Трудоустройство – юридически значимая процедура, требующая строгого соблюдения законодательства. Ошибки при оформлении могут привести к штрафам, судебным искам, а трудовые отношения могут признать незаконными.

В этой статье мы опишем полный пошаговый алгоритм приема на работу с учетом особенностей для некоторых категорий работников (вредные условия, дистанционные сотрудники, женщины и др.).

1. Проверка документов

При трудоустройстве кандидат обязан предоставить ряд документов (ст. 65 ТК):

 Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (если кандидат ранее уже работал). При этом совместители по общему правилу трудовую книжку не предоставляют, а дистанционные сотрудники могут по соглашению с работодателем ее не предоставлять (ст. 312.2 ТК).

 СНИЛС, в том числе в электронном виде (кроме впервые устраивающихся).

 Документ об образовании (если работа требует специальной подготовки).

 Военный билет или иной документ воинского учета (для военнообязанных).

Рекомендуем прочитать статьи:

Прием на работу без военного билета: как поступить работодателю,

Можно ли не брать на работу без военного билета.

Дополнительные документы (в зависимости от должности):

• Медкнижка (для работников питания, медиков, педагогов).
• Справка об отсутствии судимости (для педагогов, госслужащих).

Особые случаи:

• Иностранцы – разрешение на работу/патент.
• Несовершеннолетние – согласие органов опеки, родителя.

Рекомендация:

Проверяйте подлинность документов. Прием на работу по поддельным документам может привести к прекращению трудового договора (ст. 84 ТК РФ).

2. Получение согласия на обработку персональных данных

Требуется в обязательном порядке, когда обработка данных осуществляется не в связи с исполнением законодательства (ст. 86 ТК РФ, ФЗ № 152-ФЗ).

Как оформить:

1. Разработайте и введите в действие политики, регулирующие обработку персональных данных.
2. Получите письменные согласия работника для каждого случая обработки.

Последствия отсутствия согласия:

• Штраф по ст. 13.11 КоАП РФ (до 700 тыс. руб. для юрлиц).
• Жалоба работника в Роскомнадзор и/или в суд. 

3. Ознакомление с локальными нормативными актами (ЛНА)

Какие ЛНА нужно изучить:

 Правила внутреннего трудового распорядка.

 Положение об оплате труда (в том числе с порядком проведения индексации).

 Документы по охране труда.

 Положение о персональных данных.

 Иные локальные акты, регулирующие внутренние процессы компании.

Как оформить:

1. В идеальном варианте локальные акты должны быть прошиты и пронумерованы вместе с листом ознакомления (см. Определение 6-го КСОЮ от 12.12.2024 N 88-29404/2024). На практике допускается вариант оформления листа ознакомления иным способом: отдельно или в приложении к договору).
2. Работник ставит подпись ко всем внутренним документам до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Особые случаи:

• Дистанционные работники – можно направить ЛНА по установленному каналу взаимодействия (электронной почте, иная информационная система) (ст. 312.1 ТК РФ).
• Вредные условия труда – дополнительно ознакомить с результатами СОУТ.

Риски:

Если работник не ознакомлен с ЛНА, он может оспорить дисциплинарное взыскание.

4. Оформление трудового договора

4.1. Обязательные условия договора (ст. 57 ТК РФ)

• Место работы в виде наименования работодателя и его месторасположения; если человек трудоустраивается в филиал или обособленное подразделение в другом регионе, то надо указать полный адрес.
• Трудовая функция (должность по штатному расписанию). При описании функционала желательно сослаться на должностную инструкцию (зачем она нужна компании, см. Как правильная должностная инструкция поможет руководителю компании навести порядок в кадрах).
• Дата начала работы и при срочности его срок и основание.
• Условия оплаты (оклад, премии, надбавки); при этом, условия об оплате труда должны быть таким образом сформулированы, чтобы работник имел представление обо всех причитающихся суммах, случаях их выплаты и о порядке расчета (возможно со ссылкой на соответствующих локальный акт).
• Режим работы и отдыха.
• Гарантии (особенно для вредных условий, женщин, инвалидов) и условия о страховании.
• Условия работы по результатам спецоценки.
• Характер работы.

Трудовой договор необходимо оформить в письменном виде и подписать не позднее трех рабочих дней со дня фактического начала работы.

4.2. Особые условия для разных категорий

1. Заполните карточку сотрудника.
2. Оформите прием сотрудника на работу.
3. Внесите данные договора.
4. Сформируйте приказ о приеме (если компания не отказалась от их оформления).

Ошибки в 1С:

• Неверный выбранный вид заработной платы (ведет к ошибкам в расчетах).
• Неправильный ввод стажа (влияет на расчет больничных листков ).
• Неправильное установление графика работы (ведет к ошибкам в расчетах).

4.4. Направление отчета ЕФС-1

Отчет необходимо оформить и направить не позднее следующего дня после оформления приказа в СФР.

5. Испытательный срок

При приеме на работу сотруднику можно установить испытательный срок, который по общим правилам составляет (ст. 70 ТК РФ) до 3-х месяцев и до 6-ти месяцев для руководителей.
 Учитывайте ограничения, установленные для некоторых сотрудников (беременные, несовершеннолетние и др.).

Как оформить:

• Указать в трудовом договоре.
• Создать и подписать с сотрудником документ, в котором прописаны задачи на период испытания критерии их выполнения.

Последствия несоблюдения:

Если испытание не указано в договоре, уволить как не прошедшего испытательный срок нельзя.

6. Оформление приказа и запись в трудовую книжку

6.1. Приказ о приеме

• Издается в течение 3 дней после подписания договора (если применяете).
• Работник знакомится с приказом под подпись.

• Запись в трудовую книжку вносится в течение 5 дней (ст. 66 ТК РФ).

Ошибки:

• Неточности в формулировках (например, «принят» вместо «принята»).
• Ошибки в отражении/неотражении отделов в документах.

Правильное оформление приема на работу – защита от штрафов и судебных исков. Соблюдайте все этапы, учитывайте особенности разных категорий сотрудников, и трудовые отношения будут прозрачными и безопасными для обеих сторон.

Главный принцип: если сомневаетесь – консультируйтесь с юристом по трудовому праву или обращайтесь к нам за услугой кадрового администрирования. Одна ошибка может обойтись дороже, чем вся процедура оформления.