- получение надлежащего качества ведения учета на непрерывной основе;
- оперативный доступ к экспертизам более высокого уровня и смежным компетенциям;
- трансфер ответственности и рисков;
- снижение нагрузки на управленческий и административный аппарат за счет вывода функций из контура компании;
- высвобождение ресурсов (HR, время, деньги, технологии, обучение и так далее) и фокусировка на ключевых целях и задачах компании;
- рычаг быстрого масштабирования, поддерживающий рост клиента (вне зависимости от того, происходит ли масштабирование действующего бизнеса, запускается ли новое направление или компания выходит на международный рынок, так как аутсорсинговые организации сосредотачивают в себе опыт ведения учетных функций компаний из разных видов деятельности и отраслей);
- снижение прямых издержек на ведение учетных функций, что не всегда является прописной истиной, но зачастую дает приятный эффект;
- системный (четкость, прозрачность, регламентация, регулярность) и интегрированный подход (основная компетенция, поддерживаемая технологиями, юристами, клиентскими менеджерами, нацеленные на удовлетворение потребности клиента) к работе, формирующие положительный клиентский опыт
- IT-инфраструктура с высоким уровнем безопасности и сохранности данных, отвечающая предъявляемым требованиям отрасли.
Кому необходим аутсорсинг
Среди множества тех самых непрофильных функций существует ряд наиболее чувствительных к трансферу (ввиду своей неотъемлемости, фундаментальности, содержания конфиденциальных данных, степени влияния на штатное функционирование бизнеса в целом, а также пристального контроля со стороны госорганов). Чаще всего это бухгалтерский и налоговый учет, кадровый учет и payroll, некачественное ведение которых и последующие проверки, штрафы, утечки данных и прочие проблемы могут привести компанию к крушению.
И, как полагается, чем крупнее организация, тем выше цена риска и последствия.
Поэтому для компании крайне важно, принимая решение передавать функции на аутсорсинг, осознанно и с должной осмотрительностью подойти к выбору будущего аутсорсера, тем самым максимизировав выгоды и минимизировав свои риски.
Сразу оговоримся, что определенная сложность выбора заключается в огромном количестве игроков «от мала до велика» при отсутствии нормативного регулирования отношений аутсорсинга и санации со стороны государства
И если вопрос качества услуг, благонадёжности и ответственности устоявшихся игроков нашей отрасли не вызывает сомнений, то сложности и негативный опыт, полученные компаниями при сотрудничестве с иными провайдерами, весьма громко говорят о необходимости превентивных мер.
Тендер: быть или не быть
Большинство компаний среднего и крупного бизнеса используют тендерную процедуру, как превентивную меру, для выбора надежного подрядчика, способного удовлетворить потребности и цели компании надлежащим образом и за оптимальные ресурсы (деньги, время, и да, нервы) с минимальными рисками.
Где окажется запятая, в конечном итоге, зависит от качественного проведения тендера и тщательной оценки существенных параметров выбора.
Как выбрать грамотного провайдера, правильно расставить запятые и быть уверенным в:
- выполнении целей передачи учетных функций на аутсорсинг,
- качестве и надежности получаемого сервиса,
- отсутствии рисков и непредвиденных обстоятельств (в том числе, нежданное появление государственных контролирующих инспекций на пороге ваших дверей);
- долгосрочном и плодотворном сотрудничестве,
- устойчивом развитии бизнеса
- спокойном сне ответственных лиц компании
Определяем потенциальный лист компаний для направления тендерного задания, приглашения к участию и сбору гайдов:
I. Источники сорсинга:
1) Сарафанное радио/рекомендации – классический и достаточно эффективный способ, если есть у кого спросить. У рекомендателя должны быть схожие с вашими потребности/цели, а опыт увенчался успехом.
2) Брендинг – на рынках всегда есть известные бренды, завоевавшие свое лидерство и авторитет. Многие из них имеют международные корни и находятся на слуху у всего мира. Будет ли такой выбор безопасным – вероятно, эффективным для разрешения целей – возможно, оптимальным – вряд ли.
О чем речь? Если вы являетесь крупнейшим налогоплательщиком и частью международного холдинга с большим количеством внутригрупповых расчетов, трансфертными платежами и постоянным мониторингом налоговой, лучше выбрать провайдера, специализирующегося на данных проблематиках, имеющего прикладной подтвержденный опыт и экспертизу. В таком случае высокая (а иногда непомерно высокая, на первый взгляд) стоимость сервиса будет оправдана минимизаций не менее высоких в денежном эквиваленте рисков и штрафов.
Если же ваша деятельность не является настолько сложноорганизованной и специфичной, то на локальных рынках всегда есть менее именитые, но не менее добросовестные и компетентные провайдеры, предоставляющие нужный спектр услуг надлежащего качества на более оптимальных условиях, и точно достойные вашего внимания.
3) Поисковые системы по целевым запросам – данный способ подходит для начала формирования листа и получения первичной информации о провайдерах, при этом не является достаточным и требует более глубокого анализа рыночных позиций, рейтингов и т.д.
4) Рейтинги – часто применяемый метод формирования листа, при этом может выступать и как самодостаточный инструмент, и как критерий в рамках проводимого анализа первичных данных.
Очень важно обращаться за мнением именно к экспертным источникам и авторитетным агентствам, например, RAEX – лидер мнения на рынке аутсорсинга.
5) Посещение профильных/ отраслевых конференций – на таких мероприятиях будут представители провайдеров и партнеров, которые сами вас найдут, во всех красках расскажут о своих компаниях и сервисах, предоставят контакты и материалы с подробной информацией, сформируют первое впечатление о потенциальном аутсорсере. Способ явно длительный, требующих усилий, времени и офлайн коммуникаций, и, следовательно, может выступать как дополнительный инструмент для компаний, готовящихся к тендерам в долгосрочной перспективе.
II. Первичные параметры отбора на тендер.
Итак, информация собрана, лист потенциальных провайдеров сформирован, что дальше? На основе каких параметров можно отобрать целевых участников тендера?
1. Опыт работы провайдера в отрасли – вопрос, имеющий несколько трактовок, и каждая из них важна.
Во-первых, срок существования компании-провайдера на рынке аутсорсинга дает первичное минимальное представление о наличии опыта (а какого именно, вопрос следующий), прозрачности целей ее существования и определенной стабильности.
Во-вторых, опыт оказания сервиса провайдером именно в вашей отрасли еще более значимый параметр для отбора.
Конечно, на тему специфичной специфичности создано огромное количество мемов и анекдотов. Любому здравомыслящему человеку очевидно, что сфера оказания услуг, производство товаров, ритейл и строительство нефтепроводов имеют ряд глубинных отличий, которые красной нитью проходят сквозь все этапы и процессы жизнедеятельности таких компаний, и учетные функции не исключение.
Важно осознавать, что, выбирая провайдера, не обладающего опытом работы с вашей отраслью, вероятно в итоге вы получите нужный результат. Вопрос только в том, какими ресурсами и нервами. Ведь на вас по факту будут учиться и восполнять знания в той самой специфичной специфичности. Ответ на вопрос «А оно вам надо?» - сугубо риторический.
2. Наличие релевантного тендерному заданию опыта работы.
Вопрос еще более глубинного характера, который стоит проработать, чтобы потом ожидание не разбилось об реальность.
Рынок аутсорсинга, и учетных функций тоже, многогранен, насчитывает тысячи типов операций, сотни методологий и методов их выполнения, отличается материально-ресурсными мощностями, технологиями и инструментарием, гибкостью и другими факторами для оказания вам сервисов.
Поэтому, чтобы попасть «не в бровь, а в глаз», важно целиться на провайдеров, которые имеют +/- сопоставимый техническому заданию опыт.
К примеру, вы - крупный ритейл с сильной географической распределенностью, каждодневными операциями, исчисляющимися миллионами рублей, тысячами людей, и необходимостью вести оперативный товарный, кассовый, кадровый учет, платить вовремя многочисленным поставщикам, ежедневно контролировать складские запасы и получать данные по продажам.
Задача явно выполнимая, если она в умелых руках, но под силу далеко не каждому провайдеру.
Чтобы оказать услуги на надлежащем уровне, удовлетворяющие такого рода потребности компании, у провайдера должен быть мощный административно-хозяйственный отдел с отлаженными и четкими процессами логистики и документооборота, цифровые технологии обработки и контроля процессов, различные каналы коммуникации, высокий уровень автоматизации, в том числе в обмене и трансформации данных, компетентный персонал в достаточном количестве и резервы во всем для обеспечения непрерывности процессов.
Или более простой пример, ваша компания ведет учет в GSAP, Workday и т.д. Дальнейший выбор очевиден: ваш провайдер должен уметь работать с данными системами и/или обеспечить обмен данными между учетными системами в установленном формате (в зависимости от строгости предъявляемых требований).
3. Благонадежность провайдера и его финансовая устойчивость – обязательное условие для долгосрочных отношений и вашего спокойствия.
Первое и очевидное, ИФНС в принципе предъявляет требование к проверке благонадежности контрагента при заключении сделок участниками рынка.
Второе, аутсорсинг предполагает длительное сотрудничество и вам необходимо убедиться, что ваш провайдер чист, надежен, устойчив и будет работать на рынке еще долгое время. Передача учетных функций дело тонкое и доверительное. Быстро и безболезненно передать ведение учета от провайдера к провайдеру вряд ли получится, да и процедуру выбора нового подрядчики придется повторить, только в очень сжатые сроки.
Третье, ключевыми ресурсами аутсорсинговых компаний являются компетентный персонал и технологии. Ни первых, ни вторых вы не найдете в компаниях, неспособных в полном объеме и в срок исполнять свои обязательства, с отсутствием финансирования на цифровизацию процессов и с сомнительным будущим.
Четвертое, вместе с трансфером учетных функций компания также передает провайдеру риски, возникающие при их ведении, в том числе штрафы, пени, доначисление при проверках, суды и т.д. А значит, при реализации рисков, провайдер должен иметь достаточные ресурсы для их покрытия и продолжения своего нормального функционирования.
4. Страхование профессиональных рисков гарантирует, что при наступлении неблагоприятных ситуаций провайдер свои обязательства по ответственности выполнит, а компания получит возмещение. При этом стоит обращать внимание на сумму страхования и сроки действия полиса.
Ввиду того, что:
а) аутсорсеры оказывают сервисы сотням компаний, находящихся в клиентском портфеле,
б) основные контракты, как правило, имеют долгосрочный характер,
в) срок исковой давности по налоговым проверкам и проверкам госорганов - 3 года,
Хорошо, если провайдер страхует риски ежегодно и не менее, чем на 5 миллионов рублей.
5. Рейтинги и рекомендации. Высокие, устойчивые позиции в экспертных рейтингах и наличие положительных рекомендаций – хороший признак, говорящий о репутации и признании заслуг провайдера на рынке, а также доверии клиентов.
При этом следует отметить, что данный параметр не является самодостаточным и должен рассматриваться совокупно с остальными.
В компании Бридж Групп ваши риски финансово застрахованы. Получить консультацию по услуге
Итак, лист провайдеров утвержден, приглашение на участие в тендере и техническое задание направлены, гайды получены. Что дальше? Во второй части рассказываем, какие критерии претендентов надо проанализировать в первую очередь и как это сделать.