12+1 шагов перехода с SAP на 1С: руководство по подготовке

С марта 24 года немецкий IT-гигант SAP все-таки блокирует работу в России, в том числе и по параллельному импорту. 2 года прошло с момента объявления об уходе немецким поставщиком ПО, но есть компании, которые так и не выбрали альтернативу.

Это означает, что сейчас, когда возникла реальная угроза непрерывности ведения бизнеса, придется в авральном порядке переходить на безрисковый сервис. В нашей практике уже случился кейс, когда для нашего клиента эксперты за одну неделю перенесли на 1С критически важные данные с SAP. Такая авральная работа нам оказалась под силу, но лучше все-таки не допускать критических ситуаций.

Для себя мы выработали некий чек-лист, которым можно руководствоваться при переходе, чтобы процесс прошел максимально безболезненно, а система работала как часы.

1.   Определить бизнес-цели проекта:

·     Комплексный перевод функций

·     Частичный перевод функций (бухгалтерский и налоговый учет, управленческий учет, бюджетирование и казначейство, закупки, контрактование и т.д.)

·     Оценка накопленной «критической массы» изменений, не подлежащих реализации в SAP и негативно влияющих на функционирование бизнеса

2.   Определить и сформировать перечень требований:

·     функциональных требований

·     нефункциональных требований

·     запросы на изменения и улучшения процессов, подлежащих переводу

·     приоритет процессов и функций для перевода 

3.   Произвести на основе п.п. 1 и 2 выбор оптимального продукта из линейки 1С

(а)1С: ERP или УХ, в отличие от общепринятого мнения и синонимичной классификации, в ряде случаев являются избыточными 

4.   Провести аудит бизнес-процессов и учетных процессов, подлежащих переводу

(а) этот шаг поможет системно и качественно подойти к проектированию функциональности новой системы 1С, оптимизирует сроки и бюджеты проекта.

(б) если бизнес-процессы не описаны, можно делегировать исполнение этапа на выбранного внедренца (поставщика услуг). В данном случае аудит производится методом интервьюирования владельцев процессов и заинтересованных сторон с последующим описанием процессов в формате AS IS…TO BE 

5. Определить и утвердить бизнес-правила, методологии учетных функций, образцов форм и отчетов.

Критично для перевода функций бухгалтерского и налогового учета: зачастую учет в SAP идет по внутригрупповым политикам и МСФО, не совпадает с планом счетов РСБУ/аналитическими разрезами в 1С и предустановленной методологией учета, регламентированная отчетность формируется в excel или иных дополнительных программах, что совокупно приводит к острой необходимости предварительно разработать целевую методологию учетных функций, сопоставление и миграцию данных.

6. Провести обследование IT-архитектуры для выявления интегрированных систем, обменов данными для восстановления в контуре 1С

(а) если обследование IT-архитектуры не произведено, можно делегировать исполнение задачи на выбранного внедренца (поставщик услуг)

7. Провести GAP – анализ и сформировать лист превентивных решений (включая доработки функциональности и кастомизацию системы)

8. Учесть в бюджете проекта, если потребуется оборудование и лицензирование:

·       Серверное оборудование (тестовый и промышленный контур)

·       Лицензия на право использования программного продукта 1С

·       Лицензии серверов

·       Рабочие места пользователей

·       Лицензии рабочих мест пользователей

·       Каналы передачи данных (если потребуется расширять или обеспечивать) 

9. Сбалансировать объемы проекта и бюджет при необходимости 

10. Сформировать команду проекта 360°.

•      В команде проекта должны быть следующие роли для его успешности:

•      Куратор проекта (как пример, топ-менеджер от ключевой бизнес-функции)

•      Менеджер проекта

•      Владельцы процессов

•      Функциональные эксперты

•      Методологи и бизнес-аналитики

•      Программисты 1С и ИТ-специалисты (включая роль архитектора системы при сложноинтегрированном и высоконагруженном проекте)

•      Специалисты поддержки и тестировки

•      Специалисты команд смежных/ интегрированных систем для их доработки и/или выгрузку исторических данных 

11. Подготовить запас прочности по человеческим ресурсам.

Реализация подобного рода проекта требует глубокого вовлечения участников проекта, увеличивает нагрузку на участников, параллельно выполняющих и операционные, и проектные задачи (традиционная ситуация, которая случается в 100%).

Такой запас прочности также может быть сформирован путем привлечения профильной аутсорсинговой компании (поставщик услуг) на консалтинговый проект. 

12. Определить базовые элементы и артефакты управления проектом, для примера:

• Детальный план-график проекта с контрольными событиями или бэклог проекта

• Ресурсный план и бюджет

• Реестр рисков

• Реестр изменений

• Журнал регистрации проблем и эскалаций

• Краткий план управления проектом, включая:

·       методологию управления проектом,

·       план (правила) управления содержанием проекта, сроков, стоимости, коммуникации

·       план (правила) управления изменениями, рисками и эскалациями

·       органиограмма команды проекта

·       Статус-отчет по спискам БП, функций, спискам доработок

Каденции: еженедельный управляющий комитет/ дейли-митинги/ демонстрации спринта

Трекер задач исполнителя/заказчика 

И не забудьте про самое важное (тот самый плюс один шаг в этом списке): 

Мотивация команды проекта и обучение сотрудников работе в новой системе! 

Значительная часть проектов, связанных с заменой программного обеспечения, терпели крах или саботировались при вводе в эксплуатацию именно при их отсутствии или некачественном исполнении.