые кейсы (иностранцы, удалённая работа, сложные конструкции ГПХ/ТД) выходят за пределы компетенций внутреннего HR.

Как решаем с учётом специфики:

Обеспечиваем экспертизу по работе с иностранными гражданами, удалённым персоналом и нетиповыми режимами, внедряем КЭДО для распределённых команд.

Строительные и девелоперские компании

Организационная структура. Проектные команды переменного состава, субподрядчики, вахтовый персонал, множество объектов одновременно.

Типичный триггер обращения:

Частые ошибки при оформлении вахтового труда и переводов между объектами создают накопленные правовые риски, выявляемые при проверках.

Как решаем с учётом специфики:

Специализируемся на вахтовых и проектных режимах работы, обеспечиваем корректное оформление персонала переменного состава на нескольких объектах одновременно.

Какие проблемы решаем

Кадровый учёт перегружен или ведётся с нарушениями

Проводим экспресс-аудит, фиксируем все несоответствия письменным заключением и берём на себя системное ведение КДП, которое выдерживает любую проверку ГИТ.

Штрафы, доначисления и трудовые споры из-за ошибок в документах

Обеспечиваем документальную безупречность по каждому кадровому событию в соответствии с актуальной правоприменительной практикой; гарантии ответственности закрепляем в договоре.

Нет квалифицированного кадровика

Предоставляем выделенную команду с 1-го рабочего дня: не один специалист, а группа экспертов с опытом в вашей отрасли.

Разные стандарты кадрового учёта в подразделениях и регионах

Вводим единый стандарт КДП по всем юрлицам и площадкам группы, обеспечиваем центральную отчётность для управляющей компании.

Нетиповые кейсы занимают непропорционально много времени

Работаем в команде с экспертами по трудовому праву, решаем нетиповые кейсы силами специализированной экспертизы — без «латания дыр».

Масштабирование бизнеса требует быстрой организации КДП

Разворачиваем кадровый учёт на новом юрлице или площадке в сжатые сроки с соблюдением всех отраслевых требований.

Как мы работаем: пошаговый процесс

Этап 1

Диагностика и онбординг

Проводим экспресс-проверку текущего состояния КДП, кадровых процессов и локальных нормативных актов, передаём письменное заключение с перечнем несоответствий и рекомендациями по их устранению, согласовываем форматы взаимодействия и доступы к системам.

Этап 2

Передача функции и настройка процессов

Принимаем кадровую документацию, выстраиваем процессы обработки кадровых событий в вашей инфраструктуре (включая КЭДО при необходимости), назначаем выделенного менеджера и определяем SLA по каждому типу задач.

Этап 3

Регулярное ведение КДП

Непрерывно ведём кадровый учёт по всем юрлицам и подразделениям согласно утверждённому составу услуги: обрабатываем кадровые события, готовим приказы, ведём отчётность в СФР и другие регуляторные органы.

Этап 4

Контроль качества и отчётность

Проводим регулярные рабочие встречи, передаём отчёты о выполненных работах за период; при изменениях законодательства — оперативно информируем и адаптируем процессы.

Формат взаимодействия

Выделенный менеджер

Единая точка входа для всех запросов и эскалаций.

Регулярная отчётность

Ежемесячный отчёт о выполненных работах в согласованном формате.

Каналы коммуникации

Рабочие встречи, статус-отчёты, переписка в корпоративных мессенджерах по выбору клиента.

Внутренние процедуры

Готовность работать в рамках процедур заказчика: NDA, тендерные процессы, корпоративные согласования, SLA.

Информационные системы

Возможность работы в ваших системах (1С, SAP, специализированные HR-системы) или в наших инструментах.

Гарантии ответственности

Ответственность за качество документации закреплена в договоре.

Почему выбирают Бридж Групп

Кадровое делопроизводство для бизнеса

Опыт с компаниями сопоставимого масштаба

Обслуживаем компании с численностью персонала от 100 до нескольких тысяч человек, включая группы компаний с множеством юрлиц и региональными подразделениями.

Отраслевая экспертиза

Работаем с производственными, строительными, торговыми компаниями, IT-бизнесом и холдингами — в каждой отрасли применяем специфические практики и знаем требования профильных регуляторов.

Команда экспертов

В команде по КДП работают специалисты с опытом в трудовом праве, кадровом администрировании и отраслевой специфике; при нетиповых кейсах привлекаем юристов по трудовым спорам и налоговых консультантов.

Масштабируемость: от одного юрлица до холдинга

Оказываем услугу как для одной компании, так и для группы из нескольких десятков юрлиц с единым стандартом и консолидированной отчётностью для управляющей компании.

Системный подход, а не разовые консультации

Мы не просто «закрываем дыры» — выстраиваем систему кадрового учёта, устойчивую к проверкам и масштабируемую вместе с ростом бизнеса; изменения законодательства мониторим и адаптируем процессы проактивно.

Конфиденциальность и информационная безопасность

Работаем на основании NDA, обеспечиваем защиту персональных данных сотрудников в соответствии с 152-ФЗ, готовы соответствовать требованиям корпоративной политики ИБ заказчика.

Финансовая устойчивость и репутация

Bridge Group — входит в ТОП-5 рейтинга RAEX среди компаний, оказывающих услуги в категории «бухгалтерский и налоговый учёт», работает на рынке более 17 лет — обеспечивает долгосрочное партнёрство без риска потери функции из-за смены подрядчика.

Пример работы: Производственный холдинг (металлообработка и машиностроение)

Выручка 1,8 млрд руб./год, штат 1 200 человек, 4 юрлица в 3 регионах

ПодробнееСвернуть

Ситуация:

По итогам плановой проверки ГИТ компания получила 14 предписаний, связанных с ненадлежащим оформлением вахтового персонала, нарушениями при ведении графика отпусков и неполнотой кадровых приказов. Внутренний отдел кадров (3 специалиста) не справлялся с объёмом при высокой текучести персонала.

Сложность:

Одновременное устранение накопленных нарушений по 4 юрлицам с разной историей кадрового учёта при непрерывном потоке текущих кадровых событий и давлении регулятора.

Что сделали:

Провели экспресс-аудит по всем юрлицам, передали заключение с приоритизированным планом устранения нарушений;
Параллельно развернули систему регулярного КДП с выделенной командой из 4 специалистов;
Внедрили единый стандарт документации по всему холдингу.

Срок: 3 недели — выход на полноценное обслуживание с даты подписания договора.

Команда: 4 специалиста (ведущий эксперт по КДП + 2 специалиста по обработке событий + юрист по трудовому праву)

Результат:

Все 14 предписаний ГИТ закрыты в установленный срок;
Снижение кадровых рисков по оценке GC холдинга на 80%;
Экономия на ФОТ внутреннего отдела кадров и сопутствующей инфраструктуре;
Повторная проверка ГИТ через 8 месяцев — без нарушений.

Нам доверяют

Все компании

300+ компаний доверили нам свой учет. Это доступ к лучшим отраслевым практикам

FAQ

Стоимость определяется численностью персонала, количеством юрлиц, сложностью кадровых процессов (наличие вахты, иностранцев, нетиповых режимов) и объёмом ежемесячных кадровых событий. Для компаний с несколькими юрлицами или региональной сетью предоставляется индивидуальный расчёт с указанием фиксированной части и переменной составляющей. Итоговая стоимость фиксируется в договоре и прозрачна для финансового планирования.

Для компаний со штатом свыше 500 человек стандартный срок выхода на полноценное обслуживание составляет 1-2 недели с даты подписания договора. Это включает экспресс-проверку, приём документации, настройку процессов и назначение выделенной команды. При наличии нескольких юрлиц сроки согласуются индивидуально с учётом очерёдности подключения каждого.

За каждым клиентом закреплён выделенный менеджер — единая точка входа для всех запросов, задач и эскалаций. Взаимодействие строится через согласованные каналы: рабочие встречи (еженедельно или по необходимости), ежемесячные отчёты о выполненных работах, оперативная переписка. Форматы и ритм коммуникации настраиваются под внутренние процедуры заказчика.

Базовая услуга включает весь операционный контур кадрового учёта: оформление приёмов, увольнений, переводов, приказов, графика отпусков, сдачу отчётности в СФР и расчёт среднесписочной численности. Аудит кадровой документации сверх экспресс-проверки, восстановление КДП, внедрение КЭДО и консультирование по нестандартным правовым вопросам — дополнительные услуги с отдельным расчётом стоимости.

Основные статьи экономии: ФОТ внутреннего отдела кадров (включая налоги и страховые взносы), расходы на рабочие места, IT-инфраструктуру и обучение. Дополнительно — предотвращение штрафов ГИТ (до 200 тыс. руб. за нарушение) и издержек по трудовым спорам. Для компании со штатом 300–500 человек совокупная экономия по сравнению с содержанием внутреннего отдела, как правило, составляет 20–40% от текущих затрат на функцию.

Подписываем NDA на этапе переговоров до передачи каких-либо данных. Работаем в соответствии с требованиями 152-ФЗ «О персональных данных», обеспечиваем разграничение доступа и логирование действий с кадровой информацией. Готовы адаптировать процедуры под корпоративную политику ИБ заказчика, включая требования к размещению данных и аудиту подрядчиков.

Да. Работаем с группами компаний любого масштаба: обеспечиваем единый стандарт кадровой документации по всем юрлицам, консолидированную отчётность для управляющей компании и централизованный контроль качества. Подключение юрлиц группы может происходить поэтапно, начиная с пилотного проекта на одном-двух юрлицах.

Готовы участвовать в тендерных процедурах в соответствии с регламентами заказчика. Предоставляем полный пакет документов: учредительные документы, свидетельства, выписку из ЕГРЮЛ, сведения о команде, референс-листы. Договор согласуется с юридическим департаментом заказчика; при необходимости работаем по форме договора заказчика.

Ответственность за качество документации, подготовленной нашей командой, закрепляется в договоре. При выявлении ошибок в документах, подготовленных нами, Бридж Групп за свой счёт устраняет нарушения и участвует в сопровождении взаимодействия с ГИТ. Конкретные параметры ответственности (объём, лимиты) обсуждаются при заключении договора.

Предусматриваем структурированный офбординг: передаём полный архив кадровой документации, описание действующих процессов и методологические материалы. Срок и формат передачи фиксируются в договоре. При возврате функции внутрь или смене подрядчика обеспечиваем плавный переход без потери непрерывности кадрового учёта.

Главная Услуги Решения Кейсы Блог Компания