Перевести на ЭДО можно практически все документы, которые сейчас оформляются на бумаге или предоставляются сотрудникам для ознакомления под роспись.
Останутся на бумаге:
· трудовая книжка или СТД-Р,
· акт о НС на производстве,
· приказ об увольнении,
· документы, удостоверяющие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Задача работодателя:
1. Выбрать информационную систему для ведения ЭДО. Здесь возможны два варианта:
- собственная: обеспечивающая подписание и хранение, а также закрепление факта получения электронных документов сторонами;
- платформа «Работа в России», обеспечивающая доступ через Госуслуги и ЕСИА
2. Принять локальный нормативный акт: внести данные о выбранной системе и правилах ее посещения, список документов и групп работников, участвующих в ЭДО, период извещения и дату начала работы.
Руководитель вправе перевести на ЭДО всех, а может выбрать определенные категории сотрудников. Если никто не дал согласия, вносить изменения в ЛНА не нужно.
3. Принять ЛНА о порядке реализации ЭДО. Указать сроки изучения и визирования сотрудниками документов (к примеру, две недели), регулярность таких процедур, правила инструктирования по электронному общению с работодателем. Туда же вносится регламент коммуникации компании с профсоюзом и (если необходимо) с комиссией по трудовым спорам.
· Можно установить право работодателя создавать любой документ на бумаге, если нет связи или сломалась техника.
· В этот же ЛНА можно отдельным разделом правила эксплуатации простой электронной подписи.
· Рекомендуем включить в ЛНА порядок подачи отказа от ЭДО. Подобной практики пока нет, можно руководствоваться общим правилом по ЭЦП.
· Еще одна рекомендация – пропишите в ЛНА порядок действий, если сотрудник и дальше отдает документы на бумаге.
4. Проинформировать каждого сотрудника о переходе на ЭДО и его праве дать согласие (можно электронно).
5. Заручиться письменным согласием сотрудников. Его отсутствие трактуется как отказ. Сотрудник вправе согласиться позже.
Договариваться не нужно только с теми, кто впервые будет принят на работу с нового 2022 года.
Нельзя отказывать в приеме на работу или увольнять, если будущий или штатный сотрудник не хочет применять ЭДО, или не имеет ЭП.
Получать и пользоваться электронной подписью работник будет за счет работодателя.
6. О том, что в компании документы подписываются электронно, нового сотрудника нужно проинформировать до подписания трудового договора. Потом, и только согласившегося, соискателя нужно ознакомить с соответствующими локальными актами.
Исключительные случаи
Если руководитель и работник по-прежнему работают с бумажными документами, в исключительных ситуациях (производственные аварии, пожар, наводнение и так далее), они могут временно обмениваться электронными или отсканированными (сфотографированными). Такую возможность необходимо также предусмотреть в ЛНА. Потом необходимо обменяться электронными оригиналами.
Что еще нас ожидает?
• Для приема на работу не обязателен приказ: факт трудоустройства фиксируется только трудовым договором.
• С сентября этого года всем компаниям, в штате которых более 25 человек, необходимо публиковать информацию о вакансиях в единой базе «Работа в России». В эту же категорию попали юридические лица, в соучредителях которых есть РФ, субъект РФ или муниципальное образование.
• Работодатель ответственен за сохранность электронных документов