Трудоустройство – юридически значимая процедура, требующая строгого соблюдения законодательства. Ошибки при оформлении могут привести к штрафам, судебным искам, а трудовые отношения могут признать незаконными.
В этой статье мы опишем полный пошаговый алгоритм приема на работу с учетом особенностей для некоторых категорий работников (вредные условия, дистанционные сотрудники, женщины и др.).
1. Проверка документов
Паспорт (или иной удостоверяющий документ). Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (если кандидат ранее уже работал). При этом совместители по общему правилу трудовую книжку не предоставляют, а дистанционные сотрудники могут по соглашению с работодателем ее не предоставлять (ст. 312.2 ТК). СНИЛС, в том числе в электронном виде (кроме впервые устраивающихся). Документ об образовании (если работа требует специальной подготовки). Военный билет или иной документ воинского учета (для военнообязанных).
Рекомендуем прочитать статьи:
Прием на работу без военного билета: как поступить работодателю,
- Медкнижка (для работников питания, медиков, педагогов).
- Справка об отсутствии судимости (для педагогов, госслужащих).
Особые случаи:
- Иностранцы – разрешение на работу/патент.
- Несовершеннолетние – согласие органов опеки, родителя.
Рекомендация:
Проверяйте подлинность документов. Прием на работу по поддельным документам может привести к прекращению трудового договора (ст. 84 ТК РФ).
2. Получение согласия на обработку персональных данных
Требуется в обязательном порядке, когда обработка данных осуществляется не в связи с исполнением законодательства (ст. 86 ТК РФ, ФЗ № 152-ФЗ).
Как оформить:
- Разработайте и введите в действие политики, регулирующие обработку персональных данных.
- Получите письменные согласия работника для каждого случая обработки.
Последствия отсутствия согласия:
- Штраф по ст. 13.11 КоАП РФ (до 700 тыс. руб. для юрлиц).
- Жалоба работника в Роскомнадзор и/или в суд.
3. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)
Правила внутреннего трудового распорядка. Положение об оплате труда (в том числе с порядком проведения индексации). Документы по охране труда. Положение о персональных данных. Иные локальные акты, регулирующие внутренние процессы компании.
Как оформить:
- В идеальном варианте локальные акты должны быть прошиты и пронумерованы вместе с листом ознакомления (см. Определение 6-го КСОЮ от 12.12.2024 N 88-29404/2024). На практике допускается вариант оформления листа ознакомления иным способом: отдельно или в приложении к договору).
- Работник ставит подпись ко всем внутренним документам до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Особые случаи:
- Дистанционные работники – можно направить ЛНА по установленному каналу взаимодействия (электронной почте, иная информационная система) (ст. 312.1 ТК РФ).
- Вредные условия труда – дополнительно ознакомить с результатами СОУТ.
Риски:
Если работник не ознакомлен с ЛНА, он может оспорить дисциплинарное взыскание.
4. Оформление трудового договора
4.1. Обязательные условия договора (ст. 57 ТК РФ)
- Место работы в виде наименования работодателя и его месторасположения; если человек трудоустраивается в филиал или обособленное подразделение в другом регионе, то надо указать полный адрес.
- Трудовая функция (должность по штатному расписанию). При описании функционала желательно сослаться на должностную инструкцию (зачем она нужна компании, см. Как правильная должностная инструкция поможет руководителю компании навести порядок в кадрах).
- Дата начала работы и при срочности его срок и основание.
- Условия оплаты (оклад, премии, надбавки); при этом, условия об оплате труда должны быть таким образом сформулированы, чтобы работник имел представление обо всех причитающихся суммах, случаях их выплаты и о порядке расчета (возможно со ссылкой на соответствующих локальный акт).
- Режим работы и отдыха.
- Гарантии (особенно для вредных условий, женщин, инвалидов) и условия о страховании.
- Условия работы по результатам спецоценки.
- Характер работы.
Трудовой договор необходимо оформить в письменном виде и подписать не позднее трех рабочих дней со дня фактического начала работы.
4.2. Особые условия для разных категорий
| Категория работников | Дополнительные условия |
| Вредные/опасные условия | Указать класс условий труда, гарантии (допотпуск, доплаты) |
| Дистанционные | Способ взаимодействия и иные обязательные условия, предусмотренные гл. 49.1 ТК. |
| Несовершеннолетние | Сокращенное рабочее время, запрет на ночные смены и иные ограничения |
| Беременные | Запрет на увольнение по инициативе работодателя |
4.3. Оформление в 1С:ЗУП
- Заполните карточку сотрудника.
- Оформите прием сотрудника на работу.
- Внесите данные договора.
- Сформируйте приказ о приеме (если компания не отказалась от их оформления).
Ошибки в 1С:
- Неверный выбранный вид заработной платы (ведет к ошибкам в расчетах).
- Неправильный ввод стажа (влияет на расчет больничных листков ).
- Неправильное установление графика работы (ведет к ошибкам в расчетах).
4.4. Направление отчета ЕФС-1
Отчет необходимо оформить и направить не позднее следующего дня после оформления приказа в СФР.
5. Испытательный срок
При приеме на работу сотруднику можно установить испытательный срок, который по общим правилам составляет (ст. 70 ТК РФ) до 3-х месяцев и до 6-ти месяцев для руководителей.
Учитывайте ограничения, установленные для некоторых сотрудников (беременные, несовершеннолетние и др.).
Как оформить:
- Указать в трудовом договоре.
- Создать и подписать с сотрудником документ, в котором прописаны задачи на период испытания критерии их выполнения.
Последствия несоблюдения:
Если испытание не указано в договоре, уволить как не прошедшего испытательный срок нельзя.
6. Оформление приказа и запись в трудовую книжку
6.1. Приказ о приеме
- Издается в течение 3 дней после подписания договора (если применяете).
- Работник знакомится с приказом под подпись.
- Запись в трудовую книжку вносится в течение 5 дней (ст. 66 ТК РФ).
Ошибки:
- Неточности в формулировках (например, «принят» вместо «принята»).
- Ошибки в отражении/неотражении отделов в документах.
Правильное оформление приема на работу – защита от штрафов и судебных исков. Соблюдайте все этапы, учитывайте особенности разных категорий сотрудников, и трудовые отношения будут прозрачными и безопасными для обеих сторон.
Главный принцип: если сомневаетесь – консультируйтесь с юристом по трудовому праву или обращайтесь к нам за услугой кадрового администрирования. Одна ошибка может обойтись дороже, чем вся процедура оформления.
