У каждого сотрудника за время работы собирается определённый объем рабочей документации. В каком состоянии эти бумаги никого обычно не интересует, до тех пор, пока сотрудник не уходит на больничный, в декрет, в отпуск, или увольняется. Тогда преемник вынужден погрузиться в изучение документов с надеждой, что ушедший добросовестно подошел к оформлению и сортировке рабочего архива.
К сожалению, чаще всего нужные в работе другим специалистам документы находятся в несортированном, хаотичном виде. Рабочая ситуация: сотрудник переводит в электронный вид поступающие в компанию документы по хозяйственным операциям и сдает в архив. Оцифрованные копии добавляет в папку на рабочий стол. Чтобы найти потом необходимый файл, потребуется масса времени, так как у него простое, стандартное наименование для всех документов – «сканирование 001». Нужно перебрать все файлы, а их сотни или даже тысячи, так как по дате сканирования определить искомый документ часто невозможно.
Как это устроено в нашей компании:
- Поступивший документ (офис-менеджер принял канцелярию, воду для кулера; IT-специалист получил технику, картриджи; руководитель секретариата забрал документы об оказанной услуге, курьер привёз документ или документ поступил по почте из отеля и т.п.) необходимо отдать сотруднику, который работает с входящей документацией (сотрудник канцелярии или секретариата).
- Ответственный сотрудник сканирует документ.
- После того, как все документы сканированы, сотрудник наименовывает файл следующим образом: Наименование Контрагента – Вид Документа – Дата Документа – Название компании (если их несколько). Например, ИП Золин_Акт от 13.09.2022_БГ.
- Затем начинается процесс обработки и загрузки сканов первичных документов в цифровое хранилище. Документ(ы) перемещается(ются) в папку, наименованную следующим образом: 2022.10.18 (то есть 18 октября 2022 года).
- Далее документ передаётся в работу специалисту, который проводит операцию в учетной базе (например, 1С). Специалист подкрепляет проведенную в базе операцию сканированной версией документа.
- По прошествии определенного срока (например, закрыт квартал), и бумажный, и цифровой документы необходимо переместить в архив. Бумажные версии укладываются по дате документа, все цифровые версии документа объединяются в одну папку, которая будет называться так: 1 квартал 2022 года. Соответственно, по прошествии года, и цифровые, и бумажные версии будут упакованы в папку года, сортированные по типу хозяйственных операций (акт сверки, авансовый отчет, поступления, реализация и т.д.).
Таким образом, у вас дважды сохранён цифровой документ – в цифровом хранилище (это может быть папка на общем диске компании или папка в облачном хранилище) и в учетной базе, где была проведена операция. Когда документ срочно потребуется в ходе какой-либо проверки, в любой из этих источников можно обратиться и найти нужный в поисковике по заданным параметрам (название контрагента, дата документа, тип документа) .
Эти же документы вы можете хранить вместе с цифровыми копиями бумажных версий в цифровом хранилище (это может быть папка на общем диске компании или папка в облачной системе хранения ) и в учетной базе, где была проведена операция.
Изменения в сфере организации хранения документов продолжаются. В Госдуму недавно поступил законопроект (№ 1173189-7), предлагающий, в том числе, разрешить конвертацию электронных документов, а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. В случае принятия этой инициативы жизнь сотрудников компаний станет немного проще: хранить исходный документ нужно будет один год, затем его можно преобразовать и хранить в удобном виде весь оставшийся срок хранения.
Перевод бухгалтерского документа в его цифровую версию не снимает с вас ответственности за хранение бумажной версии документа в установленные законодательством сроки, однако, станет очень удобным инструментом для быстрого поиска, без необходимости обращаться в бумажный архив, если сам бумажный документ вам не нужен, а нужна лишь его копия.
Такой вид обращения с цифровой копией подходит для первичной бухгалтерской документации и не всегда применим для другого вида документов. Что же предпринять, если у вас очень много другого вида документации, которую также нужно разобрать и хранить понятным и удобным образом?
Какие документы советуем разобрать:
- Первичная бухгалтерская документация – закрывающие документы от контрагентов, акты сверок, авансовые отчеты, платёжные (счета), документы о проведенных инвентаризациях на объектах.
- Кадровая документация – приказы, личные дела, заявления, должностные инструкции, договоры и прочие.
- Архив правоустанавливающей документации – если у вас много объектов недвижимости. В эту группу входят следующие документы: договоры купли продажи (объекта, доли), акты приёма-передачи к договору купли-продажи, инвестиционный договор, выписка ЕГРН по годам, свидетельство о праве собственности, договор аренды объекта недвижимости/земельного участка, передаточный акт.
- Архив технической документации по объектам недвижимости – акт ввода в эксплуатацию, разрешение на ввод в эксплуатацию, градостроительный план, градостроительное заключение, кадастровый паспорт, технический паспорт, генеральный план, постановления администрации, топографическая съёмка, топографический план, выписка ЕГРП и так далее.
- Ресурсные документы по объектам недвижимости – договоры электроснабжения, водоотведения, водоснабжения, технологического присоединения, увеличения мощности и так далее.
- Договорная документация – договоры с подрядчиками (оказание услуг), с арендаторами, договоры поставок, договоры с клиентами, с арендодателями.
Нужно время, чтобы разобраться с накопленной документацией. Чтобы в последствии не допустить ситуации хаотичного, бессистемного хранения документов, внедрите регламент работы с документами, который будет обязателен для выполнения сотрудниками. Рекомендуем назначить ответственного сотрудника за работу с входящей документацией и прописать соответствующий функционал в его должностную инструкцию, с которой он будет ознакомлен при приёме на работу.
Поможем с постановкой цифрового архива
