Бюджет содержания бумажного архива: от бескислотной бумаги до системы пожаротушения

В этой статье мы рассмотрим основные элементы, которые влияют на стоимость содержания архива, начиная от материалов для упаковки документов и заканчивая системами безопасности. Возьмем для примера организацию архива для консалтинговой компании «Бизнес-аналитика», в которой работает около 50 сотрудников

1. Материалы для хранения документов

Материалы, используемые для хранения документов, играют ключевую роль в обеспечении долговечности архива. Основные расходы:

 Конверты из бескислотной бумаги. Эти конверты предотвращают разрушение документов под воздействием кислоты, содержащейся в обычной бумаге. Средняя цена за упаковку из 100 конвертов составляет около 5000 рублей.

 Архивные коробки. Специальные коробки для хранения документов стоят примерно 200–400 рублей за штуку. Их количество зависит от объема архива.

 Папки и скоросшиватели. Папки и скоросшиватели также изготавливаются из бескислотной бумаги. Цена варьируется от 150 до 300 рублей за единицу.

 Этикетки, маркеры и скрепляющие материалы. Цена за скобы, зажимы и другие крепежные элементы начинается от 100 рублей. Этикетки и маркеры для маркировки документов и коробок обойдутся примерно в 500–1000 рублей за набор.

Итого на первоначальные затраты на материалы для хранения одного стандартного архива потребуется около 10 000–15 000 рублей.

2. Помещение для архива

Выбор подходящего помещения для хранения документов имеет большое значение. Оно должно быть сухим, чистым и хорошо проветриваемым. Основные затраты:

 Аренда помещения. Выбирая размеры помещения, учитывайте плотность хранения документов и возможность расширения. Ориентируемся на площадь в пределах 15-40м2. Если архив располагается вне основного офиса, аренда может колебаться в среднем от 800 до 2 500 рублей/м2 в месяц. Итоговая стоимость будет составлять от 12 000 до 100 000 рублей в месяц в зависимости от региона и площади.

 Ремонт и отделка. Подготовка помещения может включать покраску стен, укладку напольного покрытия и монтаж освещения. Это потребует дополнительных 50 000–100 000 рублей.

 Климат-контроль. Установка системы кондиционирования и вентиляции для поддержания оптимальной температуры и влажности обойдется в 100 000–200 000 рублей.

Таким образом, общие затраты на подготовку помещения составляют порядка 162 000–400 000 рублей.

Безопасность архива — один из важнейших аспектов его содержания. Сюда входят:

 Охрана. Круглосуточная охрана или установка видеонаблюдения обойдется в 30 000–50 000 рублей в месяц.

 Система сигнализации. Монтаж сигнализационных датчиков и подключение к пульту охраны стоит около 50 000–100 000 рублей.

 Система пожаротушения. Установка автоматического спринклерного пожаротушения обойдется в 150 000–250 000 рублей.

Общая сумма затрат на системы безопасности составит приблизительно 230 000–400 000 рублей.

Для удобной работы с архивом потребуются столы, стулья, стеллажи и другая мебель. Также понадобятся устройства для оцифровки документов, если планируется перевод части архива в электронный формат. Расходы здесь будут следующими:

 Столы и стулья. Стандартный офисный стол стоит около 7000 рублей, стул — 3000 рублей. Для небольшого архива понадобится минимум два стола и четыре стула, что обойдется в 20 000 рублей.

 Стеллажи. Металлические стеллажи для архивов стоят около 8000 рублей за секцию. Для размещения документов потребуется 5–10 секций, что составит 40 000–80 000 рублей.

 Сканеры и принтеры. Офисный сканер для оцифровки документов обойдется в 20 000–50 000 рублей, а лазерный принтер — в 10 000–20 000 рублей.

Итого, затраты на оборудование и мебель составят 90 000–180 000 рублей.

Если архив обслуживается штатными сотрудниками, то необходимо учесть расходы на оплату их труда. В зависимости от региона и квалификации работников, зарплата архивиста может составлять 30 000–50 000 рублей в месяц. Для поддержания архива в хорошем состоянии потребуется минимум один сотрудник.

Заработная плата архивиста за год составит 360 000–600 000 рублей.

Итак, общая сумма затрат на содержание бумажного архива складывается из нескольких компонентов:

Организация архива:

 Материалы для хранения: 10 000–15 000 рублей.

 Ремонт помещения: 50 000–100 000 рублей.

 Установка системы кондиционирования и вентиляции: 100 000 – 200 000

 Системы безопасности: 230 000–400 000 рублей.

 Оборудование и мебель: 90 000–180 000 рублей.


Содержание архива:

 Аренда помещения в год: 144 000 – 1 200 000 рублей

 Оплата труда персонала в год: 360 000–600 000 рублей.

Если ваша компания не хочет тратить ресурсы на аренду отдельного помещения и обслуживание архива, вы можете передать его на хранение нам.

Мы обеспечиваем:

 Безопасное хранение архива у себя

 Инвентаризацию и оптимизацию архива, утилизацию ненужных документов

 Сканирование и оцифровку архива

 Наши услуги помогут вам сэкономить средства, упростить управление документацией и обеспечить соответствие законодательным требованиям.