Ситуация достаточно распространенная: в компании есть график отпусков (а может, и нет), но все ходят в отпуска, когда хотят. Ни компания, ни сотрудники не настаивают на реальном оформлении. Мы же всегда договоримся, зачем эта бюрократия. Тем более, если в отпуск работник едет с ноутбуком и иногда даже работает, но заявление не пишет.
Кажется, что в этом нет ничего страшного, пока не приходит письмо счастья: увольнение и иск от работника с требованием компенсации за сотни дней неиспользованного отпуска. И вот тут устные договоренности превращаются в миллионные убытки.
Разберем реальную историю, судебную практику и расскажем, как защитить компанию от двойных выплат.
Реальная история: как договоренность на словах обошлась в миллион
Недавняя судебная практика (определение СКГД Первого КСОЮ от 24 ноября 2025 г. по делу N 8Г-29725/2025) показала, чем опасен неформальный подход.
Суть дела:
При увольнении работник потребовал компенсацию за более чем 500 неиспользованных дней отпуска. Более 1 млн рублей. Понятно, что такого никто не ожидал и ФОТ не был к такому готов.
В судах работодатель очень старался доказать, что на самом деле сотрудник отдыхал. Что у него были поездки за границу в эти годы, факты выезда можно подтвердить документально. Есть другие доказательства того, что отдых все-таки был.
Вердикт суда:
Все эти доказательства признаны косвенными – ведь прямых указаний на то, что работник был отправлен именно в отпуск, не было.
Результат: обязал компанию выплатить компенсацию за неиспользованные официально дни отпуска в полном объеме.
Вывод: Сотрудник и отдохнул, и деньги получил. А компания осталась с дырой в бюджете.
Почему «договориться на словах» — это большой риск
Как бы ни хотелось компаниям уменьшить документационную нагрузку, есть необходимый минимум, который кажется излишним, пока все идет хорошо, но очень здорово спасает, когда ситуация становится нештатной.
Что требует закон
-
Наличие графика отпусков.
-
Оформления изменений. Вы можете давать возможность работникам отдыхать вне графика, но и эти изменения в него вносятся. И компания, и сотрудники должны понимать, сколько дней отпуска использовано, сколько – нет, а сколько, возможно, уже взяты авансом за следующий период.
-
Издания приказов. Каждый период, на который вы отпускаете сотрудника отдыхать, необходимо оформлять его заявлением (если это вне графика отпусков) и приказом. Ведь график отпусков хранится всего год, а приказы на отпуск хранятся 5 лет. И именно они вам помогут в такой ситуации, когда сотруднику захочется получить денег за якобы не предоставленный отпуск.
Путаница с рабочими годами
Отпуска компания предоставляет в календарном году, а рассчитывается количество дней, исходя из рабочего года каждого работника, который считается от даты первого рабочего дня. Из-за этой ситуации часто возникает путаница и сами работники не понимают, им должны дни отпуска, или они уже будут должны при увольнении за дни, которые отгуляли авансом.
Совет эксперта: В ноябре – декабре, когда идет формирование графика отпусков, каждому работнику сообщать, сколько у него дней отпуска будет именно на следующий календарный год. С учетом его личного рабочего года и того, что он уже отгулял в уходящем году.
Как защитить компанию: 3 обязательных шага
Чтобы не платить дважды за один отдых, соблюдайте простой алгоритм:
1. Всегда оформляйте заявление, если речь идет об отпуске вне графика. Даже если сотрудник уезжает на 1 день.
2. Вносите правки в график отпусков (да, даже 1 день). График хранится год, но он показывает систему. Приказы хранятся 5 лет — именно они спасут в суде.
3. Ведите точный учет неиспользованных дней и дней, отгулянных авансом.
Не хотите считать отпуска и приказы сами? Доверьте это профессионалам
Споры с работниками за неиспользованные дни отпуска или за суммы, удержанные за отгулянное авансом, одни из самых частых. А оформление отпусков, и правда, одна из самых «занудных» процедур в кадровом документообороте.
Предлагаем простое решение — аутсорсинг кадрового делопроизводства.
Наши специалисты возьмут на себя:
-
Расчет отпускных и компенсаций (сложная математика без ошибок).
-
Оформление всех документов (приказы, графики, уведомления).
-
Защиту ваших интересов при проверках и в суде.
У наших экспертов большой опыт в расчете отпусков и формировании документов, которые защитят вас от недобросовестных работников.
Вопрос-ответ
1. Можем ли мы заставить сотрудника ходить в отпуск только по одной неделе, чтобы не выпадал из процессов? +
Нет, не можете. По закону (ст. 125 ТК РФ) одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Оставшиеся дни можно делить как угодно (хоть по одному дню), но только по соглашению между работником и работодателем. Принуждать сотрудника к дроблению или отказывать в его желании соединить все остатки в один длинный отпуск вы не вправе.
2. Можно ли отозвать сотрудника из отпуска, если срочно нужен на работе? +
Можно, но только с письменного согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Если он против — заставить нельзя. После отзыва нужно обязательно предоставить неиспользованную часть отпуска в удобное для сотрудника время в текущем году или присоединить к отпуску на следующий год.
3. Как считать отпуск, если сотрудник не был в нем 3-4 года? +
В общем случае используется простая формула:
2,33 дня × количество полных отработанных месяцев (в периоде, за который не был использован отпуск).
Например, если сотрудник не был в отпуске 3 года (36 месяцев), то расчет будет таким:
2,33 × 36 = 83,88 календарных дня.
Однако важно помнить два нюанса:
1. Правило 11 месяцев: Если сотрудник отработал от 11 до 12 месяцев в рабочем году, компенсация полагается за полный год (28 дней).
2. Округление: Закон не требует округления дробных дней, но, если вы округляете (например, 83,88 до 84 дней), это нужно закрепить в локальном акте организации и делать это только в пользу работника.
Сроки давности по отпускам отсутствуют, а неиспользованные дни не сгорают. Даже если сотрудник не отдыхал 5 лет, при увольнении вы обязаны выплатить компенсацию за все дни. Единственный способ избежать накопления таких долгов — заставить сотрудника идти в отпуск (даже принудительно, это ваше право и обязанность).
4. Насколько обязательно соблюдать график отпусков? Может ли сотрудник пойти в отпуск, когда захочет, написав заявление? +
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Отпуск вне графика — это исключение, а не правило. Он возможен только:
• По соглашению сторон (сотрудник просит, вы не против).
• Для льготных категорий (например, многодетные с детьми до 12 лет, ветераны и др.), которые имеют право уйти в удобное для них время.
5. Что делать, если сотрудник уходит в отпуск не по графику без нашего согласия? +
Это нарушение трудовой дисциплины. Такое отсутствие можно рассматривать как прогул (если нет уважительных причин и приказа). Рекомендуем письменно требовать от сотрудника соблюдения графика и фиксировать нарушения.
Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Избавьтесь от кадровой бюрократии: передайте учет профессионалам и работайте спокойно
