В стремлении оптимизировать затраты и поддержать малый бизнес многие компании рассматривают возможность закупки товаров или услуг у самозанятых специалистов. Но всегда ли такая сделка законна? Как подтвердить расходы, чтобы у налоговиков не возникло вопросов? Разберем на конкретном примере: допустим, вашей организации нужны тележки, и вы нашли мастера-самозанятого, который готов их изготовить. Законно ли это и какие документы станут вашей надежной защитой?

Законность сделки: почему покупка у самозанятого – это правомерно

Да, такая сделка полностью легальна. Согласно законодательству, самозанятые граждане имеют право продавать товары собственного производства. Ключевой критерий здесь личное участие в создании товара.

В нашем примере с тележками: если самозанятый мастер самостоятельно (полностью или на отдельных этапах) изготовил их из приобретенных материалов, эти тележки считаются продукцией его производства. Их реализация попадает под действие режима «Налог на профессиональный доход» (НПД). Таким образом, вы не просто можете, но и вполне легально способны сотрудничать с такими поставщиками, получая зачастую более выгодные условия.

Ключевой документ: чек из приложения «Мой налог»

Это главный и обязательный документ, который вы должны получить от самозанятого поставщика. Именно он фиксирует факт оплаты и является основанием для легализации платежа.

Что важно знать о чеке:

• Он формируется в мобильном приложении «Мой налог».
• Самозанятый обязан выдать его вам по умолчанию.
• Чек содержит все необходимые реквизиты для идентификации сделки: данные продавца, сумму, дату и содержание.

Однако бухгалтерия и налоговая служба смотрят на сделку шире. Чек подтверждает только расчет, но не факт передачи имущества компании. И здесь на первый план выходит правильное оформление первичных учетных документов.

Полный пакет документов для безупречного учета

Чтобы расходы были учтены при расчете налога на прибыль, а у контролирующих органов не возникло претензий, одного чека недостаточно. Необходимо оформить операцию комплексно.

1.    Акт приема-передачи – основание для оприходования. Это ваш основной первичный документ. В зависимости от того, как вы классифицируете тележки (как товары или как основные средства), составляется:

 Акт приема-передачи товара, если тележки предназначены для дальнейшей перепродажи.

 Акт о приеме-передаче объекта основных средств (форма ОС-1), если тележки будут использоваться в хозяйственной деятельности и соответствуют критериям ОС.

В акте детально описывается передаваемый актив (наименование, количество, характеристики), что является неоспоримым доказательством его получения компанией.

2.    Договор – фундамент безопасных отношений. Хотя для разовой сделки с самозанятым можно обойтись и без письменного договора (сделка считается заключенной с момента выдачи чека), мы настоятельно рекомендуем его составлять. Договор купли-продажи или оказания услуг позволит вам:

 Прописать обязательство по предоставлению дополнительных документов. Если вам критически важны товарная накладная по форме ТОРГ-12 или товарный чек, укажите это условие прямо в тексте договора. По умолчанию самозанятый не обязан их формировать.

 Четко регламентировать сроки, условия изготовления, требования к качеству и порядок разрешения споров.

Краткий чек-лист для вашего бухгалтера

Чтобы не упустить детали, сохраните эту памятку:

• Заключите договор (рекомендовано) с условием о предоставлении нужных вам документов.
• Получите чек из приложения «Мой налог» – обязательно.
• Подпишите акт приема-передачи товара или основных средств – обязательно.
• Проверьте наличие ТОРГ-12, если ее предоставление было оговорено в договоре.

Заключение

Сотрудничество с самозанятыми мастерами – это современный и законный способ решения хозяйственных задач для бизнеса. Правовые риски в такой схеме сводятся к минимуму при условии правильного документального оформления. Главное помнить, что чек из «Моего налога» и акт приема-передачи являются не взаимозаменяемыми, а взаимодополняющими документами. Их наличие гарантирует, что расходы будут обоснованными и принятыми к налоговому учету.

Готовы наладить легальное и выгодное сотрудничество с самозанятыми поставщиками? Наши эксперты помогут вам выстроить безупречный документооборот и минимизировать риски.