1. Традиционный выбор: штатный бухгалтер
Штатный бухгалтер для многих предприятий – привычная и понятная позиция. Принято считать, что наличие "своего" человека гарантирует более тесный контакт с руководством, оперативность взаимодействия, знание бизнеса "изнутри" и, наконец, уникальный опыт, который сложно передать или описать в должностной инструкции.
Привычная сцена из жизни владельца бизнеса: заходит в свой офис, машет рукой бухгалтеру: «Мария Ивановна, как у нас сегодня с налогами?» И уже через пару минут получает развернутый ответ. Постоянное общение, доверие, возможность держать руку на пульсе – очевидные плюсы, которые не так просто воспроизвести с внешней организацией.
Но когда приходят кризисные времена, привычное перестает быть синонимом выгодного. Давайте разберёмся, с какими сложностями сталкивается работодатель, удерживая в штате бухгалтера или бухгалтерию.
1.1. Финансовая нагрузка
К затратам добавляются обязательные социальные отчисления, расходы на рабочее место, обучение, периодическая переподготовка, а также компенсации во время отпусков и больничных. Для небольших компаний, чувствительно реагирующих на каждую статью расходов, эта нагрузка бывает неподъемной, особенно если объем операций невелик или подвержен сезонности.
1.2. Риски потери персонала
В любой кризис кадры лихорадит: грамотные специалисты уходят, работу приходится перекладывать на плечи оставшихся, и те, в свою очередь, зачастую не справляются с возросшим объемом обязанностей. Также нельзя не упомянуть человеческий фактор: ошибки, усталость, выгорание, злоупотребления. Всё это приводит к фатальным для предприятия последствиям. Отдельный риск, когда штатный бухгалтер единолично ведет всю отчетность, не передавая знания коллегам. В случае внезапного ухода такого сотрудника бизнес рискует "ослепнуть" на какое-то время.
1.3. Законодательная нестабильность
Кризис – это постоянные законодательные изменения, антикризисные пакеты, новые правила ведения отчетности. Чтобы оставаться в тренде, бухгалтеру необходимо учиться и оперативно реагировать на изменения. Не каждая компания может себе позволить постоянное повышение квалификации сотрудника в условиях ограниченного бюджета.
2. Аутсорсинг бухгалтерии: профессионализация вместо привычки
В последние 15-20 лет аутсорсинг бухгалтерии стал не просто модной тенденцией, а стандартной практикой для малых и средних предприятий. Минимизировать издержки и повысить качество учёта – заманчивое предложение для бизнеса, особенно в нестабильные времена.
Суть аутсорсинга проста: предприятие заключает договор с внешней специализированной организацией, которая берёт на себя ведение бухгалтерии, отчетности, расчет зарплат и даже налоговое консультирование. Но насколько это оправдано именно в кризис? Попробуем рассмотреть ключевые аспекты.
2.1. Прозрачность затрат
Главное преимущество аутсорсинга – чёткая предсказуемость расходов. Цена обсуждается в договоре заранее и, как правило, зависит от объема должностей, операций и затрагиваемых функций. Здесь не нужно беспокоиться о налогах на зарплату, отпусках или больничных, арендовать дополнительное рабочее место, покупать специальное программное обеспечение, обновлять его лицензию и беспокоиться о компьютерных сбоях. Все эти вопросы решает подрядчик.
Более того, в кризис многие аутсорсинговые компании идут навстречу клиентам, форматируют условия оплаты, предлагают рассрочку или индивидуальные финансовые условия.
2.2. Профессиональный коллектив
В отличие от отдельного бухгалтера, аутсорсинговая компания – это команда специалистов, которые коллективно решают поставленные задачи. Такие фирмы дорожат своей репутацией и вынуждены следить за квалификацией сотрудников, ведь любая ошибка может стоить им, как минимум, контракта, а как максимум – судебного иска.
Специалисты аутсорса работают с разными клиентами, что формирует широкий и актуальный опыт; они лучше ориентируются в быстро меняющейся нормативной базе, вовремя реагируют на фискальные и законодательные новшества.
2.3. Защита от человеческого фактора
Если больничный или отпуск штатного бухгалтера способен остановить весь документооборот, то у аутсорсера этот риск минимизирован: компания подстраховывает персонал, выстраивает процесс передачи дел так, чтобы любая форс-мажорная ситуация не нарушила деятельность компании клиента. Кроме того, часто такие услуги сопровождаются страхованием профессиональной ответственности: в случае ошибки или просрочки нести убытки будет не клиент, а аутсорсер.
2.4. Быстрая масштабируемость
Кризис нередко заставляет искать новые сценарии: расширять или, напротив, сокращать бизнес. На аутсорсе это делается проще: всегда можно изменить объем услуг, добавить или убрать какие-то функции, не связываясь с юридическими сложностями увольнений и найма.
3. Потенциальные риски аутсорсинга
Однако нельзя рассматривать аутсорсинг как единственную панацею. Многие предприниматели опасаются "отдавать на сторону" столь чувствительную функцию, как бухгалтерия. Действительно, здесь есть нюансы.
Во-первых, требует внимательности юридическая сторона: необходимо скрупулезно прорабатывать договор и регламентировать процесс передачи документов, ответственность за ошибки, сроки и способы взаимодействия. Во-вторых, понадобится наладить доверительную коммуникацию протоколы обмена информацией, определить зоны доступа к данным, чтобы сохранить коммерческую тайну.
Для некоторых компаний (например, с нестандартными или уникальными бизнес-процессами) формализованный подход аутсорсинга оказывается менее гибким. Не каждую "тонкость" внешние специалисты могут понять и внедрить.
Важный момент - аутсорсинг предполагает строгое разделение обязанностей: исполнитель отвечает за корректное ведение учета, а клиент обязан выстраивать документооборот и хранить документы так, чтобы сторонняя фирма могла своевременно выполнять свои обязанности.
4. Особенности перехода: как правильно выбрать формат
Рыночная практика показывает: кризис – удачный момент для пересмотра устоявшихся бизнес-процессов. Даже если вы долгое время держали штатных сотрудников, период перемен – способ "освежить" взгляд на привычные функции.
Важно правильно оценить объем и специфику задач: чем меньше компания и чем стандартизированнее учет, тем очевиднее преимущества аутсорсинга. Если же бизнес сильно зависит от оперативных расчетов и индивидуальных решений, лучше рассмотреть комбинированный вариант или услуги временного инхаус-бухгалтера на аутсорсинговой основе (называют это "инсорсинг").
Необходимо задать себе вопросы: как часто требуется срочная информация для управленческих решений? Насколько удобна и защищена внутренняя ИТ-инфраструктура для передачи документов? И конечно, насколько руководство готово к цифровому взаимодействию.
5. Итоги: кому что выгоднее?
Итак, итоговый выбор всегда зависит от специфики бизнеса, объёма учетных операций, степени доверия, готовности к цифровизации и склонности к риску.
Для малых и части средних предприятий полный переход на аутсорсинг даёт ощутимые финансовые преимущества и управленческую устойчивость. Внешние специалисты более ответственны к срокам и содержанию работы, у них нет настроения «отпустить ситуацию на самотёк».
Для крупных или уникальных бизнесов оправдано создание сильной внутренней службы, в которой процессы, настолько индивидуальны, что их перенастроить под формализованный аутсорсинг невозможно или неэффективно. Однако даже такая компания выиграет от передачи на сторону части операций.
Для всех организаций без исключения опыт кризисов последних лет показал: бизнес, готовый гибко перестраивать процессы и думать не только по привычке, имеет больше шансов остаться на плаву и воспользоваться новыми возможностями.
