Управление финансами — один из ключевых процессов любого бизнеса. Когда в нем появляется хаос, это бьет по эффективности всей компании. В этом кейсе мы расскажем, как всего за несколько недель превратили запутанный и трудоемкий процесс согласования и оплаты счетов в прозрачный и автоматизированный механизм.
В компании давно существовал регламент оплаты счетов. Сотрудники создавали заявки, которые вручную согласовывались руководителями, а затем передавались в финансовый отдел. Система работала, и задачи выполнялись. Однако по мере роста компании и увеличения количества операций старый процесс стал давать сбои, создавая проблемы.
Мы выделили несколько ключевых проблем, которые мешали финансовому отделу работать эффективно:
- Ошибки и дублирование контрагентов. Не было единой базы поставщиков. Данные нового контрагента вносились вручную, что часто приводило к ошибкам и дублированию. Чтобы найти все платежи по конкретному поставщику, нужно было вручную выгружать и фильтровать данные в Excel.
- Невозможность спрогнозировать платежи. Финансовый отдел не видел, какие счета и на какую сумму находятся на согласовании. В платежные дни (вторник и пятница) было непонятно, какой объем средств нужно подготовить к списанию.
- Потерянные счета и отсутствие единого окна. Счета могли затеряться в почте или чатах. Руководители забывали согласовать их, поэтому сотрудникам приходилось постоянно напоминать. Цепочки писем и комментариев с напоминаниями превращались в неразбериху.
- Ручной контроль лимитов. Счета на крупные суммы иногда проходили без обязательного согласования с генеральным директором, так как не было автоматического контроля.
- Проблемы с закрывающими документами. После оплаты требовалось получение актов и счетов-фактур. Запросы терялись, и документооборот с контрагентами затягивался.
Создать централизованную, прозрачную и автоматизированную систему, которая позволила бы:
● Устранить рутину и ручные операции (выгрузки в Excel, поиск контрагентов).
● Дать финансовому отделу реальную картину по предстоящим платежам в режиме реального времени.
● Объединить всех участников процесса: сотрудников, руководителей, финотдел, гендира в едином контуре с понятным статусом для каждой заявки.
● Автоматизировать контроль лимитов и отслеживание закрывающих документов.
Мы доработали и улучшили устаревший бизнес-процесс в Битрикс24, сделав его актуальным и управляемым.
1. Создание заявки
Теперь, создавая заявку на оплату, сотрудник не вписывает поставщика вручную, а выбирает его из единого справочника. Если контрагента нет в списке, достаточно нажать «Создать» и указать ИНН. Система автоматически дополнит все остальные реквизиты из открытых источников в интернете. Это свело на нет ошибки в данных и дублирование.
2. Автоматическое согласование по лимитам
Созданная заявка автоматически уходит на согласование руководителю. Здесь мы внедрили ключевое правило:
● Если сумма счета ≤ 100 000 руб. — заявка после согласования руководителем сразу поступает в финансовый отдел.
● Если сумма > 100 000 руб. — система автоматически добавляет в цепочку обязательное согласование генеральным директором. Обойти это правило невозможно.
3. Канбан для финансового отдела
Мы создали специальный канбан для финансового отдела. На нем в режиме реального времени видны:
● все заявки, сгруппированные по стадиям от согласования до оплаты;
● суммы по каждой группе карточек заявок;
● вся история коммуникаций по каждой заявке внутри карточки, что создает «единое окно» для всех участников.
4. Автоматизация постоплатного документооборота
После оплаты счета система автоматически переводит заявку на этап «Ожидание документов». При этом:
● Если с контрагентом настроен электронный документооборот (ЭДО), этап пропускается.
● Если же закрывающие документы нужны, то тому сотруднику, кто инициировал оплату, автоматически ставится задача запросить и прикрепить к карточке необходимые файлы. Заявка попадает в архив только после выполнения этой задачи.
5. Удобный архив и аналитика
Все завершенные заявки («Оплаченные» и «Отклоненные») автоматически складываются в архив. Финансовый отдел может легко найти любой платеж по поставщику, проекту или сотруднику без выгрузок в Excel.
Внедрение автоматизированного бизнес-процесса дало ощутимые результаты:
● Финансовый отдел теперь видит полную картину и может точно планировать платежи.
● Согласование счетов ускорилось на 30%. Уведомления в Битрикс24 и четкий маршрут не дают заявкам «зависнуть».
● Руководители и гендиректор всегда в курсе крупных платежей.
● Финансисты больше не тратят часы на выгрузки и поиск данных в Excel. Вся информация находится в единой системе.
● Задачи на получение закрывающих документов больше не теряются. Это позволило поддерживать порядок в документообороте.
● Создано единое информационное пространство. Все комментарии, решения и документы по каждому счету хранятся в одном месте. Это исключает споры между отделами.
Автоматизация бизнес-процесса в Битрикс24 создала новую, качественную среду для управления финансами: прозрачную, управляемую и предсказуемую.
Готовы обсудить, как мы можем автоматизировать процессы в вашей компании? Свяжитесь с нами для бесплатной консультации.