Восстановление кадрового делопроизводства

Коротко об услуге

Восстановление кадрового делопроизводства для компаний среднего и крупного бизнеса.

Услуга актуальна для компаний с численностью персонала от 100 человек, региональными сетями, обособленными подразделениями или холдинговой структурой — особенно при смене HR-руководства, подготовке к due diligence или получении предписания ГИТ, а также при потере или искажении данных после хакерских атак или мошеннических действий. Типичные триггеры: плановая или внеплановая проверка трудовой инспекции, сделка M&A, обнаружение нарушений при внутреннем аудите.

Мы берём на себя полный цикл: первичную диагностику, сбор и систематизацию исходных данных, восстановление базы в 1С:ЗУП, формирование пакета корректирующей отчётности в СФР и передачу готовых результатов. Работаем в рамках корпоративных процедур заказчика — подписываем NDA, участвуем в тендерных процессах, соблюдаем внутренние регламенты согласования.

Ваши кадровые специалисты не отвлекаются от текущих задач — мы принимаем на себя ответственность за результат, устраняем риски регуляторных санкций и формируем инструкции, которые предотвращают повторные нарушения.

Что входит в услугу

Комплексное восстановление кадрового учёта — от анализа исходных данных до передачи итоговых результатов. Каждый этап направлен на устранение пробелов в документации и приведение кадровых процессов в соответствие с требованиями законодательства.

Анализ и сбор исходных данных

Что делаем:

Определяем источники информации (архивы, резервные копии учётных систем, бумажные кадровые документы), при необходимости выезжаем на территорию заказчика и организуем передачу документов.

Зачем это нужно:

Без полного понимания состояния исходных данных невозможно корректно оценить объём работ и сформировать актуальный план восстановления.

Какую задачу решает:

Формирование реестра отсутствующих и утраченных кадровых документов — основания для дальнейших работ.

Анализ и систематизация кадровой базы

Что делаем:

Анализируем локальные нормативные акты (ПВТР, положения об оплате труда и премировании), сохранившиеся кадровые документы (трудовые договоры, доп. соглашения, приказы, личные карточки, графики отпусков, табели, журналы учёта), штатное расписание и структуру организации с учётом обособленных подразделений, ранее сданную кадровую отчётность (ЕФС-1, персонифицированные сведения).

Зачем это нужно:

Систематизация выявляет реальные расхождения между фактическими условиями труда и задокументированными, а также позволяет сформировать детальный план восстановления документов.

Какую задачу решает:

Формирование аналитической базы для восстановления — понимание полноты данных и приоритетов устранения.

Подготовка и настройка учётной системы (кадровый контур 1С:ЗУП)

Что делаем:

Оцениваем текущее состояние кадрового блока в 1С:ЗУП, настраиваем штатное расписание, графики работы, структуру организации и обособленных подразделений, дополнительные поля в карточках сотрудников (иностранные работники, дистанционщики, северные надбавки), виды кадровых документов.

Зачем это нужно:

Корректная настройка учётной системы — обязательное условие для полноты и юридической достоверности восстановленных данных.

Какую задачу решает:

Создание технической основы, в которой будут воспроизведены все кадровые движения за восстанавливаемый период.

Восстановление кадрового учёта в системе

Что делаем:

Восстанавливаем штатное расписание с учётом результатов СОУТ — на начало восстанавливаемого периода и по месяцам; воспроизводим приёмы, увольнения, кадровые переводы, изменения условий труда и перемещения между подразделениями; фиксируем данные по иностранным работникам (статус, сроки патентов, разрешительные документы); восстанавливаем все виды неявок: ежегодные и дополнительные отпуска, командировки, листки нетрудоспособности, отпуска по уходу за ребёнком, прогулы, донорские дни и иные отсутствия.

Зачем это нужно:

Полная и последовательная история кадровых движений — ключевое доказательство правомерности трудовых отношений при проверках ГИТ и ФНС, а также необходимое условие для корректного расчёта стажа, отпускных и иных выплат.

Какую задачу решает:

Устранение пробелов в истории кадровых движений, которые являются основанием для штрафов и трудовых споров.

Восстановление кадровой отчётности

Что делаем:

Формируем недостающие отчёты ЕФС-1 (подразделы 1 и 2) и персонифицированные сведения в СФР; сверяем восстановленные данные с ранее сданной отчётностью; выявляем и корректируем расхождения; при необходимости подготавливаем уточняющие (корректирующие) формы.

Зачем это нужно:

Несданная или некорректная отчётность в СФР создаёт риск штрафных санкций и претензий к достоверности трудовых стажей сотрудников.

Какую задачу решает:

Закрытие регуляторного риска по отчётности перед государственными органами.

Контроль качества и передача результатов

Что делаем:

Формируем кадровые реестры (списки сотрудников, движения, отпуска); передаём восстановленную базу данных 1С:ЗУП с полным кадровым блоком; передаём восстановленные документы в электронном виде (сканы, реестры); составляем итоговый акт о выполненных работах с перечнем и объёмом восстановленных документов и периодов.

Зачем это нужно:

Структурированная передача итогов — обязательное условие для возможности использования результатов работы в судебных, регуляторных и корпоративных процедурах.

Какую задачу решает:

Обеспечение полноты, подотчётности и возможности независимой верификации результатов.

Что не входит в базовую услугу:

Восстановление расчёта заработной платы (выделенная отдельная услуга)
Разработка новых систем мотивации и оплаты труда
Юридическое представительство интересов в трудовых спорах
Ведение кадрового делопроизводства на постоянной основе (аутсорсинг КДП — отдельная услуга)

Дополнительные разовые услуги:

Аудит локальных актов и кадрового делопроизводства
Разработка и актуализация пакета локальных нормативных актов
Сопровождение сдачи корректирующей отчётности в СФР
Подготовка документов для проверяющих органов

Масштабирование для группы компаний / холдинговых структур:

Услуга адаптируется для одновременной работы с несколькими юридическими лицами в рамках единого проекта — с сохранением единых стандартов, централизованного контроля качества и консолидированной отчётностью для управляющей компании. При наличии обособленных подразделений в разных регионах возможен выезд специалистов на места.

Что вы получите в результате

По завершении проекта заказчик получает юридически корректную кадровую документацию и данные, подтверждённые актом, — готовые к использованию при проверках, в судебных спорах и корпоративных сделках.

Для CEO

Компания защищена от репутационного ущерба и регуляторных санкций, кадровая документация выдержит проверку любого уровня.

Готовность к проверкам ГИТ, ФНС, корпоративному due diligence. Полная уверенность в юридической чистоте кадровых процессов.

Для CFO

Устранены основания для штрафов по ст. 5.27 КоАП (до 100 000 руб. за каждый факт нарушения на юрлицо).

Снижены риски налоговых доначислений и претензий по НДФЛ/взносам вследствие кадровых ошибок. Предсказуемая финансовая нагрузка.

Для COO

Кадровый учёт переведён на корректную методологическую основу — исключены «висящие» сотрудники, устранены логические противоречия в базе.

Сокращена нагрузка на внутреннюю команду при подготовке регуляторной отчётности. Стабильная работа кадровой системы без сбоев.

Для HRD

Получена полная и достоверная история кадровых движений по каждому сотруднику, ЛНА актуализированы под текущую редакцию ТК РФ.

Возможность быстрого доступа к любой кадровой информации. Соответствие всех документов актуальным требованиям законодательства.

Для GC (руководителя юридического департамента)

Сформирована доказательная база для защиты позиции компании в трудовых спорах, исключены правовые риски по спорным условиям трудовых договоров.

Готовая правовая позиция для представления в суде и контролирующих органах. Минимизация рисков проигрыша в трудовых спорах.

Пакет результатов:

Восстановленные кадровые документы за выбранный период — трудовые договоры и допсоглашения, приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, графики отпусков, табели учёта рабочего времени и журналы учёта в электронном виде (сканы и реестры).
Восстановленная база данных 1С:ЗУП с полным кадровым блоком — штатное расписание, кадровые движения, графики работы, данные по иностранным работникам и особым категориям сотрудников.
Восстановленная и проверенная кадровая отчётность в СФР — ЕФС-1 и персонифицированные сведения, включая корректирующие формы при расхождениях с ранее сданными.
Итоговый акт выполненных работ — с указанием объёма восстановленных данных, перечня документов и периодов восстановления.

Кому подходит услуга

Производственные предприятия и промышленные холдинги

Оргструктура: несколько юрлиц, обособленных подразделений, многосменная работа, иностранные сотрудники, специальные условия труда (СОУТ).

Типичный триггер:

• Проверка ГИТ выявила нарушения в ведении табелей, стажа и отпускных расчётов

• Смена собственника или подготовка к сделке M&A требует «чистоты» кадровой базы

Как решаем:

• Восстанавливаем полную историю кадровых движений с учётом отраслевой специфики

• Учитываем сменные графики, надбавки за вредность

• Обрабатываем данные по иностранным работникам и многофилиальной структуре

Вы проходите проверки без штрафов и готовите компанию к сделке без кадровых рисков.

Розничные сети и FMCG-компании

Оргструктура: большое количество торговых точек или складов в разных регионах, высокая текучесть кадров, часть персонала на неполной занятости.

Типичный триггер:

• Высокая текучесть привела к накоплению ошибок в кадровых документах

• Выросший штат требует систематизации учёта перед масштабированием

Как решаем:

• Восстанавливаем кадровые данные по всем юрлицам сети в едином стандарте

• Настраиваем кадровый контур 1С:ЗУП под региональную структуру

Вы масштабируете бизнес без кадровых ошибок и обеспечиваете единый стандарт учёта.

IT-компании и технологические группы

Оргструктура: быстрый рост штата в короткие сроки, дистанционные сотрудники, иностранные специалисты, переводы между юрлицами группы.

Типичный триггер:

• Быстрый найм без должного оформления оставил пробелы в кадровой истории

• Подготовка к привлечению инвестиций или IPO требует приведения документооборота в порядок

Как решаем:

• Восстанавливаем кадровую базу с фокусом на дистанционных сотрудников

• Оформляем иностранных специалистов в соответствии с законодательством

• Корректно разграничиваем трудовые отношения внутри группы компаний

Вы привлекаете инвестиции без кадровых рисков и соответствуете требованиям инвесторов.

Строительные и девелоперские компании

Оргструктура: проектная организация работ, часть персонала оформлена через ГПХ, высокая доля иностранных работников, вахтовый метод.

Типичный триггер:

• ФНС или ГИТ обращает внимание на нарушения при переводе подрядчиков в штат

• Нарушения при оформлении договоров с иностранцами

Как решаем:

• Устраняем риски, связанные с квалификацией отношений по ГПХ как трудовых

• Восстанавливаем данные по вахтовикам в соответствии с законодательством

• Корректно оформляем иностранных сотрудников

Вы защищаете компанию от переквалификации договоров и штрафов за иностранных работников.

Какие проблемы решаем

Восстановление после инцидентов безопасности

Проблема

Хакерская атака или мошеннические действия привели к потере или искажению данных расчётного периода.

Как снимаем

Восстанавливаем учёт на основе альтернативных источников (банковские выписки, архивы госорганов, резервные копии).

Результат

Данные восстановлены, зарплата выплачена в срок, бизнес-процессы возобновлены без штрафов и простоев.

Кадровые документы не отражают реальную структуру компании

Проблема

Кадровые документы не отражают реальную структуру компании, что создаёт путаницу в управлении и отчётности.

Как снимаем

Восстанавливаем полный комплект документов по всем юрлицам, подразделениям и регионам с учётом актуальной организационной структуры и изменений за весь восстанавливаемый период.

Результат

Документация соответствует фактической структуре, управление персоналом прозрачно, риски конфликтов между юрлицами устранены.

Риск крупных штрафов и предписаний регуляторов

Проблема

Риск крупных штрафов и предписаний регуляторов из-за кадровых нарушений и ошибок в учёте.

Как снимаем

Устраняем нарушения, которые являются основанием для административной ответственности по ст. 5.27 КоАП (до 100 000 руб. на юрлицо за каждое нарушение), а также снимаем риски налоговых доначислений, связанных с кадровыми ошибками.

Результат

Компания защищена от штрафов ГИТ и ФНС, кадровый аудит пройден успешно, репутация перед регуляторами сохранена.

Пробелы в документации обесценивают позицию компании в трудовых спорах

Проблема

Пробелы в документации обесценивают позицию компании в трудовых спорах, увеличивая риск проигрыша в суде.

Как снимаем

Формируем полноценную доказательную базу: восстановленные трудовые договоры, приказы, табели и история изменений условий труда позволяют защищать позицию компании при спорах с сотрудниками.

Результат

Позиция компании защищена в суде, риск выплат компенсаций по искам сотрудников минимизирован, юридическая безопасность обеспечена.

Хаотичное ведение учёта создаёт системные ошибки на масштабе

Проблема

Хаотичное ведение учёта создаёт системные ошибки на масштабе: дублирование данных, противоречивые записи.

Как снимаем

Выстраиваем методологическую основу: восстанавливаем не только документы, но и логику их взаимосвязей в 1С:ЗУП — исключаем «висящих» сотрудников, противоречивые записи, дублирование данных.

Результат

Чистая и надёжная база в 1С, отчётность формируется автоматически без ошибок, экономия времени на исправление ручных помарок.

Кадровая отчётность в СФР содержит расхождения с реальными данными

Проблема

Кадровая отчётность в СФР содержит расхождения с реальными данными, что угрожает правильности пенсионного стажа сотрудников.

Как снимаем

Формируем и подаём корректирующие отчёты ЕФС-1 и персонифицированные сведения, предотвращая претензии к достоверности стажей сотрудников и взносовым базам.

Результат

Стаж сотрудников отражён корректно, претензии со стороны СФР отсутствуют, пенсионные права работников защищены.

Как мы работаем: пошаговый процесс

Этап 1

Организационно-аналитический

Определяем объём восстановления (период, перечень отсутствующих документов, учётная система), проводим первичные встречи с ответственными лицами заказчика, согласовываем план проекта и форматы взаимодействия.

Этап 2

Диагностика кадрового учёта

Анализируем сохранившиеся локальные нормативные акты, кадровые документы и ранее сданную отчётность; формируем детальный план восстановления с указанием конкретных недостающих документов и источников их восполнения.

Этап 3

Подготовка учётной системы

Настраиваем кадровый контур в 1С:ЗУП — штатное расписание, графики работы, структуру обособленных подразделений, виды кадровых документов и дополнительные поля; при необходимости проверяем синхронизацию с бухгалтерским блоком.

Этап 4

Восстановление кадровых данных

Вносим полный массив кадровых движений за восстанавливаемый период — приёмы, увольнения, переводы, неявки всех видов, данные по иностранным работникам и сотрудникам на особых режимах труда; формируем табели учёта рабочего времени при их отсутствии.

Этап 5

Контроль качества и корректировка

Проверяем полноту внесённых данных, анализируем логические связи (непрерывность стажа, соответствие приказов), устраняем ошибки и заполняем пробелы по согласованным с заказчиком источникам.

Этап 6

Восстановление кадровой отчётности

Формируем недостающие отчёты ЕФС-1 и персонифицированные сведения, сверяем с ранее сданными данными, подготавливаем корректирующие формы при расхождениях и при необходимости сопровождаем сдачу в СФР.

Этап 7

Завершение и передача результатов

Передаём восстановленную базу 1С:ЗУП, электронные копии документов (сканы, реестры, журналы) и итоговый акт с перечнем выполненных работ; подписываем акты оказанных услуг.

Формат взаимодействия

Выделенный менеджер проекта

Единая точка контакта на всём протяжении работ.

Регулярная отчётность

Еженедельный статус-отчёт, промежуточные согласования по завершении каждого этапа.

Каналы коммуникации

Очные встречи / видеоконференции, письменные статус-отчёты, рабочие чаты по согласованию.

Внутренние процедуры

Готовность работать в рамках процедур заказчика: NDA, тендерный процесс, корпоративные регламенты согласования.

SLA и гарантии

Сроки этапов фиксируются в договоре; гарантия устранения выявленных ошибок за счёт исполнителя.

Почему выбирают Бридж Групп

Восстановление кадрового делопроизводства

Подтверждённый опыт с компаниями сопоставимого масштаба

Реализовали проекты по восстановлению и систематизации кадрового делопроизводства для компаний с численностью от 100 до нескольких тысяч сотрудников в промышленности, ритейле, строительстве и IT. Более 50 завершённых проектов по восстановлению расчёта зарплаты, где средняя численность компаний-клиентов составляет 800 человек.

Отраслевая экспертиза в трудовом праве

Специалисты Bridge Group ведут практику в области трудового права и кадрового делопроизводства — включая работу с иностранными сотрудниками, вахтовым методом, многосменными графиками и дистанционными трудовыми отношениями. Отслеживаем изменения ТК РФ в режиме реального времени и применяем их в работе без дополнительных запросов со стороны заказчика.

Команда профильных специалистов

В нашей команде более 200 специалистов разного профиля: кадровые специалисты с опытом работы от 5 до 20+ лет, юристы по трудовому праву, специалисты по отчетности и взаимодействию с контролирующими органами, эксперты по нетиповым ситуациям (вахта, удаленка, иностранцы, инвалиды), IT-специалисты по автоматизации и электронному документообороту (КЭДО). Общая численность специалистов по расчёту зарплаты и трудовому праву в команде Bridge Group — более 80 человек. Средний стаж расчетчиков – 9 лет, в команде есть аттестованные налоговые консультанты, юристы по трудовому праву.

Масштабируемость: от одной компании до холдинга

Работаем как с отдельным юрлицом, так и с группами компаний, включающими десятки юридических лиц и несколько регионов. Для холдинговых структур формируем единый стандарт кадровой документации и обеспечиваем консолидированную отчётность для управляющей компании.

Конфиденциальность и информационная безопасность

Подписываем NDA со всеми участниками проекта. Работа с кадровыми данными осуществляется в соответствии с требованиями 152-ФЗ о персональных данных. При необходимости работаем в информационной инфраструктуре заказчика без выгрузки данных на внешние ресурсы.

Гарантия результата, закреплённая в договоре

Если после завершения работ трудовая инспекция или налоговый орган выявит ошибки, связанные с нашими работами, — устраним их за свой счёт. Ответственность зафиксирована в договоре.

Пример работы: Производственное предприятие (металлообработка)

Выручка ~1,5 млрд руб./год, штат 420 человек, 2 юрлица, 3 обособленных подразделения в разных регионах

ПодробнееСвернуть

Ситуация:

Новый HRD при вступлении в должность выявил, что за 3 года интенсивного роста кадровые документы велись несистемно: часть приказов отсутствовала, ЛНА не обновлялись с 2021 года, данные в 1С:ЗУП расходились с фактическими кадровыми движениями. Предстоящая плановая проверка ГИТ через 4 месяца усиливала срочность.

Сложность:

Восстановление охватывало 3 года, два юрлица с разными системами учёта, многосменные графики и 18 иностранных работников с истекающими патентами.

Что сделали:

Провели полную диагностику, восстановили историю кадровых движений в единой базе 1С:ЗУП;
Сформировали пакет корректирующей отчётности в СФР;
Актуализировали ЛНА по обоим юрлицам, подготовили комплект документов для предъявления инспектору.

Срок: 10 недель.

Команда: 3 специалиста Бридж Групп.

Результат:

Проверка ГИТ прошла без штрафных предписаний;
Устранены нарушения, потенциальный штраф по которым составлял около 1,2 млн руб.;
Кадровая база переведена в актуальное состояние, внедрены инструкции для внутренней команды.

Нам доверяют

Все компании

300+ компаний доверили нам свой учет. Это доступ к лучшим отраслевым практикам

FAQ

Стоимость рассчитывается индивидуально — на основе числа сотрудников, восстанавливаемого периода, количества юрлиц и наличия особых категорий работников. Базовая стоимость для одного юрлица — от 24 000 руб.; для компаний с численностью 100+ человек и несколькими подразделениями цена формируется после первичного аудита. Мы предоставляем фиксированный бюджет до начала работ — никаких открытых расценок.

Для компании с численностью 100–300 человек и одним юрлицом типовой срок составляет 4–8 недель, для нескольких юрлиц и длительного периода восстановления — 8–14 недель. При критически сжатых сроках (например, проверка назначена через месяц) проводим диагностику и приоритизацию: сначала закрываем документы с максимальным риском штрафа.

За каждым проектом закреплён персональный менеджер — единая точка контакта для всех вопросов. Взаимодействие строится по согласованному плану: еженедельные статус-отчёты, фиксация результатов каждого этапа в письменном виде. Готовы работать через корпоративные мессенджеры заказчика, проводить очные или онлайн-встречи по удобному расписанию.

Заказчик получает: восстановленную базу 1С:ЗУП с полным кадровым блоком; электронные копии восстановленных документов (сканы, реестры, журналы); откорректированную отчётность в СФР; актуализированные ЛНА; отчёт о рисках с приоритизацией; инструкции для кадровиков. Все результаты оформляются актом.

Прямой эффект — устранение оснований для штрафов по ст. 5.27 КоАП (до 100 000 руб. за каждое нарушение на юрлицо). Для компаний с численностью 200+ человек совокупный потенциал штрафов при типовом числе нарушений нередко превышает 1–2 млн руб. Косвенный эффект — снятие рисков трудовых споров, некорректных налоговых баз по взносам, а также исключение потерь при due diligence.

Да, NDA подписывается до начала любых работ и распространяется на всех специалистов, задействованных в проекте. Кадровые данные обрабатываются в соответствии с 152-ФЗ. При необходимости работаем исключительно в инфраструктуре заказчика без выгрузки данных на внешние ресурсы. Условия конфиденциальности фиксируются в договоре оказания услуг.

Да, это одно из ключевых направлений. Работаем с несколькими юрлицами в рамках единого проекта — с единым стандартом документации, централизованным управлением качеством и консолидированным отчётом для управляющей компании. При наличии обособленных подразделений в регионах — выезжаем на места или организуем удалённое взаимодействие.

Да, работаем в рамках стандартных корпоративных процедур: тендерный запрос, квалификационная анкета, заключение договора через службу закупок. Предоставляем все необходимые корпоративные документы, финансовую отчётность, сведения об опыте и команде. Готовы подписать типовой договор заказчика или предложить собственную форму.

Если нарушения связаны с работами, выполненными Бридж Групп, — устраняем их за свой счёт. Условия гарантийных обязательств фиксируются в договоре. До начала работ мы честно обозначаем перечень рисков, которые входят в зону нашей ответственности, и тех, которые остаются на стороне заказчика (например, более ранние периоды, не охваченные договором).

Если вести кадровый учёт внутри компании по-прежнему затруднительно — предлагаем перейти на аутсорсинг КДП: продолжаем вести документооборот в уже настроенной системе, снимая с компании операционную нагрузку и поддерживая соответствие актуальному законодательству.

Назад к списку