Какие проблемы решает услуга
Финансовые потери:
содержание архива в офисе - это переплата за аренду + зарплаты сотрудников, которые разбирают бумаги.
Риск штрафов:
утеря документов при проверке (например, налоговая может оштрафовать на сумму до 30% от суммы сделки за отсутствие первички).
Низкая эффективность:
сотрудники тратят 4-8 часов в месяц на поиск документов вместо работы.
Вы расширяетесь, но новые площади уходят под стеллажи с бумагами. Грядет проверка (налоговая, аудит) и вы не уверены, что все документы на месте. Сотрудники жалуются на хаос и тратят время на рутину. Документы хранятся дольше 3 лет, но уничтожить их «как надо» нет ресурсов.
Кому актуальна услуга
Государственным организациям,
где регламентированные сроки хранения (до 75 лет для некоторых документов). Бюджетные учреждения часто не имеют своих архивных помещений.
Банкам и финансовым организациям,
где жесткие требования ЦБ и ФНС к хранению.
Ритейлу и логистическим компаниям,
накладные, договоры с поставщиками, товарные чеки. Частые проверки, нужен оперативный доступ.
Медицинским и фармацевтическим компаниям,
медицинские карты, лицензии, сертификаты. Требуется строгий контроль и конфиденциальность.
Строительным компаниям и девелоперам,
проектная документация, акты выполненных работ, договоры подряда. Объемы огромные, а поиск вручную занимает часы.
Бухгалтерским компаниям,
где много первичных документов, налоговых отчетов, актов, с обязательным хранением 5+ лет.
Юридическим компаниям,
где большой объем договоров, судебных дел, архивной переписки. Требуется долгосрочное хранение (10+ лет) и быстрый доступ.
Хранение документов в регламентные сроки. Вывоз документов курьером от клиента. Архивирование и маркировка документов. Оперативный поиск и сканирование документов по запросу. Уничтожение устаревших документов с актом об уничтожении. Регулярная отправка вторых экземпляров контрагентам. Обработка и проверка поступающей корреспонденции.
Освобождение офисных площадей, экономия на аренде. Организованное хранение и быстрый доступ к документам. Гарантированная безопасность документов и соблюдение нормативных требований. Эффективная оптимизация документооборота компании.
Анализ
текущего состояния архива.
Разработка
индивидуальной системы хранения.
Курьерский вывоз
и архивирование документов.
Хранение,
поиск, предоставление копий по запросу.
+ Регулярная утилизация устаревших документов.
ISO 27001 стандарт безопасности:
ваши данные под надежной защитой
Мы в ТОП-5 RAEX
среди компаний, оказывающих услуги в категории «бухгалтерский и налоговый учет»
10 млн. рублей
страхование ответственности в отношении каждого клиента.
200+ специалистов
в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
Нам доверяют
300+ компаний доверили нам свой учет. Это доступ к лучшим отраслевым практикам
Другие услуги сервиса
Полный бухгалтерский аутсорсинг без ошибок и переплат. Гарантируем точность отчетности и защиту от штрафов.
Стоимость услуги: от 30 000 ₽
Стоимость услуги: от 30 000 ₽
Стоимость услуги: от 200 000 ₽
Организуем доступный и безопасный электронный архив документов под ваш бизнес.
Выявление ключевых рисков всего от 3 рабочих дней дистанционно.
Кейсы