Налоговая, к сожалению для собственника, не предупредит его о включении в план проверок. Потому что не обязана. Ну а как вы хотели, быть готовым надо всегда. А если серьезно, лучше всего нивелировать риски. Знаете, где в компании слабое звено, сможете избежать экзекуции. Есть официально определенные приказом ФНС маркеры-предпосылки, наличие которых приближает компанию к трагической для бизнеса встрече. Предлагаем подробный список с комментариями в документе 12 критериев самостоятельной оценки рисков.
Если упростить, то основные критерии выглядят так:
- Уже проводились встречные проверки ваших контрагентов
- Налоговая нагрузка компании низкая по сравнению с такими же на вашем рынке
- Убытки в течение двух лет
- Высокие суммы вычетов по НДС
- Декларируемые расходы растут быстрее, чем доходы
- Игнорируются запросы налоговой на предоставление документов
- Переселение в другой регион (особенно в преддверии налоговой проверки)
- Мнимые сделки с фиктивными компаниями и т.д.
Сейчас сделаем небольшое отступление для собственников, которые делегировали учетные функции штатному персоналу, и занимаются непосредственно продвижением или развитием компании. Тем, кто мыслит масштабно, трудно оперативно включиться в трудоемкий процесс проверки своего бизнеса. Но начинать с чего-то надо – регулярный мониторинг внутренней работы убережет от потери миллионов. Пока нога инспектора не ступала в ваших бизнес-владениях, начните с простого чек-листа проверки работы бухгалтерии и главного бухгалтера. Этот шаг даст возможность проследить о первых звоночках.
А теперь вернемся к тем, у кого проверка уже на горизонте.
Все документы, оформляемые в рамках проверки имеют строгие формы и порядок их заполнения.
Чтобы провести проверку, инспектор должен иметь решение руководителя инспекции или его заместителя. В этом документе указываются Ф.И.О. и должности проверяющих. В отдельных случаях к проверке допускаются сотрудники органов внутренних дел. Если это так, их данные отражены в том же документе. Вам должны предъявить решение вместе со служебным удостоверением. Если таких документов нет, имеете право не допускать инспекторов на свою территорию
Готовимся к проверке:
- Следите за порядком на местах сотрудников: никаких лишних документов на столах, валяющихся печатей и доверенностей. Всё, что оформлено по законодательству, должно храниться в соответствии с правилами делопроизводства
- Проверьте, все ли необходимые документы существуют и правильно зарегистрированы. Если делать это постоянно, а не от случая к случаю, то не придется исправлять ситуацию в авральном порядке.
- Убедитесь, есть ли доказательства проявления вашей осмотрительности при работе с контрагентами, особенно при крупных сделках. Принцип мы подробно описали в статье: Как собственнику подготовиться к любой сделке и защитить себя от санкций ФНС.
- Подготовьте место для размещения инспектора. Лучше всего, если это будет отдельное помещение, без техники и документов, которые могут дискредитировать компанию. В отдельных случаях, когда нет возможности разместить проверяющих, процедура может состояться на территории ФНС. Помните, инспекторы вправе осматривать любые помещения проверяемой компании: от склада до торгового зала ТОЛЬКО на основании соответствующего решения. Они могут знакомиться с любым документом или предметом, которые при этом найдут, в том числе флешками, жесткими дисками и так далее. При осмотре они будут делать фото и видео фиксацию, снимать копии документов. Передача всех материалов между вами и проверяющими должна оформляться передаточными актами с датами и подписями.
Обратите внимание, суд не примет во внимание добытые инспекторами улики без понятых (их должно быть двое). Сотрудники налоговой не могут быть понятыми.
Результатом осмотра станет протокол, в котором должны быть указаны место, дата проведения, время начала и окончания, Ф.И.О. и должность составителя, а также всех присутствующих, суть и последовательность проведения, выявленные обстоятельства. Подписать протокол надо всем участникам осмотра.
- Проинформируйте о проверке всех сотрудников. Никакого праздного любопытства, разговоров по телефону рядом с инспектором и общения с проверяющими. Со столов надо убрать, а на компьютерах почистить любую компрометирующую информацию. Лучше сразу назначить одного наблюдателя, который проинструктирован как общаться с налоговиком. Инспектор вправе вызвать любого сотрудника на допрос повесткой: ваши работники должны отвечать четко, не делая предположений и прогнозов.
Что может произойти при проверке:
Инспектор заберет с собой документы (на практике чаще всего электронные носители), если у него есть подозрения, что подлинники документов уничтожат, заменят или исправят, либо нужна почерковедческая экспертиза.
Перед выемкой проверяющий должен предъявить постановление ее санкционирующее. В нем указывают основания, перечень всего изымаемого, сведения о проверяемом, адрес, где проводилась процедура.
В конце составляется протокол, где перечисляются все документы с точным указанием наименования и количества. Копию протокола получите лично (под роспись).
Убедитесь, что в протоколе все изъятые документы указаны правильно. Расплывчатые формулировки, например, «папка синего цвета» - не подходят.
Сроки выездной проверки.
В самых простых случаях проверять компанию будут два месяца. Этот срок может увеличиться вдвое, а иногда и растянуться на полгода. Процедуру могут приостановить, если нужны дополнительные документы от контрагента для экспертизы. Пауза может длиться долго, официально до полугода. На деле и этот срок может растягиваться чуть ли не вдвое. Заканчивается проверка составлением справки о ее проведении. Получили справку – ждите акт по итогам проверки от инспектора. Он должен отдать его в течение двух месяцев.
Рекомендуем иметь телефон налогового консультанта или юриста, к которому вы сможете оперативно обратиться, если к вам постучатся.