Как собственнику правильно перейти на аутсорсинг по бухучету

Руководителю нового бизнеса трудно оценить объем расходов на поддержание оперативной деятельности компании.  Часто ошибочно кажется, что вести бухгалтерию самостоятельно не сложно. Привыкшие работать по старинке, некоторые бизнесмены по-прежнему озабочены вопросами, где же найти самого лучшего бухгалтера в штат. Однако самые лучшие уже давно пристроены, организация начинает расти и развиваться, а законы постоянно меняются. Следить за всеми изменениями, считать налоги, сдавать отчетность: контроль за непрофильными функциями крадет много времени, сил и не дает сконцентрироваться на своих основных задачах. Делегирование на аутсорсинговую компанию функций бухгалтерского, налогового, кадрового учета, расчета заработной платы и прочих на этапе создания организации – это самое идеальное решение. Вот в этой сфере вы как раз найдете лучших.

В отличие от штатного бухгалтера, который всегда под боком, бухгалтерия на аутсорсинге работает удаленно. Но это, пожалуй, единственный минус такого сотрудничества.

Зато преимущества делегирования бухгалтерского и налогового учета специализированной организации бесспорны:

·       Кадровые и организационные вопросы по управлению бухгалтерией больше не лежат на плечах руководителя.

·       Все процессы идут непрерывно, без больничных и отпусков.

·       В сервисе задействована целая команда профессионалов, от расчетчика зарплаты до налогового консультанта. Квалификация каждого специалиста регулярно подтверждается. Компания сама организует ежегодную аттестацию сотрудников.

·       В компании существует внутренняя система учета и проверки качества всех процессов.

·       Аутсорсинговая компания представляет вас в налоговых и прочих контролирующих органах и несет финансовую ответственность за пени и штрафы, наложенные по вине бухгалтерии.

·       Обеспечен высокий уровень сохранности и безопасности данных (любого уровня) вашей компании с всесторонней IT-поддержкой.

И это только самые очевидные возможности, глубинная польза которых базируется на максимизации выгод и минимизации рисков. 

Самый сложный вопрос выбрать конкретного провайдера (того – самого лучшего), отвечающего всем, даже самым специфическим требованиям: правильно провести тендер, грамотно составить техническое задание. Об этом мы написали подробную инструкцию. 

Компания действует. Проблемы с бухгалтерией.

Зачастую проблема с бухгалтерией у собственника/руководителя компании появляется неожиданно. Когда бухгалтер заболел, а заменить некем, или, еще хуже, вдруг собирается увольняться перед годовым отчетом. Даже если штатный специалист усердно трудится, не значит, что дела в компании идут отлично. 

Возможно в данный момент на вас катится огромный ком проблем, который нельзя отфиксировать в силу разных причин. Проверить качество работы штатного бухгалтера собственнику бизнеса практически невозможно, а значит возникает необходимость приглашения стороннего аудитора. Обратите внимание, что штатный бухгалтер не отвечает за промахи в бухучете, в налоговой декларации не расписывается, а максимум наказания для него это три тысячи "административки".

Если пока проблемы не существует, по крайней мере вам так кажется на сегодняшний день, настоятельно рекомендуем не ждать пока она появится под руку со штрафными санкциями и негативным вниманием налоговиков. Все еще считаете, что бухгалтер под боком — это надежно, проверьте по крайней мере его квалификацию. 

Как уволить бухгалтера без рисков?

Итак, проблема налицо – штатный бухгалтер не устраивает. Или еще хуже начал с вами официальную переписку по увольнению. Не надейтесь, что ваш сотрудник оформит и передаст всю документацию в полном порядке. К сожалению, главный бухгалтер, как и обычный сотрудник, после написания заявления проработает в организации не более двух недель, даже если в конце этого срока по плану начнется сдача отчетности.

Чтобы главбух передал всю документацию (в бумажном и электронном виде) по акту, в котором будут указаны и отсутствующие документы, нужно прописать в его должностной инструкции обязанность составлять перечень всех документов. Документ может принимать комиссия, в которую руководитель включит как внутренние (других сотрудников), так и внешние (аудитор) ресурсы. Обязательно проведите сверку расчетов с налоговой, ФСС и инвентаризацию активов, включая дебиторку и кредиторку.

Эмоции в сторону, что бы не совершил ваш главбух, уволить его нужно правильно, как велит Трудовой Кодекс. Поэтому прежде всего проверьте правильность начислений выплат. Чтобы уволить за проступок, нужно иметь весомые доказательства: если бухгалтер имел доступ к финансам и другим ценностям компании, а от его действий пострадало имущество организации или он утратил доверие по каким-то причинам – все это необходимо подкрепить документами и запросить письменные объяснения от главбуха. Если материалы будут оформлены некорректно или упущены какие-либо регламенты, последствия для организации будут крайне неприятные. Помимо штрафа от трудовой инспекции или прокурора (от одной до пяти тысяч на руководителя, от тридцати до пятидесяти тысяч на организацию) вам светит восстановление уволенного в должности с выплатой ему заработной платы за все время, и даже возможно возмещение морального вреда.

Более простой и безболезненный способ – сокращение. Например, вы идете на этот шаг, так как решили передать бухгалтерию на аутсорсинг. В таком случае письменного согласия на перевод на другую вакансию в компании от этого сотрудника брать не нужно. Можно перевести его на более низкий оклад или нижестоящую должность.

Если вакантных мест в компании нет, то сокращение может не состояться только по веским причинам. Это беременность, наличие ребенка до трех лет (в случае матери-одиночки до 14, а если ребенок инвалид – до 18 лет) Если на дату увольнения работник заболел или находится в отпуске, увольнение необходимо перенести.

О сокращении главный бухгалтер должен быть предупрежден за два месяца. Спустя это срок спокойно расторгаете трудовой договор и выплачиваете выходное пособие. Не забудьте вернуть трудовую книжку. Если главбух на второй месяц также будет сидеть без работы придется выплатить ему среднемесячный заработок. Проверьте, не стал ли уволенный вами специалист на учет в службе занятости за две недели после увольнения. Если это так, то ему положена оплата третьего месяца вынужденного бездействия.  

Казалось бы, все просто: при увольнении главного бухгалтера надо правильно оформить все документы (и кадровые в том числе) и соблюсти все юридические аспекты самой процедуры. Но в жизни много нюансов, а так хочется сбросить проблемы с себя с минимальными рисками и расходами.

Возьмем на себя всестороннюю (в том числе бухгалтерский и налоговый учет) поддержку бизнеса от опытного провайдера с страхованием профессиональных рисков.