О вебинаре:
Несомненную выгоду перевода бумажного архива в электронный все оценили давно. Но, просто оцифровать документы недостаточно. Без четкого структурирования вы рискуете получить хаос не меньший, чем при использовании бумажного архива. А если ваша компания собственник нескольких объектов недвижимости, торговых точек и т.д. задача найти нужный документ становится практически трудновыполнимой. Есть разные способы организовать электронный архив так, чтобы быстро находить нужный документ. На вебинаре поделимся своим опытом, который позволил нам упростить работу с документами на примере одного из крупных собственников недвижимости
На вебинаре узнаете, как провести оценку текущего состояния архива и ценности документов по регламентированным критериям.
Подробно расскажем о том, что такое грамотно организованный электронный архив с разграниченными правами доступа, дающий быстро и безопасно обмениваться любыми документами.
Почему тема актуальна?
Контроль: Каждый ответственный за тот или иной документ сотрудник компании должен иметь возможность оперативно отслеживать наличие документа и реагировать на изменения. Отдельно необходимо строго контролировать корректность обработки документов при оцифровке и сохранность электронных баз данных и систем документооборота.
Риски: Требования, предъявляемые к электронному архиву в современных условиях: системность, структурированное хранение электронных документов, обеспечение надежности хранения, конфиденциальность, возможность отслеживания истории использования документа.
Задачи развития: Все усилия, приложенные к созданию архива электронных документов, быстро окупятся. Одна из основных задач руководителя выбрать также надежный продукт, использующийся для хранения баз данных, а также использовать принцип резервирования информации.
На вебинаре расскажем
Первичная документация – почему стоит её сканировать, куда лучше её прикрепить для сохранности, как она должна выглядеть перед загрузкой в архив, когда она может пригодиться
Договорная документация – почему стоит её сканировать, куда лучше её прикрепить для сохранности, как она должна выглядеть перед загрузкой в архив, какой можно создать реестр, чтобы было удобно отслеживать срок действия договора.
Правоустанавливающая и правоудостоверяющая документация – почему стоит её сканировать, где лучше её разместить для сохранности, как она должна выглядеть перед загрузкой в архив, когда она может пригодиться
По итогам вебинара вы получите
Оцените необходимость сканирования устаревшей (старой) документации.
Будете иметь ответ на вопрос: «Как оптимизировать работу архивариуса/секретаря».
Сможете понять, какие функции можно было бы отдать на обслуживание в другие руки.
Узнаете, как наименовать свои документы, чтобы они сортировались в электронном архиве правильно и их можно было быстрее найти даже визуально.
Краткое содержание вебинара:
00:00:00 Введение• Вебинар посвящен теме оптимизации работы с документами в компании.
• Спикер - Ольга Егорова, руководитель административного отдела в компании Бридж Групп.
00:07:40 Первичная бухгалтерская документация
• Сроки хранения документов могут быть разными, в зависимости от вида документации.
• Рекомендуется хранить документы в базе, где они могут быть легко доступны и использованы.
00:11:05 Оптимизация работы с документами
• Важно правильно оформить документацию перед загрузкой в базу.
• Уничтожение архива может привести к штрафам.
• Рекомендуется разделить документы по видам операций и упростить поиск документов.
00:13:02 Разложение документов по периодам
• Разложение документов по периодам позволяет упростить поиск и обработку документов.
• Документы, поступившие несвоевременно, раскладываются по дате документа.
00:15:38 Проверка документов на правильность оформления
• Проверка документов на правильность оформления перед архивированием.
• Копии документов не подлежат хранению, если есть оригинал.
• Вторые экземпляры документов не архивируются, передаются в канцелярскую службу.
00:20:29 Хранение документов и их уничтожение
• Документы хранятся в соответствии с установленными сроками хранения.
• Старые документы уничтожаются правильным способом.
00:24:20 Хранение документов
• Создание комиссии для уничтожения документов, которые больше не нужны.
• Отправка документов на покой после уничтожения.
00:28:19 Архивирование документов
• Формирование архива документов, включая оригиналы и копии.
• Использование техники для сканирования документов и отправки их на файловое хранилище.
00:31:45 Опыт работы в условиях самоизоляции
• Внедрение технологии удаленного доступа для работы с документами.
• Использование многопоточных сканеров для быстрого сканирования документов.
• Поддержка клиентов в условиях самоизоляции.
00:37:53 Хранение документов
• Документы хранятся в двух местах: на файловом хранилище и в цифровом архиве.
• Цифровой архив позволяет разграничить доступ к документам и контролировать их использование.
00:40:42 Архивирование документов
• Документы должны быть наименованы в алфавитном порядке и с датами.
• При использовании услуги архива в электронном виде, документы могут быть переведены в бумажный вид без потери юридической значимости.
00:45:31 Восстановление документов
• В некоторых случаях, документы могут быть восстановлены, но это требует отдельного обсуждения и анализа ситуации.
• Документы должны быть отсканированы и сохранены в организации, а не отданы на подряд.
00:47:30 Правоустанавливающая и правоудостоверяющая документация
• Правоустанавливающая документация устанавливает право на объект недвижимости или земельный участок, например, договор купли-продажи.
• Правоудостоверяющая документация подтверждает право собственности на объект недвижимости или земельный участок, например, свидетельство о праве собственности.
00:49:15 Изменения в документах
• В 2016 году свидетельство о собственности стало называться выпиской из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество (выписка ЕГРП).
• Выписка ЕГРП может быть получена в МФЦ.
00:51:03 Архивы и их использование
• Архивы могут быть использованы для хранения документов, которые могут понадобиться в будущем.
• Архивы могут быть организованы с помощью файлового хранилища или других систем.
• Архивы могут быть созданы с ограниченным доступом для определенных пользователей.
00:54:43 Интеграция с системами
• Архивы могут быть интегрированы с различными системами, такими как 1С, Битрикс, Чар и другие.
• Для получения консультации по интеграции архивов с системами, можно задать вопрос на сайте.