Подводя итоги года, хотим поделиться важным улучшением, которое упростило и ускорило работу юридического сервиса и теперь помогает нашим клиентам быть впереди конкурентов.
Мы автоматизировали и внедрили бизнес-процесс, который помог систематизировать работу со сделками в компании и на 100% исключает юридические риски. Юристы Бридж Групп тестировали процесс весь год и вместе с клиентами убедились в его эффективности
Делимся опытом
В основе лежит регламент по согласованию сделок, предусматривающий цепочку должностных лиц компании, согласовывающих сделку по своей части:
-
инициатор – отдел или сотрудник, который являлся «держателем» контракта или ответственным за заключение конкретного договора (закупка товара, реализация услуги заказчику и т.д.);
-
юрисконсульт – дипломированный специалист, который осуществлял проверку сделки на предмет пресловутых «подводных камней», выявлял юридические и налоговые риски. Такой блок работы клиенты делегировали аутсорсинговой компании, тем самым оптимизировав затраты на подбор, мотивацию и обучение эксперта с высоким уровнем экспертизы в области правовой экспертизы сделок;
-
главный бухгалтер/финансовый менеджер – специалист, проверяющий коммерческие условия сделки на предмет соответствия интересам бизнеса;
-
главный директор/уполномоченный подписант – управляющий бизнесом, который заключает сделку, после прохождения всех этапов согласования и тщательной проверки.
Как было раньше
Ранее услуга по согласованию сделок предполагала базовый набор юридических услуг:
-
оценку благонадежности контрагента;
-
правовую экспертизу текста договора;
-
корректировка условий договора/составление протокола разногласий.
В качестве результата клиент получал договор, текст которого нивелировал юридические риски и работал как слаженный механизм по взаимодействию с контрагентом. Условия сделки предусматривали курсовые разницы, право на выход из сделки в одностороннем порядке без санкций, удобную подсудность «дома» и даже прекращение исполнения обязательств, если есть опасения, что партнер нарушит свои.
Однако, один хорошо отработанный договор, не делал бизнес клиента безопаснее с правовой точки. Время – деньги, шкала приоритетов стремительно меняется в бурлящем океане новелл законов, политических и экономических событий. А как выстроить понятную и удобную систему согласования сделок – вопрос, не попадающий в фокус внимания предпринимателя до момента, пока:
-
партнер по сделке нарушил обязательства;
-
сделка вышла из-под контроля из-за условий, которые не были приняты должным образом во внимание при подписании;
-
изменилось законодательство, и сделка стала не выгодной, но ее нельзя расторгнуть досрочно;
-
вменили налоговые санкции по цепочке за работу с компанией, которая не заплатила НДС и «испарилась»;
-
исполнять договор стало дороже, чем нарушить его.
Новый регламент усовершенствовал процесс по согласованию сделок
Регламент также предусматривал:
1. право на отклонение сделки при выявлении в отношении контрагента объективных идентификаторов, свидетельствующих о его неблагонадежности и налоговых рисках доначисления налогов, при выборе такого партнера;
2. типы сделок, подлежащих согласованию:
-
учитывались ограничения в уставе, касающиеся крупных сделок: в данном случае в цепочку согласующих добавлялись учредители;
-
создавались допущения, когда сделку можно заключить, не настаивая на жестких изменениях, к примеру разовые краткосрочные сделки, на небольшие (для конкретного бизнеса) суммы.
3. чек-лист условий сделки, которые должны быть предусмотрены для обеспечения правовой безопасности бизнеса.
Автоматизация
Реализация регламента так, чтобы документ не потерялся на полке в компании с кипой других «стандартных» ЛНА, была автоматизирована с применением системы «Битрикс24». Визирование договора по итогу проверки осуществляется путем отработки запущенного инициатором сделки бизнес-процесса, который автоматически продвигает файл документа по сделке по цепочке согласования путем нажатия соответствующих кнопок, поименованных по смыслу соответствующего действия.
Результат
Внедрение в работу автоматического онлайн-процесса по согласованию сделок в 2,5 раза сократило время на согласование и исключило 100% юридических рисков, которые бы могли стать препятствием для успешного и прибыльного закрытия сделки.
Еще быстрее
Наши клиенты, уже успели оценить формат удаленного администрирования судебного представительства как в арбитраже, так и в судах общей юрисдикции. Использование автоматизированных систем «Правосудие» и «Мой арбитр» помогают не только оперативно подать процессуальный документ, если «горят» сроки, но и оптимизировать бюджет клиента на оплату юридических услуг. Все происходит в кабинете юриста без выезда в суд, а это существенно снижает трудочасы, которые ложатся в основу ценообразования.
Ведение судебных дел в онлайн режиме помогает оперативно включиться в процесс, исключив риск пропуска процессуальных сроков, а также экономит время на ведение судебного дела и деньги клиента.
