К 2026 году система воинского учета в России претерпела фундаментальные изменения. Создание и развитие Единого реестра воинского учета (Федеральный закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ) перевело взаимодействие военкоматов, работодателей и граждан в цифровое поле. Однако автоматизация пока не снимает с бизнеса ответственности, а лишь усиливает контроль. Штрафы за то, что компания «проглядела» сотрудника без военного билета, остаются критически высокими: для должностных лиц — до 50 000 рублей по ст. 21.4 КоАП РФ.

Главная опасность текущего момента — переходный период. Реестр работает, данные стекаются, но человеческий фактор при приеме на работу все еще остается зоной ответственности компании. Если реестр «увидит» несоответствие раньше, чем работодатель направит уведомление, штрафа не избежать.

Автоматизация работает пока не везде. Значит, классическая обязанность работодателя — самостоятельно информировать военкоматы о сотрудниках, которые не состоят на учёте, но обязаны, — никуда не делась.

За 15 лет работы с воинским учётом в «Бридж Групп» мы видели сотни ситуаций, когда HR-специалист при приёме нового сотрудника обнаруживает: военного билета нет, приписного удостоверения нет, а человеку 22 года. И тут начинается паника: куда сообщать? В какой срок? Что делать, если сотрудник из другого города?

Ниже три реальных кейса из практики и пошаговые алгоритмы действий.

Кейс № 1. Классика: сотрудник 20 лет без военного билета

Ситуация

Московская компания приняла на работу администратора Иванова Петра, 20 лет, гражданина РФ. При заполнении личной карточки формы №10 (утв. Постановлением Минобороны от 22.11.2021 №700) HR-специалист обнаружил: в графе «Воинский учёт» пусто. Сам Иванов пояснил, что никогда не стоял на учёте в военкомате. Медицинских противопоказаний нет, в запасе не состоит.

Обязан ли работодатель что-то делать?

Да. И немедленно.

Шаг 1. Определяем: обязан ли сотрудник состоять на учёте

Согласно ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», на воинский учёт обязаны встать:

• Мужчины от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе (призывники).

• Граждане, пребывающие в запасе (военнообязанные) — независимо от возраста.

• Граждане, прошедшие альтернативную гражданскую службу.

• Женщины с военно-учётными специальностями (врачи, связисты, картографы).

Иванову 20 лет, он не в запасе — значит, он обязан состоять на учёте, но по какой-то причине не состоит. Это нарушение. И теперь это — ваша ответственность.

Шаг 2. Фиксируем отсутствие документов

Работодатель обязан проверить наличие документов воинского учёта (п. 28 Положения о воинском учёте, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).

Если документов нет — выдаем сотруднику направление в военкомат и уведомление о необходимости предоставить документ воинского учета. Главное не принимать слова сотрудника на веру, а действовать письменно.

Это снимает часть вопросов со стороны военкомата и показывает, что вы действовали проактивно и защитит вас при проверках.

Шаг 3. Определяем военкомат-адресат

Куда подавать сведения?

В военный комиссариат по месту жительства сотрудника (там, где штамп о регистрации в паспорте). Если у сотрудника есть ещё и временная регистрация по месту пребывания, и он живёт там дольше 3 месяцев — направляете сведения в оба военкомата.

Шаг 4. Сроки и форма документа

Направить информацию нужно в течение 3 рабочих дней с момента выявления факта. Отсчёт начинается со дня, когда HR-специалист обнаружил отсутствие документов.

Используется форма согласно Приложению № 10 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учёта в организациях — «Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете».

Шаг 5. Способы подачи

Сообщение можно направить:

• Лично (с отметкой о вручении на втором экземпляре).

• Заказным письмом — обязательно добавьте опись вложения. Это доказательство исполнения обязанности при проверках.

Совет из практики: если отправляете почтой, на описи попросите поставить штамп и подпись оператора. Мы видели случаи, когда через 2 года военкомат заявлял: «Списки не получали». Опись с описью содержимого и почтовая квитанция спасают.

Шаг 6. Дальнейшие действия

После получения сообщения военкомат обязан поставить сотрудника на учёт. Обычно сотруднику или работодателю направляется повестка для явки в военкомат. Работодатель обязан вручить повестку сотруднику под подпись и обеспечить его явку (ст. 7 Закона № 53-ФЗ).

Если сотрудник отказывается идти в военкомат, составьте акт об отказе и направьте его в военкомат. Ответственность за неявку несёт сам гражданин, но вы должны зафиксировать, что сделали всё от вас зависящее.

Нюансы, о которых забывают

1. Иностранные граждане и лица без гражданства

Если сотрудник — иностранец или лицо без гражданства, он не подлежит воинскому учёту в РФ (ст. 8 Закона № 53-ФЗ).

Но! Если он получил гражданство РФ, он обязан встать на учёт. В этом случае работодатель выполняет все те же действия, что описаны выше.

2. Сотрудники с отсрочкой или освобождением

Даже если у сотрудника есть основания для отсрочки (например, учёба в вузе), он всё равно обязан состоять на воинском учёте. Отсутствие военного билета или приписного удостоверения — нарушение. Направляйте сведения в военкомат.

3. Женщины с военно-учётными специальностями

Если принимаете женщину-врача, связиста, картографа, проверьте, есть ли у неё отметка о постановке на воинский учёт. Если нет — действуйте по той же схеме.

4. Взаимодействие с реестром воинского учёта

С 2025 года создан Единый реестр воинского учёта. Сведения о принятых и уволенных сотрудниках теоретически могут передаваться через Госуслуги. На практике система не работает. Обязанность по информированию военкоматов лично или через почту сохраняется. Не полагайтесь на автоматизацию — перестраховывайтесь.

Кейс № 2. Иногородний сотрудник: в какой военкомат подавать сведения?

Ситуация

Московская строительная компания приняла прораба Николаева Дмитрия, 35 лет. При проверке документов выяснилось: военного билета нет. Сам Николаев пояснил, что прописан в Туле, там заканчивал школу, но на воинский учёт никогда не вставал. В Москву приехал на заработки, снимает квартиру. Временной регистрации нет.

Проблема: Сотрудник работает в Москве, но его «родной» военкомат в Туле. Куда подавать сведения? В московский по месту нахождения организации? В тульский по месту прописки?

Разбор: три возможных варианта

Вариант 1. Сотрудник живёт в том же регионе, где работает

Самый простой вариант. Если сотрудник живёт в том же городе/районе, где работает, вопросов нет: сведения подаются в военкомат по месту жительства сотрудника (по штампу в паспорте).

Вариант 2. Сотрудник иногородний

Законодательство чётко говорит: работодатель обязан направлять сведения в военкомат по месту жительства сотрудника.

Но есть важный нюанс: если сотрудник проживает в месте пребывания (снимает квартиру) дольше 3 месяцев, он обязан встать на учёт и по месту пребывания. В этом случае работодатель уведомляет оба военкомата:

• военкомат по месту постоянной регистрации (прописки);

• военкомат по месту временного пребывания (фактического проживания).

В нашем кейсе:

• Николаев прописан в Туле (постоянное место жительства).

• Живёт в Москве без временной регистрации.

Если срок проживания в Москве меньше 3 месяцев — уведомляем только Тульский военкомат. Если больше 3 месяцев и есть временная регистрация — уведомляем и Тульский, и Московский военкоматы. На практике мы рекомендуем: уточнить у сотрудника, когда он приехал в Москву. Если прошло больше 3 месяцев, лучше подстраховаться и направить сведения в оба военкомата. Лишняя бумажка штрафом не грозит, а вот отсутствие грозит.

Вариант 3. Сотрудник сменил место жительства, но не уведомил военкомат

Бывает: сотрудник когда-то состоял на учёте в одном военкомате, переехал в другой регион, но не снялся с учёта и не встал на новый. Формально он «состоит», но не там, где должен.

В этой ситуации работодатель тоже обязан вмешаться:

• Выявить по документам, к какому военкомату «приписан» сотрудник (смотрите штамп в военном билете).

• Если сотрудник живёт и работает в другом месте дольше 3 месяцев — уведомить военкомат по новому месту жительства о необходимости постановки на учёт.

• Направить сведения в старый военкомат, о том, что приняли сотрудника.

Ответственность за ошибку в выборе военкомата

Многие HR-специалисты ошибочно думают: «Раз сотрудник у нас работает, значит, и военкомат наш — по месту нахождения организации». Это не так. Если вы отправите сведения не в тот военкомат (например, в московский вместо тульского), формально обязанность не будет считаться исполненной.

Рекомендации

• Всегда проверяйте регистрацию. При приёме на работу требуйте паспорт и смотрите штамп о регистрации. Если сотрудник из другого города, уточните, сколько он уже живёт здесь и есть ли временная регистрация.

• Не гадайте — звоните. Если сомневаетесь, в какой военкомат подавать сведения, позвоните в военкомат по месту нахождения организации и проконсультируйтесь. Инспекторы обычно подсказывают.

• Дублируйте при необходимости. В сложных случаях (смена региона, длительное проживание без регистрации) лучше направить информацию в оба военкомата — и по прописке, и по месту фактического нахождения.

• Храните доказательства. Все отправленные сообщения сохраняйте с отметками о вручении или почтовыми квитанциями. Срок давности по нарушениям — 3 года, и через 2,5 года вам придётся доказывать, что вы вовремя всё отправили.

• Ведите журнал. Заведите отдельный журнал учёта отправленных в военкоматы сведений с указанием даты, номера исходящего и военкомата-получателя.

Кейс № 3. Иностранный гражданин, получивший паспорт РФ

Ситуация

Логистическая компания приняла на работу водителя-дальнобойщика Ахмедова Рустама. По документам — гражданин РФ (паспорт выдан полгода назад). Ранее был гражданином Таджикистана. При проверке документов воинского учёта — пусто. Сотруднику 26 лет.

Нужно ли что-то сообщать в военкомат, если человек только недавно стал гражданином?

Да. Обязательно.

Многие HR-специалисты по инерции считают: «раз иностранец — не наш военнообязанный». Но после получения гражданства РФ человек попадает под действие Закона № 53-ФЗ. Согласно статье 10 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», в течение 2 недель после приобретения гражданства и получения паспорта РФ необходимо встать на воинский учёт.

В нашем кейсе:

• Ахмедов получил гражданство 6 месяцев назад.

• Ему 26 лет (подпадает под призывной возраст).

• Он обязан состоять на воинском учёте, но не состоит.

Алгоритм действий

1. Проверить не проходил ли сотрудник службу в вооружённых силах страны исхода. Это может влиять на категорию учёта, но не освобождает от постановки на учёт в РФ.

2. Сообщить в военкомат по месту жительства сотрудника в течение 3 рабочих дней.

3. Использовать форму Приложения № 10.

4. Вручить направление для явки в военкомат.

Если сотрудник проживает в РФ меньше 3 месяцев и не имеет временной регистрации, сообщение направляется в военкомат по месту постоянной регистрации.

Особые случаи и спорные ситуации

Ситуация А. Сотрудник утверждает, что имеет отсрочку, но документов нет

Если сотрудник заявляет, что у него есть основания для отсрочки (учёба, дети, состояние здоровья), но подтверждающих документов воинского учёта нет, работодатель всё равно обязан сообщить в военкомат.

Разбираться с основаниями для отсрочки — задача военкомата, а не HR-специалиста.

Ситуация Б. Сотрудник категорически отказывается предоставлять данные

Бывает, что сотрудник отказывается заполнять раздел о воинском учёте или предоставлять документы.

В этом случае:

1. Составьте акт об отказе в предоставлении документов.

2. Направьте в военкомат информацию о том, что гражданин работает, но документы воинского учёта не представил (используя Приложение № 10).

3. Зафиксируйте отказ подписью свидетелей.

Это снимет ответственность с работодателя.

Ситуация В. Сотрудник достиг 18 лет, работая у вас

Если вы приняли сотрудника в 17 лет, а через год ему исполнилось 18, он автоматически попадает в категорию подлежащих первоначальной постановке на учёт.

В этом случае:

1. В течение 3 рабочих дней с даты исполнения 18 лет направьте сведения в военкомат.

2. Вручите направление для явки.

Чек-лист для HR-специалиста на 2026 год

Чтобы ничего не упустить, используйте этот чек-лист при приёме каждого нового сотрудника.

При приёме на работу:

• [ ] Проверил наличие документов воинского учёта (военный билет / приписное удостоверение).

• [ ] Проверил наличие отметок о постановке на учёт по месту жительства.

• [ ] Заполнил раздел II личной карточки формы №10 (утв. Постановлением Минобороны от 22.11.2021 №700)

Если документов нет:

• [ ] Определил категорию сотрудника (обязан / не обязан состоять на учёте).

• [ ] Если обязан — выяснил место постоянной регистрации.

• [ ] Выяснил срок фактического проживания и наличие временной регистрации.

• [ ] Составил сообщение по форме Приложения № 10.

• [ ] Направил сообщение в нужный военкомат в течение 3 рабочих дней.

• [ ] Сохранил доказательства отправки (почтовая квитанция с описью).

• [ ] Вручил сотруднику направление в военкомат.

• [ ] Внёс информацию в журнал учёта отправленных сведений.

Выводы

Ситуация «новый сотрудник не состоит на воинском учёте» — одна из самых распространённых в практике HR-специалистов. Главное правило: не закрывать глаза и не надеяться, что «само рассосётся».

Алгоритм простой:

1. Убедитесь, что сотрудник обязан состоять на учёте (возраст, пол, гражданство).

2. Зафиксируйте отсутствие документов воинского учёта.

3. Составьте сведения по форме Приложения № 10 и направьте в военкомат в течение 3 рабочих дней.

4. Сохраните сведения, опись и почтовую квитанцию.

5. Проконтролируйте явку сотрудника в военкомат (при необходимости).

6. Внесите данные в личную карточку после получения от сотрудника документов воинского учёта.

Профилактика: при приёме на работу всегда проверяйте наличие военного билета, приписного удостоверения или справки из военкомата. Если документов нет, сразу направляйте сотрудника и сведения о нем в военкомат — не дожидаясь проверок.

Нужна помощь с ведением воинского учёта?

Специалисты «Бридж Групп» возьмут на себя полное сопровождение: проверку документов, взаимодействие с военкоматами, подготовку и отправку всех форм отчётности. Мы обслуживаем более 300 компаний на аутсорсинге и знаем все подводные камни воинского учёта.

Узнать больше об аутсорсинге кадрового учета

FAQ: Часто задаваемые вопросы

Сопровождение проверок военкоматов

Подробнее о услуге →