В данном разделе приведены ответы на часто задаваемые вопросы посетителей вашего будущего сайта. Использование данного раздела позволит сократить нагрузку на операторов и повысить удовлетворенность ваших клиентов.
Работа с поступающей корреспонденцией:
- Получение корреспонденции на Почте России при наличии доверенности;
- Проверка на наличие данного документа в архиве+докладывание в прошлые периоды;
- Замена копий оригиналами;
- Отделение вторых экземпляров.
Архивирование папок в архивные короба:
- Архив, упакованный в папки, помещается в коробки для транспортировки;
- Каждая коробка подлежит маркировке;
- На основании маркировок, составляется опись номенклатуры дел.
Архивирование документов в архивные папки:
- Подборка документов по объёму и упаковка в папки периодами;
- Маркировка папок содержимым, с указанием срока хранения.
Наименование (индексация) документов:
- Наименование основными атрибутами сканированных документов (тип, контрагент, номер, дата);
- Распределение в простейшие папки для облегчения разбора документов специалистом Клиента.
Сканирование документов:
- Сканирование каждого документа отдельно;
- Распределение по типу операции среди сканированных документов (Акты, СФ, Счёт, Торг-12, Договор, Выписка ЕГРН и т.д.).
Работа с устаревшими документами:
- Не подлежащие дальнейшему хранению документы описываются;
- Опись направляется на согласование клиенту (его бухгалтеру) для уничтожения;
- После согласования, документы подлежат измельчению посредством шредирования;
- По факту уничтожения составляется Акт об уничтожении документов за подписью и печатью исполнителя.
Отправка вторых экземпляров контрагентам Почтой России (при наличии доверенности):
- Выявленные вторые экземпляры документов контрагентов выводятся в отдельную стопку;
- Документы подготавливаются для отправки Почтой России;
- При наличии доверенности, сотрудник отправляет письма посредством Почты России.
Работа с проблемными документами:
- Обнаруженные копии документов проверяются на наличие оригинала в архиве - в случае обнаружения оригинала, уничтожаются за ненадобностью,
- Копии без оригинала описываются и направляются Клиенту для запроса оригиналов у контрагентов.
Проверка подлинности документов:
- Отсмотр каждого документа на наличие подписи и печати с обеих сторон;
- Выявление копий документов;
- Отделение документов с недостающими атрибутами;
- Составление Описи образовавшегося списка документов;
- Согласование с клиентом дальнейших действий с данными документами.
Разбор перемешанных бумажных документов:
- Разделение документов по типам операций (поступление, реализация, хозяйственные операции, акты сверки, авансовые отчеты);
- Распределение документов по типам документов (Акт, СФ, Акт сверки, ТН, ТТН, Торг-12, Счёт и т.д.);
- Разделение по Контрагенту (при множественности юридических лиц);
- Распределение по периодам (год/квартал/месяц);
- Выделение вторых экземпляров документов из общей массы документов;
- Выделение документов, устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению к уничтожению.
Ответ на запрос:
Ответ на запрос о предоставлении документов из электронного архива аккредитованному списку лиц.
Разработка ТЗ на перенос доработок и состав переносимых данных.
Формирование всего перечня работ, составление плана разработки, обозначение вовлеченных сотрудников заказчика. Фиксация границ проекта и зон ответственности участников
Аудит текущих Бизнес процессов в УТ.
Интервью с владельцами процессов, сбор первичных требований к системе
Возвращение Клиенту разобранного архива (если не выбрана услуга Аутсорсинг бумажного архива):
По факту готовности к транспортировке, Клиенту направляется уведомление о готовности архива к транспортировке, с описью.
Архивирование папок в архивные короба:
- Архив, упакованный в папки, помещается в коробки для транспортировки;
- Каждая коробка подлежит маркировке;
- На основании маркировок, составляется опись номенклатуры дел.
Работа с устаревшими документами:
- Не подлежащие дальнейшему хранению документы описываются;
- Опись направляется на согласование клиенту (его бухгалтеру) для уничтожения;
- После согласования, документы подлежат измельчению посредством шредирования;
- По факту уничтожения составляется Акт об уничтожении документов за подписью и печатью исполнителя.
Работа с проблемными документами:
- Обнаруженные копии документов проверяются на наличие оригинала в архиве - в случае обнаружения оригинала, уничтожаются за ненадобностью,
- Копии без оригинала описываются и направляются Клиенту для запроса оригиналов у контрагентов;
- Вторые экземпляры документов, выделенные из общего объёма документов подлежат описанию и опись направляется Клиенту для распоряжения о дальнейших действиях (при наличии доверенности, документы могут быть разосланы за дополнительную плату).
Архивирование документов в архивные папки:
- Подборка документов по объёму и упаковка в папки периодами;
- Маркировка папок содержимым, с указанием срока хранения.
Сканирование документов:
- Сканирование каждого документа отдельно;
- Распределение по типу операции среди сканированных документов (Акты, СФ, Счёт, Торг-12 и т.д.).
Разбор перемешанных бумажных документов:
- Разделение документов по типам операций (поступление, реализация, хозяйственные операции, акты сверки, авансовые отчеты);
- Распределение документов по типам (Акт, СФ, Акт сверки, ТН, ТТН, Торг-12, Счёт и т.д.);
- Разделение по Контрагенту (при множественности юридических лиц);
- Распределение по периодам (год/квартал/месяц);
- Проверка подлинности (наличие подписи и печати в оригинале с обеих сторон);
- Выделение копий документов и вторых экземпляров документов из общей массы документов;
- Выделение документов, устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению к уничтожению.
Не нашли ответа на свой вопрос? Свяжитесь с нами, и мы предоставим всю необходимую информацию.
Задать свой вопрос