Какие проблемы решает услуга
Хаос в документации:
устраним беспорядок и отсутствие единой методики работы с бумажным архивом.
Риск утери документов:
минимизируем риски потери важных документов благодаря систематизированному хранению и учету.
Трудоемкий поиск документов:
ускорим процесс поиска нужного документа за счет четкой структуры и навигации.
Несоответствие нормативным требованиям:
обеспечим полное соответствие архивного хранения законодательным и нормативным требованиям.
Финансовым директорам
Генеральным директорам
Главным бухгалтерам
HR-директорам
Состав услуги:
Разбор перемешанных бумажных документов:
- Разделение документов по типам операций, контрагентам, периодам,
- Проверка подлинности (наличие подписи и печати в оригинале с обеих сторон).
- Выделение копий документов и вторых экземпляров документов из общей массы,
- Выделение устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению документов к уничтожению,
Архивирование документов:
- Подборка документов по объёму и упаковка в папки периодами,
- Маркировка папок содержимым, с указанием срока хранения.
Работа с устаревшими документами:
- Не подлежащие дальнейшему хранению документы описываются,
- Опись направляется на согласование клиенту (его бухгалтеру) для уничтожения,
- После согласования, документы подлежат измельчению посредством шредирования,
- По факту уничтожения составляется Акт об уничтожении документов за подписью и печатью исполнителя.
Архивирование папок в архивные короба:
- Архив, упакованный в папки, помещается в коробки для транспортировки,
- Каждая коробка подлежит маркировке,
- На основании маркировок, составляется опись номенклатуры дел.
Возвращение Клиенту разобранного архива (если не выбрана услуга Аутсорсинг бумажного архива):
По факту готовности к транспортировке, Клиенту направляется уведомление о готовности архива к транспортировке, с описью.
Повышение эффективности работы:
Упорядоченный архив способствует оптимизации оперативной деятельности компании
Снижение затрат:
Сокращение расходов на управление и хранение документов
Уверенность в безопасности:
Гарантия сохранности и конфиденциальности всей архивной документации
Поддержка профессионалов:
Доступ к консультантам с многолетним опытом в области архивного дела и управления документами
ISO 27001 стандарт безопасности
Состоим в реестре надежных партнеров
10 млн. рублей страхование ответственности
150+ специалистов в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
Нам доверяют
Другие услуги сервиса
Высококвалифицированный архивариус с навыками проектирования
архивов любой сложности (в том числе электронных).
архивов любой сложности (в том числе электронных).
Мгновенный поиск по индексу документа, Web-доступ пользователей с разграничением
прав, разные сценарии структурирования контента под индивидуальный запрос.
прав, разные сценарии структурирования контента под индивидуальный запрос.
Создадим понятную информационную систему документов и кастомизируем ее
под ваш бизнес. Удобная, разработанная нашими специалистами структура,
где любой документ найдется за минуту.
под ваш бизнес. Удобная, разработанная нашими специалистами структура,
где любой документ найдется за минуту.
Создадим понятную информационную систему документов и кастомизируем ее
под ваш бизнес. Удобная, разработанная нашими специалистами структура,
где любой документ найдется за минуту.
под ваш бизнес. Удобная, разработанная нашими специалистами структура,
где любой документ найдется за минуту.
Кейсы