ISO 27001 стандарт безопасности
Состоим в реестре надежных партнеров
10 млн. рублей страхование ответственности
150+ специалистов в области бухучета, кадров, охраны труда, юриспруденции и IT
по автоматизации управленческого учета успешно реализовано
оказываем услуги по аутсорсингу
компании находятся в разных городах России
уже работают с нами
Что входит в состав услуги:
Возврат/Вручение электронного архива
Передача готового электронного архива и реестра клиенту путём направления ссылки на скачивание или передача посредством носителей информации (флэш-карта, внешний диск).
Мануал работы в электронном архиве:
Подготовка подробной инструкции о том, как дальше поддерживать архив в актуальном состоянии.
Презентация работы электронного архива
1 презентация онлайн/оффлайн о том, как ориентироваться в архиве, как получить к нему доступ, что ещё можно делать с файлами.
Создание подробного реестра документации:
Обсуждение необходимых к вычленению атрибутов (Тип, дата, №, контрагент, ИНН контрагента, сумма с НДС, сумма без НДС, присвоение уникального номера документа/путь, где найти файл).
Заполнение электронного архива:
- Распределение файлов по согласованной структуре архива;
- Дополнение электронного архива в зависимости от пожеланий/уточнений Клиента
Наименование документов (индексация, хэштегирование):
- Внесение необходимых для идентификации атрибутов документов (тип, №, дата, контрагент)
- Присвоение уникального номера документа (только при работе с реестром)
Создание структуры электронного архива:
- Обсуждение с клиентом удобной структуры, пожелания к структуре;
- Создание структуры цифрового архива;
- Дополнение пожеланиями к структуре.
Сканирование документов:
- Сканирование сшитых документов на планшетном сканере;
- Сканирование документов А5;
- Сканирование документов на потоковом сканере А4;
- Сканирование документов формата А3;
- Сканирование документов А2.
Разбор перемешанных электронных документов:
- Разделение документов по типам операций (поступление, реализация, хозяйственные операции, акты сверки, авансовые отчеты, кадровые документы, правоустанавливающие, договорные, ресурсные, письма);
- Распределение документов по типам документов (Акт, СФ, Акт сверки, ТН, ТТН, Торг-12, Счёт, Договор, Кадровые приказы, Заявления, Выписка, Приказ и т.д.);
- Разделение по Контрагенту (при множественности юридических лиц);
- Распределение по периодам (год/квартал/месяц);
- Проверка подлинности (наличие подписи и печати в скане с обеих сторон);
- Выделение копий документов и вторых экземпляров документов из общей массы сканированных документов;
- Выделение документов, устаревших и не подлежащих дальнейшему хранению, к уничтожению в отдельную папку.
Уже оценили нашу работу