Следить за тем, как оформлены кадры нужно в любой организации. Неважно, только что она открылась или работает давно. Обычно проблемы в этой области незаметны до первого трудового спора или запроса от ГИТ. Потом оказывается, что некоторые документы и локально-нормативные акты составлены некорректно или вовсе отсутствуют. Чтобы не попасть под штрафные санкции и негативное внимание трудовой инспекции и других контролирующих органов, надо срочно привести в порядок всю кадровую документацию.
Приводим в порядок кадровый документооборот
С чего начать
С устава организации. Необходимо проверить правильно ли оформлен директор.
Затем нужно проверить переданные полномочия:
-
для подписания трудовых книжек достаточно приказа,
-
для подписания трудовых договоров, приказов о дисциплинарке, увольнений и др., помимо приказа, необходима и доверенность. При этом важно, чтобы устав позволял передавать данные полномочия.
Следующий этап: проверка кадровых документов и внутренних документов
Необходимо выяснить, какие документы есть в организации Проверить, все ли они составлены верно и скорректировать при необходимости Написать список документов, которые необходимо разработать Есть минимальный набор документов, обязательный для каждой компании. Проверьте, существуют ли в организации и как оформлены: штатное расписание и правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, политика и положение о защите персональных данных. Обязательно заведите журнал учета трудовых книжек и приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей. Проконтролируйте, ведется ли в организации табель учета рабочего времени и график отпусков.
Со всеми ЛНА компании, которые имеют отношение к деятельности сотрудника, он должен быть ознакомлен под роспись. В идеале – это лист ознакомления, который прошит вместе с локальным актом и пронумерован. Если кадры ведете электронно, то проблем с подписанием у вас меньше.
С каждым сотрудником должны быть подписаны:
трудовой договор все дополнительные соглашения в случае изменений приказ о приеме на работу (если организация не отказалась от оформления данного документа), об увольнении или перемещении согласие на обработку персональных данных согласие на передачу персональных данных
Карточку Т-2 в настоящее время можно не вести.
Электронная трудовая книжка
Работники еще в 2020 в основном определились, нужен ли им только цифровой документ. Если в компанию приходит сотрудник с бумажной книжкой, работодатель должен ее принять и оформить. Сотрудник может в будущем подать заявление о переходе на электронный вариант. Имейте в виду, что потом вернуться к бумажной трудовой не получится.
Штатное расписание
С точки зрения трудового законодательства не является обязательным документом, но с практической – весьма полезно. Основой для формирования служит форма №Т-3. Жестких требований к составлению нет, можно оптимизировать под нужды организации. Советуем соблюдать точность при внесении должности и квалификации сотрудника. Особенно, если профессия связана с получением определенных льгот. Взять корректные формулировки можно в квалификационном справочнике, профстандарте.
Обновляют штатное расписание по мере необходимости. Если применяете такой документ, то обязательно следите за его актуальностью, это может помочь во многих процессах, например, при сокращении.
Правила внутреннего трудового распорядка
Разрабатываются согласно трудовому законодательству, но с учетом специфики работы предприятия. Если в организации есть профсоюз, то при принятии документа получают письменное согласие этого органа. В правилах укажите порядок приема и увольнения, права, обязанности и ответственность работодателя и сотрудника, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания работников и так далее. Ознакомьте работника с правилами внутреннего распорядка компании, а также с другими локальными документами, до подписания трудового договора.
Документы по персональным данным
В последнее время законодательство в данном вопросе ужесточилось, о чем мы неоднократно писали (Согласие на обработку персональных данных – зло или неизбежность? К чему готовиться компаниям, Персональные данные: оборотные штрафы уже тут. Что делать?, Биометрия: как медицинским и фарм компаниям не попасть на штрафы до 20 млн рублей и др.). Поэтому данный вопрос уже давно вышел за рамки только лишь зоны ведения кадровой службы.
В компании должен быть назначен ответственный по персональным данным, который и отвечает за наличие и качество документов, регулирующих данный вопрос. Минимально, что может сделать кадровый специалист: проверить на сайте РКН зарегистрированы ли вы как оператор и кто числится ответственным. И если после проверки появились сомнения, то целесообразно решить этот вопрос как можно скорее, либо внутренними ресурсами, либо внешними.
Табель учета отработанного времени
Вести учет рабочего времени – это обязанность каждой организации. При этом, унифицированные формы №Т-12 и №Т-13 применять необязательно, но можно взять за образец, поскольку в этом бланке есть все, что нужно для удобства. Составляет и ведет тот, кто может подтвердить факт работы определенной продолжительности, отсутствий и событий (отпуск, командировка, работы в выходной и др.). Как правило, это непосредственный руководитель. Затем табель передается в бухгалтерию для подтверждения правомерности начисления зарплаты и компенсаций.
График отпусков
Помимо того, что работодатель обязан составлять такой документ, он еще и кровно заинтересован в такой информации. Если не планировать уход сотрудников в отпуск заранее, можно сорвать реализацию проектов компании и неправильно провести расчеты с работниками.
Кроме того, большое количество накопленных не отгулянных дней приведет с существенным затратам при увольнении сотрудника, т.к. выплатить ему необходимо будет абсолютно за все дни.
График утверждают заранее, минимум за две недели до нового года. Форму бланка можно разработать самостоятельно, а можно взять за основу унифицированную №Т-7.
Должностная инструкция
Не является обязательным документом, однако она может существенно облегчить жизнь и сотруднику, и работодателю. Цель инструкции просто и понятно очертить каждому работнику круг его задач и функций. О том, зачем компании нужна должностная инструкция и как ее составить, мы писали ранее (см. Должностная инструкция: как правильно составить и зачем она нужна работодателю, Как правильная должностная инструкция поможет руководителю компании навести порядок в кадрах).
Положение о дистанционной работе
Глава 49.1 ТК содержит ряд обязательных требований в части фиксации условий взаимодействия с удаленщиком. Отразить их можно как в трудовом договоре, так и в отдельном положении. Выбор на стороне работодателя и зависит от многих факторов.
Правильная фиксация этих требований является залогом защиты интересов бизнеса. Дело в том, что данные нормы ТК написаны так, чтобы работодатели смогли максимально себя защитить. А далее – вопрос к компаниям: используют ли они все возможности и инструменты. И если да, то проблемы в виде «что делать, если удаленщик пропал с радаров вместе с техникой?» не возникнет.
Положение о коммерческой тайне
Необязательный документ. Инициируется руководителем, если он хочет сохранить секретность в отношении некоторых данных о клиентах, контрагентах, договорах, технологиях, методике работы и так далее. При этом для того, чтобы документ «работал» на задачи бизнеса, необходимо реально создать и поддерживать систему защиты данных.
Иные документы
В зависимости от кадровых процессов и видов деятельности компании, закон обязывает или рекомендует иметь дополнительные внутренние положения. Когда к нам приходят заказчики на аутсорсинг кадрового делопроизводства, мы в обязательном порядке проводим бесплатный анализ документов и предоставляем рекомендации по исправлению ситуации.
