О вебинаре:
Бухгалтеру отдыхать некогда: после сдачи годовой отчетности наступает пора, когда все документы нужно срочно привести в порядок, если это не было сделано раньше, а некоторые уничтожить. Этот процесс строго регламентирован, но тем не менее, есть варианты как сделать его проще: оптимизировать трудозатраты и сэкономить средства.
На вебинаре узнаете, какие отдельные категории документов со специальными условиями их уничтожения есть у вас в компании и что изменилось в 24 году.
Подробно расскажем о том, как быстро провести экспертизу ценности документов по чек-листу
Почему тема актуальна?
Контроль: п. 1 ст. 29 закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Риски: уничтожить документы, которые могут запросить контролирующие органы
Задачи развития: оптимизировать работу и пространство
На вебинаре расскажем
Какие законы регламентируют хранение документов Какие документы нельзя уничтожить даже по истечении 5 лет
Порядок действий при уничтожении устаревших бухгалтерских документов
Что и когда уничтожать при реорганизации
Что делать с макулатурой
Как мотивировать сотрудников собирать макулатуру и меньше печатать
Как оптимизировать работу с документами
Как ускорить поиск документов в бумажном и цифровом вариантах
Какие выгоды вы получите при работе с цифровыми документами
По итогам вебинара вы получите
Получите план действий при уничтожении устаревшей бухгалтерской документации, Поймёте, что делать с документами при ликвидации/реорганизации организации,
Услышите наш опыт того, как мы мотивируем сотрудников и что делаем с макулатурой,
Посмотрите наш опыт в сфере быстрого поиска документов в бумаге и цифре.
Краткое содержание вебинара:
00:00:00 Введение• Вебинар посвящен уничтожению документов после сдачи годовой отчетности.
• Будут обсуждаться законы, регламентирующие хранение документов, порядок действий при уничтожении устаревших документов, а также мотивация сотрудников собирать макулатуру.
00:07:48 Законы и сроки хранения документов
• Основной закон - 125-ФЗ от 22.10.2004.
• Также учитываются законы о бухгалтерском учете, об архивном деле и другие.
• Сроки хранения документов зависят от вида деятельности и могут быть изменены.
00:11:01 Порядок уничтожения документов
• Уничтожение документов должно быть обосновано и соответствовать законодательству.
• Важно учитывать законы об отходах производства и потребления, охране окружающей среды.
• Нельзя просто избавиться от документов, необходимо соблюдать сроки хранения.
00:14:23 Уничтожение бухгалтерских документов
• Важно сохранять документы по списанию убытков и дебиторской задолженности.
• Уничтожение документов по амортизируемому имуществу возможно только после его списания или продажи.
• Уничтожение документов с убытком от продажи имущества возможно только после проведения процедуры списания.
00:19:35 Порядок уничтожения документов
• Создание комиссии для определения документов на уничтожение.
• Составление акта о выделении документов на уничтожение.
• Указание количества папок и документов в акте.
• Передача акта руководителю организации для уничтожения документов.
00:25:11 Уничтожение документов
• Уничтожение документов любым способом, кроме сжигания.
• Заключение договора с подрядчиком для уничтожения документов.
• Составление акта об уничтожении документов.
00:28:28 Реорганизация компании и уничтожение документов
• Важно уничтожить не все подряд при реорганизации компании, а только те документы, которые больше не потребуются.
• Уничтожение документов до внесения записи о прекращении деятельности компании.
00:33:54 Макулатура и уничтожение бумаг
• Макулатура должна быть разделена, упакована и архивирована.
• Уничтожение бумаг должно быть организовано и контролироваться архивариусом.
00:37:05 Переработка макулатуры
• Переработка макулатуры в благотворительных целях, очистка природы и сохранение ресурсов для будущих поколений.
00:41:06 Сбор и переработка макулатуры
• В компании есть два вида макулатуры: картон и бумага.
• Картон образуется при доставке документов, а бумага - при печати презентаций и нормативных актов.
• Макулатура сортируется и отправляется на переработку.
00:46:48 Оптимизация работы с документами
• В компании установлены два монитора для каждого сотрудника, работающего с первичной документацией.
• Документы сканируются и передаются в работу только в виде сканов.
• Коллеги из других подразделений распределяют документы в базу.
• Оптимизация работы с документами позволяет сократить время на обработку запросов.
00:54:45 Преимущества работы с цифровыми документами
• Оптимизация работы специалистов, так как они не тратят время на поиск документов и могут работать с ними в любое время.
• Освобождение площадей, так как документы хранятся в электронном виде и не занимают место на столах и полках.
• Мотивация сотрудников, так как они могут видеть свои достижения и награды на рабочем месте.
• Экономия на обслуживании, так как специалисты не распечатывают документы и меньше тратят на бумагу и картриджи.
00:57:55 Вовлечение сотрудников в экономию ресурсов
• Работа с бумагами может быть тяжелой и вызывать усталость у сотрудников, поэтому важно мотивировать их на использование цифровых документов.
• В прошлом, бухгалтеры могли часами искать документы в архиве, но сейчас они занимаются важными задачами и рады, что их рабочее место стало эстетичнее.
• Важно, чтобы архив выглядел красиво и приятно, чтобы сотрудники могли наслаждаться его видом и поддерживать порядок.