Создадим
Поможем при необходимости с хранением, сканированием, уничтожением и сдачей документов в архив, согласно всем установленным нормам и требованиям.
Гарантируем сохранность и конфиденциальность переданной в работу документации
Какие проблемы решает услуга
Хаос в документации:
устраним беспорядок и отсутствие единой методики работы с бумажным архивом.
Риск утери документов:
минимизируем риски потери важных документов благодаря систематизированному хранению и учету.
Трудоемкий поиск документов:
ускорим процесс поиска нужного документа за счет четкой структуры и навигации.
Несоответствие нормативным требованиям:
обеспечим полное соответствие архивного хранения законодательным и нормативным требованиям.
Реорганизация компании: При изменении организационной структуры или слиянии компаний. Аудиты и проверки: Перед проведением внешних и внутренних аудитов, когда требуется быстро предоставить точные документы. Переезд офиса: При необходимости перемещения документов на новое место и эффективной их организации. Цифровизация процессов: При переходе на электронный документооборот и необходимости в параллельном ведении бумажного архива.
CFO
Финансовым директорам
CEO
Генеральным директорам
CA
Главным бухгалтерам
HRD
HR-директорам
Состав услуги:
Разбор перемешанных бумажных документов:
- Разделение документов по типам операций, контрагентам, периодам,
- Проверка подлинности (наличие подписи и печати в оригинале с обеих сторон).
- Выделение копий документов и вторых экземпляров документов из общей массы,
- Выделение устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению документов к уничтожению,
Архивирование документов:
- Подборка документов по объёму и упаковка в папки периодами,
- Маркировка папок содержимым, с указанием срока хранения.
Работа с устаревшими документами:
- Не подлежащие дальнейшему хранению документы описываются,
- Опись направляется на согласование клиенту (его бухгалтеру) для уничтожения,
- После согласования, документы подлежат измельчению посредством шредирования,
- По факту уничтожения составляется Акт об уничтожении документов за подписью и печатью исполнителя.
Архивирование папок в архивные короба:
- Архив, упакованный в папки, помещается в коробки для транспортировки,
- Каждая коробка подлежит маркировке,
- На основании маркировок, составляется опись номенклатуры дел.
Возвращение Клиенту разобранного архива (если не выбрана услуга Аутсорсинг бумажного архива):
По факту готовности к транспортировке, Клиенту направляется уведомление о готовности архива к транспортировке, с описью.
Структурированный бумажный архив; Сохранность документов; Упорядоченная опись документов/ сформированных дел, выстроенная структура бумажного архива; Регламент хранения документов.
Повышение эффективности работы:
Упорядоченный архив способствует оптимизации оперативной деятельности компании
Снижение затрат:
Сокращение расходов на управление и хранение документов
Уверенность в безопасности:
Гарантия сохранности и конфиденциальности всей архивной документации
Поддержка профессионалов:
Доступ к консультантам с многолетним опытом в области архивного дела и управления документами
Этапы реализации услуги:
После получения документов на хранение, направляем уведомление о получении документов к месту хранения, составляем предварительную опись;
производим архивную обработку документов;
проводим экспертизу документов: определяем сроки хранения и значимости бумажных носителей;
При необходимости:
транспортировка, подготовка описи/реестра на иные дополнительные документы;
Подготовка Регламента хранения документов;
В случае необходимости возврата документа Компании из «архива», оперативная отправка документа.
После получения документов на хранение, направляем уведомление о получении документов к месту хранения, составляем предварительную опись; производим архивную обработку документов; проводим экспертизу документов: определяем сроки хранения и значимости бумажных носителей;При необходимости:
транспортировка, подготовка описи/реестра на иные дополнительные документы; Подготовка Регламента хранения документов; В случае необходимости возврата документа Компании из «архива», оперативная отправка документа.
ISO 27001 стандарт безопасности
Состоим в реестре надежных партнеров
10 млн. рублей страхование ответственности
150+ специалистов в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
Нам доверяют
Другие услуги сервиса
Высококвалифицированный архивариус с навыками проектирования
архивов любой сложности (в том числе электронных).
архивов любой сложности (в том числе электронных).
Мгновенный поиск по индексу документа, Web-доступ пользователей с разграничением
прав, разные сценарии структурирования контента под индивидуальный запрос.
прав, разные сценарии структурирования контента под индивидуальный запрос.
Создадим понятную информационную систему документов и кастомизируем ее
под ваш бизнес. Удобная, разработанная нашими специалистами структура,
где любой документ найдется за минуту.
под ваш бизнес. Удобная, разработанная нашими специалистами структура,
где любой документ найдется за минуту.
Создадим понятную информационную систему документов и кастомизируем ее
под ваш бизнес. Удобная, разработанная нашими специалистами структура,
где любой документ найдется за минуту.
под ваш бизнес. Удобная, разработанная нашими специалистами структура,
где любой документ найдется за минуту.
Кейсы