О вебинаре:
Изменения в трудовом законодательстве, смена команды кадровых специалистов, судебные споры с работниками, массовые кадровые изменения, изменения в процессах – все эти факторы являются основанием для проведения аудита кадрового учета. Аудит позволяет выявить зоны риска для компании. Порой эта процедура кажется трудоемкой. Но если действовать по определенной схеме, то можно самостоятельно оценить состояние дел в кадровой службе.
На вебинаре узнаете, какие документы важно проверить в первую очередь.
Подробно расскажем о том, как провести аудит качественно, не затрачивая на это много времени.
Почему тема актуальна?
Контроль: Ежегодно в трудовое законодательство вносится множество поправок, каждая компания рано или поздно сталкивается с трудовыми спорами и заменой кадровых специалистов. Кроме того, принимать управленческие решения необходимо на основе достоверной информации.
Риски: Цена ошибки в кадровых документах и локальных актов может доходить до нескольких миллионов рублей.
Задачи развития: Важно периодически проводить аудит кадровых документов и локальных актов. Обладая достоверной информацией, можно избежать неправильного решения.
На вебинаре расскажем
Цели проведения кадрового аудита
Определение объема проверяемых документов на основе процессов компании
Какие условия проверять в трудовом договоре
Что проверять в локальных актах (обязательные и необязательные).
Проверка штатного расписания.
Планирование корректировочных мероприятий по итогам аудита.
По итогам вебинара вы узнаете:
Как определить минимально необходимый объем документов для проверки
На что обращать внимание при проверке различных документов
Как запланировать корректировочные мероприятия.
Краткое содержание вебинара:
00:00:05 Проведение кадрового аудита
• Валентина Яковлева, руководитель департамента расчета заработной платы и кадрового учета, рассказывает о проведении кадрового аудита.
• Цель аудита - привести текущие документы в соответствие с действующим законодательством и внутренними процессами компании.
• Аудит позволяет выявить зоны риска для компании и скорректировать документы и процессы.
00:07:18 Цели проведения аудита
• Привести текущие документы в соответствие с действующим законодательством.
• Выявить зоны риска для компании.
• Устранить нарушения, которые могут привести к административной ответственности.
• Выявить нарушения, которые могут стать поводом для споров с работниками.
00:12:01 Изменения в законодательстве
• Иностранцам больше не требуется оформлять ДМС.
• Исполнителям по договорам ГПХ необходимо выплачивать пособие на случай временной нетрудоспособности.
• Отменили справку 182Н.
• Вахтовые работники теперь получают дополнительную компенсацию или оплату проезда.
• Запрет на лишение премии в связи с наличием дисциплинарного взыскания на весь период действия взыскания.
00:14:28 Изменения в оплате сверхурочной работы
• В августе 2022 года выйдет статья на тему постановления Конституционного Суда о порядке оплаты сверхурочной работы.
• С 1 января 2024 года вступят в силу поправки, которые необходимо предусмотреть в положении об оплате труда или ином документе, регулирующем систему оплаты труда.
00:16:09 Проверка полномочий подписанта
• Важно проверять полномочия подписанта кадровых документов, особенно если есть доверенность.
• Необходимо проверять все обязательные локальные акты и приказы, действующие в отношении всех работников.
00:18:44 Проверка трудовых договоров
• Проверяются трудовые договоры с генеральным директором, лицами с доверенностью, совместителями, офисными работниками, дистанционными работниками.
• Важно учитывать особенности работы с каждой категорией сотрудников.
00:22:06 Проверка документов, связанных с кадровыми процессами
• Включаются в проверку документы, связанные с увольнением, дисциплинарной ответственностью, командировками, сверхурочной работой, работой в ночное время, в выходные дни, удержаниями из заработной платы, предоставлением отпусков и дополнительными гарантиями.
00:24:11 Глубина проверки
• Рекомендуется глубина проверки не более одного года, так как срок привлечения к административной ответственности составляет один год.
• Не имеет смысла проверять все документы, достаточно выборки от 10 до 30% документов для выявления системных ошибок.
00:27:56 Обязательные условия в трудовом договоре
• Место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени, условия труда на рабочем месте, гарантии и компенсации за работу во вредных условиях, характер работы, условия в обязательном социальном страховании, ненормированный рабочий день, дополнительные отпуска.
00:32:15 Локальные документы
• Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, положение о персональных данных, положение о командировках и разъездном характере работы, положение о дистанционной работе, положение о ненормированном рабочем дне, положение о суммированном учете рабочего времени, положение о квотировании рабочих мест для инвалидов, положение об аттестации сотрудников.
00:40:52 Аттестация сотрудников
• В компании может быть введен механизм аттестации сотрудников, чтобы иметь возможность уволить сотрудника при наличии правильного документального фонда.
• Положение об аттестации сотрудников должно быть разработано и проведено хотя бы раз в два года.
00:46:23 Обязательные должности в штатном расписании
• В штатном расписании должны быть указаны обязательные должности, такие как генеральный директор, директор, президент компании, специалист по охране труда, специалист по воинскому учету, главный бухгалтер (только в кредитных организациях), специалист по гражданской обороне и ответственный за безопасность дорожного движения (если организация занимается перевозками).
00:52:21 Ознакомление с локальными актами
• Все работники должны быть ознакомлены под роспись с локальными актами, а листы ознакомления должны быть прошиты вместе с локальным актом и пронумерованы для максимальной защиты компании в случае судебных разбирательств.
00:53:35 Аудит кадровых документов
• Инспекторы обращают внимание на наличие второго экземпляра трудового договора, идентичность наименования должности, подразделения в приказах, трудовой книжке и трудовом договоре.
• Важность проверки графика отпусков, порядка деления на части, переноса отпусков, согласия, категорий работников, имеющих право приоритетного предоставления отпуска.
• Должностные инструкции должны соответствовать должности, указанной в трудовом договоре.
• Проверка книги учета движения трудовых книжек, договоров о полной материальной ответственности, выдачи расчетных листков, предоставления гарантий работникам в особых случаях (доноры, диспансеризация, дети-инвалиды, мобилизованные и жены мобилизованных).
00:58:33 Последствия нарушений
• Вероятность наступления риска и его последствия (административная ответственность, трудовые споры).
• Важность понимания вероятности наступления риска и его влияния на компанию.
01:02:54 Рекомендации по проведению аудита
• Рекомендуется проводить кадровый аудит раз в год, при изменениях в процессах, законодательстве или глобальных событиях.
• Чем чаще проводится аудит, тем меньше документов для проверки.
• Согласие в программе 1С не соответствует законодательству в 99% случаев.