До перехода на электронный архив один наш клиент (крупный ритейлер) тратил каждый месяц 2 миллиона рублей на администрирование бумажного аналога, включая сбор и перевоз документов со всех своих торговых точек до бухгалтерии. Сегодня компания платит 700 тысяч рублей. Переход на цифру оценили и сотрудники: теперь каждый может зайти в свой личный кабинет, ознакомиться и подписать необходимые документы. И для этого необязательно приходить в офис. В итоге компания не просто существенно сократила расходы, но и подготовилась к изменениям в мире, где одной из самых заметных тенденций стала удаленная работа.
Преимущества электронного архива для удалённых команд
1. Доступность документов 24/7
Когда сотрудники работают удалённо, доступ к необходимым документам становится критически важным. Электронный архив предоставляет круглосуточный доступ к данным, независимо от местоположения пользователя: сотрудники всегда могут получить необходимую информацию, будь то рабочий день или выходной.
Пример:
Наша компания Бридж Групп сменила бумажный архив на цифровой в далекие доковидные времена. Вкладываясь в оцифровку, мы тогда еще не знали, окупятся ли эти вложения. Но, пришел ковид, и мы за неделю перевели всех сотрудников (более 200 человек) на удаленку. Тогда это казалось невероятным, сегодня – это неотъемлемый аспект существования любого стремительно развивающегося бизнеса.
2. Безопасность данных
Одним из важнейших преимуществ электронного архива является высокий уровень защиты данных. Современные системы используют передовые методы шифрования, многофакторную аутентификацию и регулярные резервные копии, что сводит к минимуму риск утраты или несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
· Шифрование – это основная мера защиты данных в электронных архивах. Под шифрованием понимается процесс преобразования информации в код, который становится неразборчивым для посторонних лиц.
· Многофакторная аутентификация добавляет еще один уровень контроля доступа к данным. При этом доступ к архивам не может быть получен только по паролю — необходимо пройти дополнительные этапы проверки, например, ввести код, который отправляется на мобильное устройство пользователя, или использовать биометрические методы, такие как отпечатки пальцев или распознавание лица. Это значительно снижает вероятность несанкционированного доступа, так как злоумышленнику потребуется не только пароль, но и доступ к дополнительным факторам аутентификации.
· Регулярные резервные копии данных: их создание позволяет не только восстановить данные в случае их утраты, произошедшей, например, из-за аппаратного сбоя, но и защищает от атак, таких как программное обеспечение-вымогатель. Наличие актуальных резервных копий, которые хранятся в безопасных местах (например, в облачных хранилищах с шифрованием), позволяет организации реагировать на инциденты с минимальными потерями.
· Применение систем мониторинга и аудита безопасности, которые отслеживают доступ к данным и выявляют подозрительную активность. Это позволяет оперативно реагировать на возможные угрозы и проводить расследования в случае нарушений.
Несомненно, для достижения высокой степени защиты конфиденциальной информации необходимо интегрировать сразу несколько из упомянутых мер, что непосредственно облегчит соблюдение норм законодательства о защите данных, таких как ФЗ-152. Это комплексный подход, который помогает организациям не только защитить свои данные, но и укрепить доверие клиентов и партнеров.
3. Удобство поиска и навигации
Поиск нужных документов в электронном архиве занимает считанные секунды. Функции фильтрации, тегирования и полнотекстового поиска позволяют пользователям быстро находить требуемые файлы, экономя время и повышая эффективность своей работы.
Примеры:
1. Небольшая консалтинговая фирма столкнулась с проблемой неэффективного управления документами, что приводило к задержкам в выполнении проектов. После внедрения электронного архива время на поиск и обмен документами сократилось вдвое, что позволило увеличить количество выполненных проектов на 15% в течение первого квартала.
2. Одна известная IT-компания внедрила электронную систему архивации документов, что позволило ей сократить время на обработку запросов на 45%. Сотрудники стали тратить меньше времени на поиски нужных файлов, что повысило общую производительность команды на 35%.
4. Совместная работа и контроль версий
Электронные архивы предоставляют возможность нескольким пользователям одновременно работать с одним документом, что особенно полезно в условиях удалённой команды. Также системы поддерживают контроль версий, позволяющий отслеживать изменения и возвращаться к предыдущим версиям при необходимости.
5. Экономия ресурсов
Использование электронного архива помогает сократить расходы на хранение бумажных документов, аренду складских помещений и обслуживание физической инфраструктуры. Более того, электронные архивы снижают затраты на печать, копирование и транспортировку документов.
Компания, о которой мы писали в начале статьи, почти в три раза снизила расходы на архив, перейдя на цифру.
Проблемы и вызовы
Одна из основных проблем – обучение персонала. Переход на новую систему требует времени и усилий, чтобы сотрудники освоились с интерфейсом и научились эффективно пользоваться всеми функциями.
Ещё одним вызовом может стать интеграция электронного архива с существующими информационными системами компании. Важно убедиться, что новая система совместима с другими программными продуктами, используемыми организацией.
Заключение
В эпоху удалённой работы электронный архив становится незаменимым инструментом для эффективного управления документами. Он обеспечивает доступность, безопасность и удобство работы с данными, что делает его идеальным решением для современных организаций. Несмотря на возможные сложности при внедрении, долгосрочные выгоды от использования электронного архива очевидны и заслуживают внимания.
