ISO 27001 стандарт безопасности
Состоим в реестре надежных партнеров
10 млн. рублей страхование ответственности
150+ специалистов в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
бухгалтеров, финансистов и кадровых специалистов в штате
компаний на аутсорсинге
успешно реализованных проектов
миллионов рублей - сумма страхования каждого клиента
Что входит в состав услуги:
Архивирование папок в архивные короба:
- Архив, упакованный в папки, помещается в коробки для транспортировки;
- Каждая коробка подлежит маркировке;
- На основании маркировок, составляется опись номенклатуры дел.
Поиск и ответ на запрос по предоставлению из бумажного архива:
- При поступлении запроса от аккредитованного списка лиц, производится подборка запрашиваемых документов;
- Документы подлежат сканированию и направляются в ответ на запрос;
- При необходимости предоставления оригинала документа, необходимо согласовать с клиентом дальнейшие действия.
Работа с устаревшими документами:
- Не подлежащие дальнейшему хранению документы описываются;
- Опись направляется на согласование клиенту (его бухгалтеру) для уничтожения;
- После согласования, документы подлежат измельчению посредством шредирования;
- По факту уничтожения составляется Акт об уничтожении документов за подписью и печатью исполнителя.
Отправка вторых экземпляров контрагентам Почтой России (при наличии доверенности):
- Выявленные вторые экземпляры документов контрагентов выводятся в отдельный список;
- Список направляется Заказчику для согласования дальнейших действий;
- При наличии доверенности, Документы подготавливаются для отправки Почтой России;
- Исполнитель отправляет сотрудника для отправки конвертов посредством Почты России;
- В случае отказа от оплаты дополнительных расходов, с периодичностью по договорённости, документы подлежат возврату в офис Клиента по описи.
Архивирование документов в архивные папки:
- Подборка документов по объёму и упаковка в папки периодами;
- Маркировка папок содержимым, с указанием срока хранения.
Передача сканированных документов:
Передача Заказчику/Специалисту скан-версий документов для добавления в базу/электронный архив.
Сканирование разобранных документов:
- Подготовка к сканированию поступивших документов,
- Сканирование документов.
Работа с поступающей корреспонденцией:
- Проверка на наличие данного документа в архиве+доложки в прошлые периоды;
- Замена копий оригиналами;
- Отделение вторых экземпляров.
Проверка подлинности документов:
- Просмотр каждого документа на наличие подписи и печати с обеих сторон;
- Выявление копий документов;
- Отделение документов с недостающими атрибутами;
- Составление Описи образовавшегося списка документов;
- Согласование с клиентом дальнейших действий с данными документами.
Разбор регулярного/поступающего бумажного архива:
- Разделение документов по типам операций (поступление, реализация, хозяйственные операции, акты сверки, авансовые отчеты);
- Распределение документов по типам (Акт, СФ, Акт сверки, ТН, ТТН, Торг-12, Счёт и т.д.);
- Разделение по Контрагенту (при множественности юридических лиц);
- Распределение по периодам (год/квартал/месяц);
- Распределение по принадлежности проекту.
Сами направим вашим партнерам любой документ. Проверим наличие печатей и подписей.
Получите уничтожение двух коробок устаревшего архива в подарок. Проведем анализ архива и бесплатно разработаем рекомендации, как быстро создать понятный электронный архив. Подготовим документы к отправке контрагентам Существенно уменьшим объём бумажного архива Подготовим информацию по отсутствующим в предоставленном архиве оригиналам документов Оптимизация затрат на расходные материалы и площади под архивное хранение Постановка цифрового архива Постановка бумажного архива Аутсорсинг цифрового архива Выездное сканирование (услуги архивариуса)Уже оценили нашу работу
