В данном разделе приведены ответы на часто задаваемые вопросы посетителей вашего будущего сайта. Использование данного раздела позволит сократить нагрузку на операторов и повысить удовлетворенность ваших клиентов.
Хранение бумажного архива в регламентные сроки
Архивирование папок в архивные короба:
- Архив, упакованный в папки, помещается в коробки для транспортировки;
- Каждая коробка подлежит маркировке;
- На основании маркировок, составляется опись номенклатуры дел.
Поиск и ответ на запрос по предоставлению из бумажного архива:
- При поступлении запроса от аккредитованного списка лиц, производится подборка запрашиваемых документов;
- Документы подлежат сканированию и направляются в ответ на запрос;
- При необходимости предоставления оригинала документа, необходимо согласовать с клиентом дальнейшие действия.
Работа с устаревшими документами:
- Не подлежащие дальнейшему хранению документы описываются;
- Опись направляется на согласование клиенту (его бухгалтеру) для уничтожения;
- После согласования, документы подлежат измельчению посредством шредирования;
- По факту уничтожения составляется Акт об уничтожении документов за подписью и печатью исполнителя.
Отправка вторых экземпляров контрагентам Почтой России (при наличии доверенности):
- Выявленные вторые экземпляры документов контрагентов выводятся в отдельный список;
- Список направляется Заказчику для согласования дальнейших действий;
- При наличии доверенности, Документы подготавливаются для отправки Почтой России;
- Исполнитель отправляет сотрудника для отправки конвертов посредством Почты России;
- В случае отказа от оплаты дополнительных расходов, с периодичностью по договорённости, документы подлежат возврату в офис Клиента по описи.
Отправка курьера за документами для вывоза с адреса Заказчика
Архивирование документов в архивные папки:
- Подборка документов по объёму и упаковка в папки периодами;
- Маркировка папок содержимым, с указанием срока хранения.
Передача сканированных документов:
Передача Заказчику/Специалисту скан-версий документов для добавления в базу/электронный архив.
Сканирование разобранных документов:
- Подготовка к сканированию поступивших документов,
- Сканирование документов.
Работа с поступающей корреспонденцией:
- Проверка на наличие данного документа в архиве+доложки в прошлые периоды;
- Замена копий оригиналами;
- Отделение вторых экземпляров.
Проверка подлинности документов:
- Просмотр каждого документа на наличие подписи и печати с обеих сторон;
- Выявление копий документов;
- Отделение документов с недостающими атрибутами;
- Составление Описи образовавшегося списка документов;
- Согласование с клиентом дальнейших действий с данными документами.
Мануал работы в электронном архиве:
Подготовка подробной инструкции о том, как поддерживать архив в актуальном состоянии.
Презентация работы электронного архива:
1 презентация онлайн/оффлайн о том, как ориентироваться в архиве, как получить к нему доступ, что ещё можно делать с файлами.
Создание подробного реестра документации:
- Обсуждение необходимых к вычленению атрибутов (Тип, дата, №, контрагент, ИНН контрагента, сумма с НДС, сумма без НДС, присвоение уникального номера документа/путь, где найти файл);
- Поддержание актуальности реестра при необходимости.
Заполнение электронного архива:
- Распределение файлов по согласованной структуре архива;
- Дополнение электронного архива в зависимости от пожеланий/уточнений Клиента.
Создание структуры электронного архива:
- Обсуждение с клиентом удобной структуры, пожелания к структуре;
- Создание структуры цифрового архива;
- Дополнение пожеланиями к структуре.
Наименование документов (индексация, хэштегирование):
- Внесение необходимых для идентификации атрибутов документов (тип, №, дата, контрагент);
- Присвоение уникального номера документа (только при работе с реестром).
Сканирование документов разовое/периодическое/выездное:
- Сканирование сшитых документов на планшетном сканере;
- Сканирование документов А5;
- Сканирование документов на потоковом сканере А4;
- Сканирование документов формата А3;
- Сканирование документов А2.
Разбор перемешанных электронных документов:
- Разделение документов по типам операций (поступление, реализация, хозяйственные операции, акты сверки, авансовые отчеты, кадровые документы, правоустанавливающие, договорные, ресурсные, письма);
- Распределение документов по типам документов (Акт, СФ, Акт сверки, ТН, ТТН, Торг-12, Счёт, Договор, Кадровые приказы, Заявления, Выписка, Приказ и т.д.);
- Разделение по Контрагенту/Проекту (при множественности юридических лиц/объёктов);
- Распределение по периодам (год/квартал/месяц);
- Проверка подлинности (наличие подписи и печати в скане с обеих сторон);
- Выделение копий документов и вторых экземпляров документов из общей массы сканированных документов;
- Выделение документов, устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению в отдельную папку.
Создание доступов в электронный архив:
- Создание учетных записей и сертификатов на доступ по списку от Заказчика;
- Рассылка индивидуальных писем на доступ в электронный архив;
- Обновление сертификатов на доступ в эл.архив 1 раз в год;
- Отправка вместе с сертификатами презентации о работе архива;
- Создание дополнительных учетных записей на доступ в эл.архив в течение срока обслуживания.
Не нашли ответа на свой вопрос? Свяжитесь с нами, и мы предоставим всю необходимую информацию.
Задать свой вопрос