Должностная инструкция – это документ, в котором прописывают:
- должность и квалификационные требования к ней,
- должностные обязанности,
- права сотрудника по должности,
- ответственность.
Последние два пункта носят скорее формальный характер. Чаще всего работодатель не спешит предоставить работнику реальных прав больше, чем это предусмотрено законодательством. Нельзя установить больше чем по закону и ответственность. О том, чтобы закрепить за сотрудниками меньшие обязательства, тоже говорить не приходится.
Должностную инструкцию можно оформить как приложение к трудовому договору, а можно утвердить, как локальный акт. У каждого из способов есть свои плюсы и минусы.
Есть основные принципы оформления:
· должностная инструкция составляется на конкретную должность, а не на сотрудника;
· при любом варианте ее оформления нельзя менять трудовую функцию по инициативе работодателя;
· с должностной инструкцией сотрудника необходимо ознакомить под роспись (если это локальный акт) или подписать обеими сторонами (если это приложение к трудовому договору),
· если работник отказывается подписывать должностную инструкцию в новой редакции, заставить его это сделать нельзя. Возможны нюансы при незначительном изменении текста и при условии, если не вводятся новые обязанности. Однако здесь нужно быть осторожным, особенно если учитывать последние тенденции судебной практики.
Теперь перейдем к причинам:
Первая причина: ответственность
Качественно прописанные должностные обязанности и инструкции – это залог вашего успеха при применении дисциплинарных взысканий, в том числе увольнений.
Дисциплинарный проступок – это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей по его вине.
Поэтому, чтобы привлечь сотрудника к ответственности, трудовые обязанности нужно возложить на него документально. Как правило, подробно функциональные обязанности прописывают именно в должностной инструкции.
Далее важно правильно определить и описать обязанности сотрудника по должности. Для этого указывайте в виде глаголов, что именно должен делать сотрудник, с какой периодичностью, как и в какой срок отчитываться.
|
Пример некачественной формулировки: |
Пример качественной формулировки: |
|
«Отвечает за планирование работы отдела» |
«Ежеквартально, на основе анализа деятельности за предыдущий период, составляет план работы отдела с указанием не менее десяти задач и сроков их реализации и направляет на согласование непосредственному руководителю, не позднее последнего рабочего дня истекающего квартала» |
|
За что здесь можно привлечь к ответственности? Да практически ни за что. Можно попробовать наказать за отсутствие планирования в течение продолжительного периода времени. Руководитель, желающий избавиться от неэффективного сотрудника, в этом случае столкнется с проблемой.
|
Этот вариант дает больше возможностей для привлечения к ответственности неэффективного сотрудника: за нарушение сроков подготовки плана, за указание недостаточного количества задач, за неуказание сроков реализации этих задач, за составление необъективного плана (т.е. не на основе анализа работы за предыдущий период), за ненаправление непосредственному руководителю на согласование. |
Составляя должностную инструкцию, полезно сразу отвечать на вопрос «что я ожидаю от данной позиции?». Поэтому при подготовке должностных инструкций важно проводить беседы с держателями процессов, задавать правильные вопросы, при необходимости погружаться в работу направлений и оформлять этот важный документ юридически грамотно.
Вторая причина: оценка вакансий
Подробно прописанные индивидуальные квалификационные требования к должности – это понятные критерии оценки вакансии на предмет необходимости предлагать ее при различных кадровых процедурах. Например, меняются условия работы или в компании инициирована процедура сокращения.
Решение о том, соответствует сотрудник квалификации или нет, принимается после ее сравнения с требованиями, предъявляемыми к данной должности.
В некоторых случаях требования к квалификации установлены законом. Например, для специалиста по охране труда. Но в большинстве случаев работодатель самостоятельно определяет, какой квалификацией должен обладать сотрудник на определенной позиции.
Увольняя сотрудника, работодатель, как правило, не хочет предлагать вакансии по многим причинам. Как раз для этого и необходимо, чтобы в должностной инструкции максимально детально были прописаны квалификационные требования: уровень образования, специализация, опыт работы по определенному направлению и др. Чем подробнее они будут определены, тем меньшему количеству увольняемых сотрудников необходимо будет предлагать вакансию.
Третья причина: отказ в приеме на работу
Третья и вторая причины тесно связаны, так как отказ в приеме на работу считается правомерным только по основаниям, связанным с деловыми качествами кандидата или со спецификой конкретной работы.
Под деловыми качествами понимают квалификацию, о которой мы говорили выше, и личные качества.
Таким образом, помимо квалификационных требований, в должностной инструкции можно описать личные качества кандидата, такие как: стрессоустойчивость, стремление к профессиональному росту, клиентоориентированность и др. Проверить обладает ли соискатель качествами, предъявляемыми к нему компанией, можно путем организации специального тестирования.
Устанавливая требования к квалификации и личностным характеристикам, помните, что требования должны быть обоснованными. Например, нельзя установить для уборщицы требование о наличии высшего образования и опыта работы в медицине, даже если принимаете ее на работу в фармацевтическую компанию.
Четвертая причина: обоснование оплаты труда
Должностные инструкции с разным функционалом и (или) требованиями по схожим должностям позволяют обосновать разницу в заработной плате.
Часто в компаниях, занимающимися продажами, у Sales Manager одна должностная инструкция на всех, но оплата у всех разная. Например, региональные сотрудники получают меньше. Это дискриминация. Если в Москве и Калуге менеджеры выполняют одинаковую функцию, то и получать они должны одинаковую зарплату.
Чтобы показать различия и обосновать разную оплату труда, составьте должностные инструкции на базе одной общей, но с незначительными различиями в зависимости от ситуации. Например, менеджеру в Москве и в Калуге можно установить разные требования к опыту работы: для московского установить опыт работы с крупными клиентами, а для Калуги можно ограничиться просто требованиями к опыту работы.
Важно при описании различий ориентироваться на фактический функционал сотрудников и специфику работы направления. В противном случае установленные различия в инструкциях могут быть признаны формальными, и, как следствие, оплата труда – неправильной.
Пятая причина: оценка работы сотрудника
Пятая причина тесно связана с первой, где мы говорили о важности описания реальных функциональных обязанностей.
В трудовых договорах компании почти всегда устанавливают срок испытания, но часто не оценивают реальную возможность увольнения в связи с непрохождением испытательного срока. Для идеального увольнения, если сотрудник вам не подходит, надо разработать программу прохождения испытательного срока, контролировать его прохождение, оценивать результаты и выполнять другие действия, обосновывающие позицию компании.
Но на практике в договоре в лучшем случае делают формулировку о том, что критериями прохождения испытания является качественное выполнение должностных обязанностей.
Такая формулировка может вам помочь уволить сотрудника в связи с непрохождением срока испытания только, если сотрудника ознакомить с правильной должностной инструкцией. А далее можно действовать как при применении дисциплинарного взыскания, т.е. фиксировать некачественную работу и запрашивать объяснения. При этом можно обойтись без издания приказа о применении взыскания.
При таком оформлении вам будет легче обосновать правомерность расторжения договора с сотрудником в связи с непрохождением срока испытания, нежели без должностной инструкции с правильно прописанными обязанностями.
Это на наш взгляд, основные аргументы в пользу должностной инструкции. Также в качестве дополнительных аргументов можно указать закрытие таких задач как:
- управление сотрудниками,
- построение системы подчиненности и замещения при отсутствии,
- адаптация сотрудников и др.
В реальности, составление такого простого, на первый взгляд документа вызывает у компаний большие трудности. Поэтому, к сожалению, часто задача решается скачиванием шаблона из интернета. Команда Бридж Групп не просто напишет для вас формальный документ, а создаст индивидуальный "кодекс" для каждой должности, который будет:
- Защищать — когда нужно обосновать увольнение или взыскание,
- Экономить — когда требуется отказать неподходящему кандидату без риска суда,
- Мотивировать — когда важно четко обозначить зоны ответственности и роста.
Представьте, что ваши HR-процессы работают как швейцарские часы — без лишних вопросов, судебных исков и недопонимания в коллективе. Покажите нам свои бизнес-процессы — мы сделаем так, чтобы каждая строчка в документах приносила вам пользу.
