Ситуация
Клиент — крупная производственная компания — столкнулся с проблемой накопления бумажных документов. Архивацию данных в своей организации они проводили самостоятельно, однако не имели необходимых ресурсов и опыта для эффективной организации процесса.
В результате бумажный архив заполнил значительное пространство в офисе, и сотрудники начали терять много времени на поиск нужных документов. Кроме того, возникли трудности с соблюдением сроков хранения и последующей утилизацией устаревших документов, что создало риск нарушения законодательства о сохранении деловой документации.
Решение
Бридж Групп предложила полное аутсорсинг-решение по управлению бумажным архивом клиента. Комплексный подход включал три ключевых этапа:
Аудит и планирование
Мы провели аудит существующего архива, после чего разработали план по его упорядочиванию.
Определили категории документов, сроки хранения и процедуру утилизации в соответствии с требованиями законодательства.
Перемещение в хранилище
Наши архивариусы организовали процесс перемещения документов в профессионально оборудованное хранилище.
Это позволило освободить офис клиента от громоздких стеллажей и вернуть пространство для рабочих нужд.
Система учёта документов
Мы внедрили систему учёта документов, что позволило значительно ускорить процесс поиска и пополнения информации.
Теперь любой документ можно найти за считанные минуты, а не часы.
Результат
Сокращение затрат
Клиент сократил затраты на хранение документов за счёт передачи архива на профессиональное аутсорсинг-обслуживание.
Освобождение офиса
Офисное пространство освобождено для других нужд компании — ранее занятые архивом площади теперь используются продуктивно.
Экономия 30% времени
Сотрудники компании стали экономить около 30% рабочего времени на поиск документов, что повысило общую продуктивность.
Снижение рисков штрафов
Юридический отдел клиента может уверенно следить за сроками хранения и утилизации документов, что устраняет потенциальные риски штрафов.
Получите бесплатную консультацию по Вашему вопросу прямо сейчас