В ТК сказано, что график отпусков обязателен как для руководителя, так и для работника, тем не менее многие работодатели в рамках лояльности или по иным причинам его не соблюдают. В результате, может получиться, что сотрудник в течение года в установленные даты в отпуск не идет.
В нашей практики были ситуации, когда у сотрудников так накапливается более 100 дней отпуска.
Это приводит к неблагоприятным для компании последствиям:
1. Очевиден риск привлечения к административной ответственности. Инспектор при проверке накажет, если
- сотруднику не давали отдыхать три года подряд и более
- сотруднику до 18 лет или занятому на вредной или опасной работе не давали отпуск два года подряд и больше
Размер штрафа для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., а для должностного лица – от 1000 до 5000 руб. При этом, наказать могут и организацию, и должностное лицо одновременно.
2. Размер среднего заработка, который выплачивается при предоставлении отпуска, может быть значительно выше, чем если бы сотрудник использовал отпуск своевременно.
Такая ситуация возможна, когда у работника повышается заработная плата в связи с переводом на вышестоящую должность или в связи с индексацией.
Например, в 2017 году у сотрудника была зарплата 30 000 рублей; средний заработок при предоставлении отпуска в 2017 году считался бы исходя из 30 000 рублей. С 2017 года сотрудник накопил значительное количество дней отпуска. К 2021 году этого сотрудника перевели на вышестоящую должность, и его оплата составила 60 000 руб. Соответственно, при предоставлении неиспользованных ранее дней отпуска работодателю придется оплатить отпуск по цене в два раза дороже, чем если бы отпуск был предоставлен своевременно.
При этом, варианта не предоставлять отпуск, нет. Если дни отпуска накапливаются из года в год, работодателю все равно придется, либо предоставить отпуск полностью и оплатить, исходя из текущей заработной платы, либо выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска при увольнении, также исходя из текущей заработной платы
Что же делать, чтобы отпуск не накапливался, а имеющийся накопленный уменьшался? Есть несколько правил:
1. Соблюдать утверждённый график отпусков и обязывать сотрудников отдыхать в дни, указанные в графике.
Как было отмечено выше, график отпусков – это обязательный для обеих сторон документ. Работник также обязан придерживаться регламента. А чтобы продемонстрировать сотруднику свое намерение придерживаться графика, выплатите отпускные не менее, чем за три дня. Это не позволит ему ссылаться на право игнорировать отдых из-за несвоевременной выплаты отпускных. Также можно ввести в компании практику блокировки рабочих компьютеров или пропусков на период отпусков.
2. Если договорились с сотрудником перенести отпуск, требуйте от него указать в заявлении новые даты текущего года.
Просто отменить отпуск нельзя. С точки зрения задач трудового законодательства перенос отпуска подразумевает, что он будет использован в иные даты. И лучше эти даты сразу зафиксировать в заявлении сотрудника, иначе потом придется договариваться с ним об использовании накопленных дней отпуска в другое время. А при наличии заявления от работника с конкретными датами отпуска в течение года работодатель просто предоставляет его в указанное время.
Чтобы минимизировать случаи инициации переноса отпусков со стороны сотрудников, перед утверждением графика отпусков соберите у них пожелания о времени использовании отпуска и согласия на его разделение по частям (при необходимости).
3. Формируя график отпусков на очередной год, включайте в него неиспользованные дни.
Работодатель не обязан учитывать мнение сотрудников, составляя график. То есть может сам решать, в какие даты предоставить отпуска, в том числе и накопленные дни. В этом случае работник будет использовать отпуска за прошлые периоды и за текущий год. Есть исключения: например, несовершеннолетние и беременные. Здесь правило не будет действовать, так как им компания дать отдохнуть, когда им удобно.
4. Увольте сотрудника, выплатив ему компенсацию за неиспользованные отпуска, и примите его вновь.
Это общеизвестный и законный способ в один момент решить проблему с накопленным количеством дней отпусков. Нюанс в том, что сотрудник должен быть на это согласен.
Есть еще один условно законный способ уменьшить количество дней накопленного отпуска – это предоставлять его в выходные дни. Прямого запрета на предоставление отпуска в выходные дни нет. Но отпуск – это время отдыха, и выходные дни – это другой вид времени отдыха. А лишить работника одного из предусмотренных законом видов отдыха работодатель не вправе (даже при согласии сотрудника). Этот способ можно применять изредка (пару раз в год) и точечно. Но применять массово и на постоянной основе этот способ не рекомендуется.
В целом, для сокращения накопленных дней отпуска нужно выбрать один из вариантов: либо принять решение жестко контролировать исполнение графика отпусков, и заставлять сотрудников использовать отпуск, либо проявлять лояльность в данном вопросе, рассчитывая на взаимную лояльность сотрудников (согласие от них на увольнение, использование отпуска в иные даты).