Ситуация
Клиент - крупная производственная компания, столкнулся с проблемой накопления бумажных документов. Архивацию данных в своей организации они проводили самостоятельно, однако не имели необходимых ресурсов и опыта для эффективной организации процесса. В результате, бумажный архив заполнил значительное пространство в офисе, и сотрудники начали терять много времени на поиск нужных документов. Кроме того, возникли трудности с соблюдением сроков хранения и последующей утилизацией устаревших документов, что создало риск нарушения законодательства о сохранении деловой документации.
Решение
Бридж Групп предложила полное аутсорсинг-решение по управлению бумажным архивом клиента. Мы провели аудит существующего архива, после чего разработали план по его упорядочиванию: определили категории документов, сроки хранения и процедуру утилизации. После этого наши архивариусы организовали процесс перемещения документов в профессионально оборудованное хранилище, что освободило офис клиента. Также мы внедрили систему учета документов, что позволило значительно ускорить процесс поиска и пополнения информации.
Результат
В результате проведенной работы клиент сократил затраты на хранение документов, освободил офисное пространство для других нужд, а также снизил риск штрафов за нарушения в области документооборота. Сотрудники компании стали экономить около 30% рабочего времени на поиск документов, что повысило общую продуктивность. Более того, юридический отдел клиента может уверенно следить за сроками хранения и утилизации документов, что устраняет потенциальные риски.