ISO 27001 стандарт безопасности
Состоим в реестре надежных партнеров
10 млн. рублей страхование ответственности
200+ специалистов в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
бухгалтеров, финансистов и кадровых специалистов в штате
компаний на аутсорсинге
успешно реализованных проектов
миллионов рублей - сумма страхования каждого клиента
Что входит в состав услуги:
Ответ на запрос:
Ответ на запрос о предоставлении документов из электронного архива аккредитованному списку лиц.
Мануал работы в электронном архиве:
Подготовка подробной инструкции о том, как поддерживать архив в актуальном состоянии.
Презентация работы электронного архива:
1 презентация онлайн/оффлайн о том, как ориентироваться в архиве, как получить к нему доступ, что ещё можно делать с файлами.
Создание подробного реестра документации:
- Обсуждение необходимых к вычленению атрибутов (Тип, дата, №, контрагент, ИНН контрагента, сумма с НДС, сумма без НДС, присвоение уникального номера документа/путь, где найти файл);
- Поддержание актуальности реестра при необходимости.
Заполнение электронного архива:
- Распределение файлов по согласованной структуре архива;
- Дополнение электронного архива в зависимости от пожеланий/уточнений Клиента.
Создание структуры электронного архива:
- Обсуждение с клиентом удобной структуры, пожелания к структуре;
- Создание структуры цифрового архива;
- Дополнение пожеланиями к структуре.
Наименование документов (индексация, хэштегирование):
- Внесение необходимых для идентификации атрибутов документов (тип, №, дата, контрагент);
- Присвоение уникального номера документа (только при работе с реестром).
Сканирование документов разовое/периодическое/выездное:
- Сканирование сшитых документов на планшетном сканере;
- Сканирование документов А5;
- Сканирование документов на потоковом сканере А4;
- Сканирование документов формата А3;
- Сканирование документов А2.
Разбор перемешанных электронных документов:
- Разделение документов по типам операций (поступление, реализация, хозяйственные операции, акты сверки, авансовые отчеты, кадровые документы, правоустанавливающие, договорные, ресурсные, письма);
- Распределение документов по типам документов (Акт, СФ, Акт сверки, ТН, ТТН, Торг-12, Счёт, Договор, Кадровые приказы, Заявления, Выписка, Приказ и т.д.);
- Разделение по Контрагенту/Проекту (при множественности юридических лиц/объёктов);
- Распределение по периодам (год/квартал/месяц);
- Проверка подлинности (наличие подписи и печати в скане с обеих сторон);
- Выделение копий документов и вторых экземпляров документов из общей массы сканированных документов;
- Выделение документов, устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению в отдельную папку.
Создание доступов в электронный архив:
- Создание учетных записей и сертификатов на доступ по списку от Заказчика;
- Рассылка индивидуальных писем на доступ в электронный архив;
- Обновление сертификатов на доступ в эл.архив 1 раз в год;
- Отправка вместе с сертификатами презентации о работе архива;
- Создание дополнительных учетных записей на доступ в эл.архив в течение срока обслуживания.
экономьте ресурсы и снижайте налоговые риски.
Получите хранение бумажного архива на 2 месяца в подарок. Получите два выезда пешего курьера за документами бесплатно. Постановка бумажного архива Постановка электронного архива Аутсорсинг бумажного архива Выездное сканирование (услуги архивариуса)Уже оценили нашу работу
