Отдел кадров выполняет важную для компании функцию, связанную соблюдением трудового законодательства. В зависимости от специфики компании, операционный документооборот в отделе может занимать существенное количество времени. Это приводит к ошибкам, увеличенным расходам и текучке в отделе кадров.
Давайте разберемся как руководителю решить указанные выше задачи.
Выявить варианты оптимизации поможет аудит кадровых документов и кадровых процессов.
При проведении аудита можно использовать следующий план:
1. Определить методы сбора данных (интервью, анкетирование, анализ документов) и инструменты анализа (процессное моделирование).
2. Определить ключевые критерии оценки: соответствие законодательству РФ, эффективность (время выполнения, затраты), автоматизация.
3. Описание процесса с выделением ролей, задач и времени на их исполнение.
Результаты аудита помогут выявить проблемы и узкие места.
Их можно условно разделить на несколько категорий:
1. Дублирование действий.
2. Выполнение лишних действий.
3. Задержки на этапах.
4. Избыточное использование бумажных носителей.
5. Отсутствие автоматизации.
Ниже разберем подробнее каждую из них.
1. Дублирование действий.
Отсутствие четкого распределения ролей и описания функционала каждой должности порой приводит к тому, что одну и туже операцию сотрудники выполняют несколько раз:
- распечатали документы и приготовили их к подписанию, положив на стол; своевременное подписание не случилось, а документы затерялись в кипе бумаг. В итоге кадровый специалист тратит дополнительное время либо на их поиск, либо на повторное распечатывание и формирование;
- поиск документов и изготовление их копий – то, на что специалист отдела кадров также тратит много времени, порой в отношении одного и того же документа;
- несколько специалистов выполняют одну и ту же работу несколько раз; например, несогласованность действий может привести к тому, что оформление кадрового события сотрудника выполняют несколько кадровиков,
- руководитель мануально проверяет за своими сотрудниками качество подготовленных документов.
2. Выполнение лишних действий.
Недостаточное знание трудового законодательства может приводить к тому, что сотрудники отдела кадров выполняют лишние действия:
- оформление заявления о приеме на работу, о переводе, о совмещении и др.;
- оформление карточки Т-2,
- оформление приказа о приеме на работу.
Эти документы не являются обязательными, поэтому компания может отказаться от их использования.
Кроме того, часто встречается факт оформления документов, которые можно считать лишними, т.е. не защищающими интересы работодателя, так как они подготовлены некачественно. К таким документам можно отнести:
- должностная инструкция: если она просто скачана с интернета и не индивидуализирована под конкретную компанию, процессы и должности, то ничего, кроме потенциального воздействия на сотрудника она не несет;
- соглашение о неразглашении конфиденциальной информации: если в компании отсутствует система соблюдения всех требований законодательства о конфиденциальной информации, то одна подписанная бумажка компанию никак не защитит в случае инцидента;
- договоры о полной материальной ответственности: часто их оформляют со всеми подряд сотрудниками; при этом закон устанавливает четкие правила оформления этого документа;
- программа на испытательный срок: при отсутствии качественных должностных инструкций и контроля выполнения программы, документ также не позволит уволить сотрудника, если он не подходит.
И таких примеров оформления бесполезных документов можно привести с десяток.
Кроме того, недостаточная квалификация сотрудника или его невнимательность приводит к тому, что он один и тот же документ или одну и туже операцию проделывает несколько раз.
Чтобы исключить создание излишних документов или действий, можно обратиться к экспертам в сфере трудового права в удобном для компании формате, которое предполагает решение всех вопросов для HR.
3. Задержки на этапах.
Это часто связано с многоуровневым процессом согласования и загруженностью согласовантов. Наиболее часто они встречаются в таких процессах как:
- оформление графика отпусков в конце года,
- внесение изменений в график в течение года (переносы, разделение на части, отзыв из отпуска),
- повышение оплаты труда, переводы, перемещения,
- командировки и др.
4. Избыточное использование бумажных носителей
Избыточность заключается в двух факторах:
- компании не переходят на КЭДО,
- оформление «лишних» документов, о которых сказано выше.
5. Отсутствие автоматизации процессов.
Не все компании достаточно технологичны, чтобы в полной мере использовать все возможности. Процессы, которые занимают много времени и которые можно на текущий момент автоматизировать:
- первичный ввод данных в информационную систему при оформлении сотрудника на работу; есть инструменты, позволяющие при сканировании документов сотрудника автоматически заносить данные в информационную систему,
- формирование табеля учета рабочего времени, особенно этот процесс трудоемок при суммированном учете рабочего времени; автоматизировать можно систему СКУД таким образом, что фактически отработанное время сотрудника автоматически вносится в информационную систему и формирует табель учета рабочего времени,
- формирование пакета документов кадровых событиях; например, в среднем на формирование пакета документов при приеме на работу сотрудника уходит около 1 часа времени кадрового специалиста, но если в информационную систему внести все необходимые печатные формы, то время может сократиться до 15-20 минут;
- в целом отсутствие КЭДО; переход на КЭДО позволяет не только подписывать в одно мгновение большинство документов, и знакомить с локальными актами, но и упростить согласование процедур, а также избавить кадрового специалиста готовить документы по запросу работника или руководителя и изготавливать документы на бумаге.
Таким образом, оптимизировать, а значит повысить эффективность и сократить расходы на отдел кадров можно путем:
1. Введения четкого процесса с распределением ролей. Это поможет избежать дублирования действий и позволит сократить время на поиск ответа на вопрос «а кто это должен делать?».
2. Исключения лишних, т.е. не приносящих пользу компании и работнику, документов из документооборота.
3. Автоматизации всех возможных процессов.
4. Внедрения КЭДО. Дополнительный экономический эффект от внедрения КЭДО получат компании с большим количеством дистанционных работником, так как сократятся в том числе расходы на почтовые службы.
Как правило, аутсорсинговые компании максимально оптимизируют процессы и трудозатраты их кадровых специалистов гораздо ниже, а следовательно, для компании такой выход будет более экономически целесообразен. Кроме того, при передаче кадрового делопроизводство на аутсорсинг происходит трансфер ответственности, в том числе за соблюдение требований трудового законодательства.
