Пока крупнейшие компании России и мира пользуются преимуществами аутсорсинга, остальные, в попытках реализовать задачу собственными силами, могут потерпеть крах. Вновь появившийся функционал такие организации, как правило, пытаются направить на новую штатную единицу без какого-либо анализа ситуации. К работе подключаются сотрудники, не понимающие в полной мере, что от них требуется. В результате бюджет только получает дополнительную нагрузку в виде зарплат и налогов.
Именно такая ситуация сложилась у одной крупной торговой компании с широкой филиальной сетью розничных магазинов:
Проблема:
Каждому бухгалтеру торговой розничной компании известны сложности с соблюдением кассовой дисциплины – z-отчёты, правильность транзакций, сверки остатков по кассе, возвраты и так далее.
Компания безрезультатно пыталась навести порядок силами внутренней бухгалтерии. Документы поступали не вовремя, допускались ошибки. Для персонала компания не вводила каких-либо санкций в случае неуспешной сверки с той или иной торговой точкой, что приводило к массовым отговоркам о причинах отсутствия сверок кассовых операций.
Санкции за несоблюдение кассовой дисциплины могут достигать десятки тысяч рублей. Компания просто не могла отпустить этот вопрос на самотёк и обратилась в Бридж Групп.
На этапе переговоров специалисты Бридж Групп:
- проанализировали текущий бизнес-процесс проверки кассовых операций – выявили отсутствие ответственных и чёткого алгоритма действий на каждом этапе
- предложили новый вариант взаимодействия бухгалтерия компании-розничные точки-Бридж Групп
Процесс:
Организовав тестовый период работы с несколькими розничными магазинами, компания убедилась в эффективности интеграции аутсорсинга в бизнес-процесс сверки кассовых операций и утвердила расширение данной работы на всю розничную сеть.
За счёт такой оптимизации компания получила:
· ответственного за своевременную и полную сверку кассовых операций в виде подрядчика, договорными отношениями с которым обозначены штрафные санкции за невыполнение договорных обязательств
· проведение регулярных сверок, оформляемых в соответствии с законодательством, а также внутренними порядками бухгалтерской службы
· снизила риски доначисления штрафных санкций практически до 0
· снизила затраты на обслуживание данного участка на 21% за счёт экономии на фонде оплаты труда и налогах.
Этот пример наглядно показывает, что инхаус далеко не всегда надежнее и дешевле. Как показывает наша практика, некачественное ведение непрофильных функций (чаще всего бухгалтерский, налоговый, кадровый, управленческий учет, payroll и т.д) внутренними силами компании часто приводит к проверкам, штрафам, утечкам данных и прочим негативным результатам. И чем крупнее компания, тем выше цена риска и последствия.
С каждым новым кейсом компания Бридж Групп доказывает, что в сложные времена аутсорсинг стал одним из наиболее эффективных инструментов оптимизации бизнес-процессов любого предприятия. Принимая решение передать непрофильные функции и избавиться от рутинных, финансово затратных задач, подойдите к выбору провайдера осознанно. Это должен быть надежный партнер, с которым вам работать долгие годы.
