Проверка
Проверять отчет от сотрудника – обязанность бухгалтерии. Документ утверждает руководитель (абз. 5 Указаний, утв. постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Поэтому у вас тоже потребуют объяснений, если пропустите отчет с ошибками или недостоверными данными, из-за которых снимут расходы.
В первичный документ, содержащий информацию об услугах или выданных товарах, должны быть включены данные о вашей компании. Если сотрудник действовал от себя – его точные данные. Не лишним будет отфиксировать, что деньги расходовались по целевому назначению, которое должно быть указано в поручении/приказе руководителя либо заявлении на выдачу средств.
Если данные не сойдутся, налоговик будет подозревать, что таким образом компания замаскировала зарплату или непроизводственные расходы.
Как убедиться в подлинности документов
Факт совершения операции должен быть подтвержден (письмо Минфина от 24.03.2021 № 03-03-07/21069). Неважно как велся расчет, купюрами или безналично, вы должны получить бланк строгой отчетности или кассовый чек с QR-кодом. Без него чек считается недействительным, признавать расходы по такому документу нельзя — настаивают чиновники (письма Минфина от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298).
Инспекторы проверяют в документах и реквизиты продавца. В случае если они некорректные — снимают расходы, как по фиктивным сделкам.
Из судебной практики
В ходе выездной проверки налоговики обнаружили в авансовых отчетах нестыковки. Нашли чеки от компаний с несуществующим ИНН и ликвидированных организаций. Руководитель попробовал реабилитироваться и предъявил новые чеки с подобными данными. К сожалению, инспекторов это не убедило. Все закончилось доначислением более 700 тысяч НДФЛ. (решение Арбитражного суда Республики Татарстан от 04.08.2020 № А65-7109/2019).
Как проверить кассовый чек
В приложении «Проверка чеков ФНС России». С помощью QR-кода или ввода данных вручную. Приложение позволяет хранить чеки и скачивать их при необходимости, что нивелирует риск потери. Проверить перед отчетом чек может любой сотрудник. Можно ввести это правило в организации и озвучить его сотрудникам, чтобы в дальнейшем не спорить с ними из-за некорректных чеков.
Предупредите, что приветствуются и фотоотчеты о затратах. Можно зафиксировать на телефон отель, где сотрудники остановились в командировке, заправку или кафе. Теперь в случае потери документов, вы будете знать где их можно запросить. Сотрудник должен помнить, что при невозможности подтвердить траты, у него возникает налогооблагаемый доход.
Предупредите сотрудников: за подделку есть ответственность и даже уголовная. Повесьте памятку на видное место в офисе или направьте ее по электронной почте (см. образец).
Уважаемые коллеги!
Расходуйте деньги, выданные под отчет, строго на цели, для которых их получили. На все платежи получайте кассовые и товарные чеки, квитанции, накладные, акты.
Вы можете попросить у продавцов электронные кассовые чеки, для этого предоставьте для их отправки адрес электронной почты или номер мобильного телефона.
При расчетах наличными от имени компании в рамках одного договора можно заплатить не более 100 тыс. руб., иначе будет штраф.
Сдайте авансовый отчет в установленный срок. По командировкам срок для авансового отчета – три рабочих дня.
К отчету приложите все документы на расходы. По суточным прикладывать документы не нужно.
В случае если вы не сможете отчитаться в установленный срок и представить подтверждающие документы, выданные подотчетные суммы будут признаны вашим доходом, который облагается НДФЛ.
Наша бухгалтерия проверяет подлинность всех документов, которые сотрудники предоставляют вместе с авансовыми отчетами. Если будет выявлена подделка кассовых чеков, квитанций, бланков строгой отчетности или иных документов, виновному грозит:
• уголовная ответственность по части 5 статьи 327 УК. Эта норма предусматривает штраф до 80 тыс. руб., обязательные работы до 480 часов, исправительные работы до двух лет или арест на срок до шести месяцев;
• материальная ответственность. Предоставляя в качестве обоснования расходов фальшивые бумаги, сотрудник не подтверждает расходы в интересах компании, то есть фактически присваивает себе деньги, чем наносит ей материальный ущерб, подлежащий взысканию (ст. 233, 238 ТК).
