ISO 27001 стандарт безопасности
Состоим в реестре надежных партнеров
10 млн. рублей страхование ответственности
150+ специалистов в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
по автоматизации управленческого учета успешно реализовано
оказываем услуги по аутсорсингу
компании находятся в разных городах России
уже работают с нами
Что входит в состав услуги:
Возвращение Клиенту разобранного архива (если не выбрана услуга Аутсорсинг бумажного архива):
По факту готовности к транспортировке, Клиенту направляется уведомление о готовности архива к транспортировке, с описью.
Архивирование папок в архивные короба:
- Архив, упакованный в папки, помещается в коробки для транспортировки;
- Каждая коробка подлежит маркировке;
- На основании маркировок, составляется опись номенклатуры дел.
Работа с устаревшими документами:
- Не подлежащие дальнейшему хранению документы описываются;
- Опись направляется на согласование клиенту (его бухгалтеру) для уничтожения;
- После согласования, документы подлежат измельчению посредством шредирования;
- По факту уничтожения составляется Акт об уничтожении документов за подписью и печатью исполнителя.
Работа с проблемными документами:
- Обнаруженные копии документов проверяются на наличие оригинала в архиве - в случае обнаружения оригинала, уничтожаются за ненадобностью,
- Копии без оригинала описываются и направляются Клиенту для запроса оригиналов у контрагентов;
- Вторые экземпляры документов, выделенные из общего объёма документов подлежат описанию и опись направляется Клиенту для распоряжения о дальнейших действиях (при наличии доверенности, документы могут быть разосланы за дополнительную плату).
Архивирование документов в архивные папки:
- Подборка документов по объёму и упаковка в папки периодами;
- Маркировка папок содержимым, с указанием срока хранения.
Сканирование документов:
- Сканирование каждого документа отдельно;
- Распределение по типу операции среди сканированных документов (Акты, СФ, Счёт, Торг-12 и т.д.).
Разбор перемешанных бумажных документов:
- Разделение документов по типам операций (поступление, реализация, хозяйственные операции, акты сверки, авансовые отчеты);
- Распределение документов по типам (Акт, СФ, Акт сверки, ТН, ТТН, Торг-12, Счёт и т.д.);
- Разделение по Контрагенту (при множественности юридических лиц);
- Распределение по периодам (год/квартал/месяц);
- Проверка подлинности (наличие подписи и печати в оригинале с обеих сторон);
- Выделение копий документов и вторых экземпляров документов из общей массы документов;
- Выделение документов, устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению к уничтожению.
Уже оценили нашу работу
Статьи по теме
IT-услуги
18 октября 2022
Услышав слово «архив», мы представляем помещение со стеллажами, в котором достаточно пыльно, много бумаг, разложенных по коробочкам, по ячейкам. И это еще хорошо, когда для хранения выделяется отдельная сухая, проветриваемая комната. А ведь это может быть подвал, где бумаги постепенно сыреют и плесневеют.