Как компании работать без бухгалтера.

Если у вас стартап – нужны не только крепкие нервы, но и постоянные финансовые вливания. Выстраивая эффективную бизнес-модель, считаете каждую копейку. К тому же операций толком ещё нет. На начальном этапе вы 100% сможете обойтись без бухгалтера на месте. Любого бухгалтерского сервиса или самозанятого бухгалтера вам хватит, чтобы раз в квартал провести выписку и сдать отчётность. Зато не надо думать о ежемесячной заработной плате штатного бухгалтера, покупке ему компьютера и аренде офиса, где он будет сидеть.

Если вы небольшая или средняя компания с однотипными операциями вы тоже в состоянии пережить отсутствие в офисе бухгалтера. С формированием документов для заказчиков справляются менеджеры, с получением первички от поставщиков и дальнейшей её передачей для обработки – офис-менеджер. Всю остальную бухгалтерскую работу можно смело передать в аутсорсинговую компанию. О том, как собственнику правильно перейти на аутсорсинг по бухучету можно почитать здесь.

Ошибка, от которой хотим предостеречь, недооценивание значимости бухучета. Может быть в начале деятельности руководителю достаточно того, что бухгалтер сдает отчетность и помогает избежать претензий налоговых органов. Но для роста компании этого мало. В совокупности с налоговым и управленческим учетом, эффективная бухгалтерия помогает не только видеть реальное положение дел в компании, но и принимать верные решения по развитию бизнеса и оптимизации налогообложения – экономит деньги и время

Сейчас, в эпоху тотального вывода бизнеса из тени, необходимость в «своём» человеке на должности главбуха уходит. Если компании нечего скрывать, то становится не принципиальным, кто сведёт отчётность для налоговой инспекции. Главное, чтобы вовремя и без штрафов. Причём последнее с аутсорсинговой компанией становится не так болезненно, поскольку у хорошей компании по договору предусмотрено возмещение всех штрафных санкций, полученных по вине исполнителя. А вы когда-нибудь пытались взыскать со своего штатного бухгалтера штраф за несвоевременную сдачу отчётности? Получалось? На нашей практике никто и никогда этого не делал. Главбух разводит руками со ссылкой на свою чрезмерную занятость, а руководитель, не понимая реальной нагрузки своего специалиста, уходит ни с чем до следующего инцидента.

Сравним штатного специалиста и аутсорсинговую компанию

Не стоит забывать, что один специалист на участке – это всегда уязвимость. Мы люди болеем, уезжаем, у нас случаются форс-мажорные обстоятельства. К несчастью при рассмотрении спорных ситуаций не всегда получается убедить контролирующие органы, что попал в ДТП (это смягчающее обстоятельство). Залитый чаем компьютер или пропажа человека со всеми данными и вовсе для налоговика сродни анекдоту, хотя и такое в практике случалось.

Содержание сразу двух бухгалтеров – вообще неоправданная роскошь. В этом случае аутсорсинговая компания выигрывает, поскольку что бы с человеком не произошло, в компании работает штат бухгалтеров и если непосредственно с вашим специалистом что-то стряслось, то ему незамедлительно найдут замену для оказания вам услуги качественно и в срок. Головная боль срочного поиска постоянной или временной замены бойца вам не грозит.

К сожалению, с исполнителем из аутсорсинговой компании не удастся поговорить по душам или позвонить ему в 10 вечера для получения какой-то очень важной для вас цифры. Если есть потребность в неограниченном доступе к специалисту, то человек в штате – это единственный выход. Однако, если вы часто привыкли напрягать сотрудника в неурочное время, подумайте, долго ли он выдержит такую нагрузку.

Если говорить о цене вопроса, то лидерами недорогой бухгалтерии на рынке являются партнерские банковские сервисы. Вы открываете счёт в банке, вам предложат в пределах пяти тысяч рублей в год вести вашу несложную бухгалтерию руками профильного партнёра. На старте это очень выгодно по всем параметрам.

Но когда компания растёт, то общения с приложением становится недостаточно. Собственнику нужны консультации и подсказки от квалифицированного специалиста. И тут на выбор: нанять штатного бухгалтера или обратиться в аутсорсинговую компанию. На цифрах может получиться где-то дороже, где-то дешевле в зависимости от запросов. Иногда сложно найти такого специалиста самому, хотя бы потому что оценить его квалификацию невозможно, т.к. знаний по бухучёту у собственника нет.

Взять человека по рекомендации на первый взгляд отличный выход. Но нужно помнить: если дальше человек вам не понравится, будет ли вам удобно уволить сестру/тетю/брата вашего рекомендателя? В противовес у аутсорсинговых компаний с этим проще: можно попросить заменить спеца, если вдруг что-то не понравится (при этом вы не платите деньги и не тратите время на поиск нового специалиста), можно предъявить обоснованную претензию, если оказали некачественную услугу, к тому же вы не будете платить больничные/отпускные/печеньки. А если у компании добавилось работы, и бухгалтер не справляется, к аутсорсерам можно обратиться и передать им только участок бухгалтерской работы по цене ниже полноценного штатного специалиста со всеми сопутствующими расходами. И тут же обратная ситуация, если фронт работ уменьшился, можно безболезненно снизить стоимость обслуживания.