ISO 27001 стандарт безопасности
Состоим в реестре надежных партнеров
10 млн. рублей страхование ответственности
150+ специалистов в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
по автоматизации управленческого учета успешно реализовано
оказываем услуги по аутсорсингу
компании находятся в разных городах России
уже работают с нами
Что входит в состав услуги:
Работа с поступающей корреспонденцией:
- Получение корреспонденции на Почте России при наличии доверенности;
- Проверка на наличие данного документа в архиве+докладывание в прошлые периоды;
- Замена копий оригиналами;
- Отделение вторых экземпляров.
Архивирование папок в архивные короба:
- Архив, упакованный в папки, помещается в коробки для транспортировки;
- Каждая коробка подлежит маркировке;
- На основании маркировок, составляется опись номенклатуры дел.
Архивирование документов в архивные папки:
- Подборка документов по объёму и упаковка в папки периодами;
- Маркировка папок содержимым, с указанием срока хранения.
Наименование (индексация) документов:
- Наименование основными атрибутами сканированных документов (тип, контрагент, номер, дата);
- Распределение в простейшие папки для облегчения разбора документов специалистом Клиента.
Работа с устаревшими документами:
- Не подлежащие дальнейшему хранению документы описываются;
- Опись направляется на согласование клиенту (его бухгалтеру) для уничтожения;
- После согласования, документы подлежат измельчению посредством шредирования;
- По факту уничтожения составляется Акт об уничтожении документов за подписью и печатью исполнителя.
Отправка вторых экземпляров контрагентам Почтой России (при наличии доверенности):
- Выявленные вторые экземпляры документов контрагентов выводятся в отдельную стопку;
- Документы подготавливаются для отправки Почтой России;
- При наличии доверенности, сотрудник отправляет письма посредством Почты России.
Работа с проблемными документами:
- Обнаруженные копии документов проверяются на наличие оригинала в архиве - в случае обнаружения оригинала, уничтожаются за ненадобностью,
- Копии без оригинала описываются и направляются Клиенту для запроса оригиналов у контрагентов.
Проверка подлинности документов:
- Отсмотр каждого документа на наличие подписи и печати с обеих сторон;
- Выявление копий документов;
- Отделение документов с недостающими атрибутами;
- Составление Описи образовавшегося списка документов;
- Согласование с клиентом дальнейших действий с данными документами.
Разбор перемешанных бумажных документов:
- Разделение документов по типам операций (поступление, реализация, хозяйственные операции, акты сверки, авансовые отчеты);
- Распределение документов по типам документов (Акт, СФ, Акт сверки, ТН, ТТН, Торг-12, Счёт и т.д.);
- Разделение по Контрагенту (при множественности юридических лиц);
- Распределение по периодам (год/квартал/месяц);
- Выделение вторых экземпляров документов из общей массы документов;
- Выделение документов, устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению к уничтожению.
Выявим вторые экземпляры и копии документов в архиве и уменьшим объём бумажного архива со скидкой 50% Заберём ваш архив с ваших площадей к себе на хранение на два месяца бесплатно. Подготовим документы к отправке контрагентам Существенно уменьшим объём бумажного архива Подготовим информацию по отсутствующим в предоставленном архиве оригиналам документов Оптимизация затрат на расходные материалы и площади под архивное хранение Постановка цифрового архива Постановка бумажного архива Аутсорсинг цифрового архива Аутсорсинг бумажного архиваУже оценили нашу работу
