Подводя итоги года, хотим поделиться важным улучшением, которое упростило и ускорило работу юридического сервиса и теперь помогает нашим клиентам быть впереди конкурентов.

Мы автоматизировали и внедрили бизнес-процесс, который помог систематизировать работу со сделками в компании и на 100% исключает юридические риски. Юристы Бридж Групп тестировали процесс весь год и вместе с клиентами убедились в его эффективности 

Делимся опытом 

В основе лежит регламент по согласованию сделок, предусматривающий цепочку должностных лиц компании, согласовывающих сделку по своей части:

• инициатор – отдел или сотрудник, который являлся «держателем» контракта или ответственным за заключение конкретного договора (закупка товара, реализация услуги заказчику и т.д.);

• юрисконсульт – дипломированный специалист, который осуществлял проверку сделки на предмет пресловутых «подводных камней», выявлял юридические и налоговые риски. Такой блок работы клиенты делегировали аутсорсинговой компании, тем самым оптимизировав затраты на подбор, мотивацию и обучение эксперта с высоким уровнем экспертизы в области правовой экспертизы сделок;

• главный бухгалтер/финансовый менеджер – специалист, проверяющий коммерческие условия сделки на предмет соответствия интересам бизнеса;

• главный директор/уполномоченный подписант – управляющий бизнесом, который заключает сделку, после прохождения всех этапов согласования и тщательной проверки.

Как было раньше 

Ранее услуга по согласованию сделок предполагала базовый набор юридических услуг:

• оценку благонадежности контрагента;

• правовую экспертизу текста договора;

• корректировка условий договора/составление протокола разногласий. 

В качестве результата клиент получал договор, текст которого нивелировал юридические риски и работал как слаженный механизм по взаимодействию с контрагентом. Условия сделки предусматривали курсовые разницы, право на выход из сделки в одностороннем порядке без санкций, удобную подсудность «дома» и даже прекращение исполнения обязательств, если есть опасения, что партнер нарушит свои. 

Однако, один хорошо отработанный договор, не делал бизнес клиента безопаснее с правовой точки. Время – деньги, шкала приоритетов стремительно меняется в бурлящем океане новелл законов, политических и экономических событий. А как выстроить понятную и удобную систему согласования сделок – вопрос, не попадающий в фокус внимания предпринимателя до момента, пока: 

• партнер по сделке нарушил обязательства;

• сделка вышла из-под контроля из-за условий, которые не были приняты должным образом во внимание при подписании;

• изменилось законодательство, и сделка стала не выгодной, но ее нельзя расторгнуть досрочно;

• вменили налоговые санкции по цепочке за работу с компанией, которая не заплатила НДС и «испарилась»;

• исполнять договор стало дороже, чем нарушить его.

Новый регламент усовершенствовал процесс по согласованию сделок 

Регламент также предусматривал:

1. право на отклонение сделки при выявлении в отношении контрагента объективных идентификаторов, свидетельствующих о его неблагонадежности и налоговых рисках доначисления налогов, при выборе такого партнера; 

2. типы сделок, подлежащих согласованию:

• учитывались ограничения в уставе, касающиеся крупных сделок: в данном случае в цепочку согласующих добавлялись учредители;

• создавались допущения, когда сделку можно заключить, не настаивая на жестких изменениях, к примеру разовые краткосрочные сделки, на небольшие (для конкретного бизнеса) суммы.

3. чек-лист условий сделки, которые должны быть предусмотрены для обеспечения правовой безопасности бизнеса. 

Автоматизация 

Реализация регламента так, чтобы документ не потерялся на полке в компании с кипой других «стандартных» ЛНА, была автоматизирована с применением системы «Битрикс24». Визирование договора по итогу проверки осуществляется путем отработки запущенного инициатором сделки бизнес-процесса, который автоматически продвигает файл документа по сделке по цепочке согласования путем нажатия соответствующих кнопок, поименованных по смыслу соответствующего действия. 

Результат 

Внедрение в работу автоматического онлайн-процесса по согласованию сделок в 2,5 раза сократило время на согласование и исключило 100% юридических рисков, которые бы могли стать препятствием для успешного и прибыльного закрытия сделки.

Еще быстрее

Наши клиенты, уже успели оценить формат удаленного администрирования судебного представительства как в арбитраже, так и в судах общей юрисдикции. Использование автоматизированных систем «Правосудие» и «Мой арбитр» помогают не только оперативно подать процессуальный документ, если «горят» сроки, но и оптимизировать бюджет клиента на оплату юридических услуг. Все происходит в кабинете юриста без выезда в суд, а это существенно снижает трудочасы, которые ложатся в основу ценообразования. 

Ведение судебных дел в онлайн режиме помогает оперативно включиться в процесс, исключив риск пропуска процессуальных сроков, а также экономит время на ведение судебного дела и деньги клиента.