Ситуация
Компания среднего сегмента, работающая в области маркетинга, столкнулась с проблемами управления электронными документами. С ростом бизнеса увеличилась нагрузка на информационные системы, что привело к трудностям в работе персонала: сотрудники теряли доступ к важным материалам, происходили сбои в версиях документов, отчеты срывались из-за отсутствия актуальных данных.
Все это сказалось на качестве обслуживания клиентов и, как следствие, на финансовых показателях компании.
Решение
Оценка документооборота
Мы предложили клиенту интеграцию системы аутсорсинга электронного архива.
Наша команда провела полную оценку существующего документооборота и выявила ключевые точки потерь данных и дублирования версий.
Централизованное хранилище
Разработали индивидуальное решение, включающее систематизацию всех электронных файлов и внедрение централизованного хранилища с различными уровнями доступа.
Обучили сотрудников клиента пользоваться новой системой с возможностью мгновенного поиска документов.
Интеграция с бизнес-приложениями
Обновленный архив был интегрирован с существующими бизнес-приложениями компании.
Это обеспечило бесшовную работу сотрудников в привычных инструментах и исключило необходимость переключаться между системами.
Результат
Рост скорости задач на 40%
После внедрения нового решения клиент смог значительно улучшить качество работы своих сотрудников: доступ к документам стал возможен в любой момент прямо с рабочего места.
Скорость выполнения задач увеличилась на 40%.
Устранение проблем с данными
Проблемы с потерей данных и неактуальными версиями документов были полностью устранены благодаря централизованному хранению и контролю версионности.
Отчеты теперь формируются на основе актуальной информации без задержек.
Рост доверия клиентов и прибыли
Повысился уровень доверия клиентов благодаря стабильному качеству обслуживания.
Это, в свою очередь, способствовало росту финансовых показателей компании и укреплению её позиций на рынке маркетинговых услуг.