Скорость и точность исполнения внутренних запросов в компании напрямую влияют на общую операционную эффективность. Особенно это критично для ключевых подразделений, таких как финансовый отдел, задачи которого часто блокируют работу других служб.
В этой статье расскажем, как с помощью автоматизации в Битрикс24 мы решили острые проблемы финансового отдела нашего клиента.
Ситуация
Компания столкнулась с двумя системными проблемами в работе финансового отдела:
Сотрудники компании создавали заявки для финансового отдела, многие из которых либо не относились к нему (например, вопросы по кадрам), либо были сформулированы размыто. Это создавало хаос, тратило время сотрудников на ручную сортировку и выяснение сути задач. Задачи без четкого исполнителя и срока «висели» в общем пуле. Сотрудники отдела не брали их в работу, надеясь, что это сделает кто-то другой. Сроки исполнения либо не указывались, либо были произвольными, что делало любой запрос непредсказуемым. В результате начались задержки в критически важных процессах, которые вызывали недовольство сотрудников – внутренних заказчиков, а у руководителя отсутствовала объективная картина по нагрузке в отделе.
Задача
Разработать и внедрить в Битрикс24 четкий, регламентированный бизнес-процесс «Заявка в финансовый отдел», который:
● Автоматически фильтрует входящие обращения.
● Назначает ответственного исполнителя.
● Фиксирует реалистичные сроки на каждый тип задачи.
● Обеспечивает прозрачность оценки загруженности сотрудников для руководителя.
Что и как было сделано
Наша команда разработала и внедрила в Битрикс24 бизнес-процесс, который включает:
1. Определение темы
Мы детально проанализировали все возможные типы обращений в финансовый отдел и создали их четкую иерархическую классификацию. Теперь сотрудник, создающий заявку, не пишет тему вручную, а выбирает ее из выпадающего списка. Это сразу отсекает нерелевантные запросы и точно определяет суть проблемы.
2. Назначение ответственного и контроль сроков
При выборе конкретной темы в процессе срабатывают автоматические правила:
● Задача назначается на конкретного сотрудника, заранее закрепленного за этим направлением работы. Исчезла возможность «сделать вид, что не заметил» — задача приходит персонально.
● Для каждой темы финансовый директор установил срок исполнения. Теперь система автоматически ставит крайний срок.
3. Прозрачность для руководства
Для финансового директора и сотрудников отдела мы настроили групповой канбан. На нем в реальном времени отображается:
● Количество задач у каждого сотрудника (в работе, просроченных, новых).
● Общая нагрузка по отделу.
● Статус по каждой заявке.
Результат
Компания перешла от несистемной работы с заявками в финансовый отдел к автоматизированному процессу. Удалось достигнуть следующих эффектов:
● Повышение исполнительской дисциплины. Задачи больше не теряются и не «висят» в воздухе. У каждой есть свой ответственный.
● Сокращение времени выполнения задач. Фиксированные сроки исключили практику «сделаю, когда будет время». Среднее время закрытия запросов сократилось почти в 2 раза.
● Прозрачность управления отделом. Руководитель получил объективный инструмент для анализа нагрузки команды.
● Регламентированная работа. Процесс работы с заявками стал четким и предсказуемым.
● Повысилась результативность сотрудников. Четкое понимание задач мотивирует команду на более эффективное планирование своего рабочего времени.
Готовы обсудить, как мы можем автоматизировать процессы в вашей компании?