Когда стоит передать кадровое делопроизводство

Перегрузка отдела кадров, разные стандарты и накопленные ошибки могут привести к штрафам Государственной инспекции труда (ГИТ), трудовым спорам и доначислениям.

Аутсорсинг кадрового учета

Bridge Group ведет кадровое делопроизводство (КДП): оформляет кадровые события, готовит документы и отчетность, отвечает на запросы сотрудников. Состав работ, сроки и ответственность согласовываются в договоре.

Для компаний от 100 сотрудников и с выручкой от 200 млн ₽, холдингов и региональных структур.

Приемы и увольнения идут непрерывно. Кадровик ушел или отсутствует, а сложные задачи остаются у директора по персоналу.

Решение Bridge Group

Выделяем команду под объем событий и организуем регулярную обработку задач с согласованными сроками.

Подразделения используют разные шаблоны. Управляющая компания не видит общую картину рисков.

Решение Bridge Group

Вводим единый стандарт документов и консолидированную отчетность по юрлицам и регионам.

Накопленные ошибки в договорах, приказах и отпусках могут обернуться предписаниями, штрафами и спорами.

Решение Bridge Group

Начинаем с экспресс-проверки и письменного плана действий. Объем восстановления согласовываем отдельно.

Вахта, ночная и сверхурочная работа, иностранные сотрудники, удаленка и льготные категории требуют экспертизы.

Решение Bridge Group

Подключаем специалистов по кадровому администрированию и трудовому праву к нетиповым ситуациям.

Новые площадки, массовые переводы, повышение зарплат и реорганизации увеличивают вероятность ошибок.

Решение Bridge Group

Планируем массовые мероприятия и подключаем новые подразделения по общей методологии.

Кроме фонда оплаты труда (ФОТ), бизнес оплачивает замещение, обучение, рабочие места, IT и исправление накопленных ошибок.

Решение Bridge Group

Разделяем регулярные и дополнительные работы. Сопоставляем стоимость обслуживания с затратами на внутреннюю функцию.

Выделяем команду под объем работы, согласовываем сроки и закрепляем ответственность за качество документов в договоре.

Получить расчет

Кадровое делопроизводство: состав услуги

Выберите направление. До начала работы определяем состав услуги, сроки и границы ответственности.

Проверка и отчетность Кадровые события Особые задачи

Экспресс-проверка

Анализируем кадровые документы, локальные нормативные акты и процессы. Передаем письменное заключение с несоответствиями и рекомендациями.

Накопленные нарушения остаются незамеченными.

Регуляторная отчетность

Готовим и сдаем единую форму сведений ЕФС-1 и другие предусмотренные для согласованного контура формы в Социальный фонд России (СФР). Контролируем сроки и корректность данных.

Ошибки и просрочки отчетности приводят к санкциям.

Среднесписочная численность

Ведем учет и рассчитываем среднесписочную численность для статистической и налоговой отчетности.

Данные о персонале расходятся между системами и отчетами.

Кадровые события

Оформляем приемы, увольнения, переводы и изменения условий: трудовые договоры, дополнительные соглашения и сопутствующие документы, в том числе для иностранных сотрудников.

Ошибки оформления становятся основанием для трудового спора.

Кадровые приказы

Готовим приказы о премировании, работе в выходные и праздники, сверхурочной работе и других кадровых событиях.

Решения компании не подкреплены корректными документами.

Отпуска и график

Ведем график отпусков. Оформляем ежегодные, учебные, неоплачиваемые отпуска, отпуска по уходу за ребенком и другие виды.

Нарушаются процедуры предоставления отпусков.

Массовые мероприятия

Сопровождаем массовые приемы, увольнения, переводы, повышение зарплат и изменения при реорганизации.

Ошибки повторяются в документах большого числа сотрудников.

Особые режимы и отсутствия

Оформляем вахту, сменную, ночную, сверхурочную и удаленную работу. Учитываем донорские дни, диспансеризацию, уход за ребенком-инвалидом и другие льготные категории.

Нетиповые ситуации оформляются по неподходящим шаблонам.

Запросы сотрудников

Готовим справки о занятости, стаже и доходах, копии и другие документы о трудовой деятельности на основе необходимых исходных данных.

Запросы сотрудников остаются без своевременного ответа.

Аудит КДП и локальных нормативных актов (ЛНА)

Углубленная проверка документов и локальных нормативных актов.

Восстановление КДП

Исправление накопленных нарушений и восполнение документации.

Внедрение КЭДО

Переход к кадровому электронному документообороту.

Трудовое право

Консультирование по сложным вопросам и нестандартным ситуациям.

Объем и стоимость согласовываем отдельно.

Единый стандарт по всей группе компаний

Координируем подразделения и юрлица, учитываем региональную специфику. Работаем удаленно или с присутствием специалиста на вашей площадке.

Нужен состав работ для вашей компании?
Учтем юрлица, режимы труда и объем кадровых событий.

Получить расчет

Что изменится для вашей роли

Выберите свою зону ответственности: от рисков работодателя до ежедневных операций.

CEO CFO COO HRD GC

Генеральный директор

Контроль рисков работодателя

Понимание состояния КДП, приоритетов исправления и зон ответственности. Меньше поводов для регуляторных и репутационных кризисов.

Финансовый директор

Прозрачная стоимость функции

Согласованный объем и цена. Возможность оценить затраты на ФОТ, замещение и инфраструктуру, а также риски штрафов и доначислений.

Операционный директор

Устойчивость процессов

Сроки и порядок обработки событий согласованы. Массовые изменения и новые площадки включены в план кадровой работы.

Директор по персоналу

Время на управление людьми

Рутинное оформление передано команде. HR-служба возвращает внимание развитию, мотивации и организационным изменениям.

Юридический департамент

Документальная готовность

Единые стандарты договоров и приказов. Документы и история кадровых событий доступны для проверок и трудовых споров.

Как передаем функцию на обслуживание

Планируем переход с учетом текущих задач бизнеса. При необходимости подключаем юрлица поэтапно, начиная с пилота.

Диагностика и онбординг
Проверяем состояние КДП, уточняем объем событий, системы, доступы и задачи юрлиц.
Результат этапа
Заключение, перечень рисков и приоритеты работы.
Передача и настройка
Принимаем документы, назначаем менеджера, согласовываем маршруты задач и сроки по соглашению об уровне сервиса (SLA).
Результат этапа
План перехода, зоны ответственности и порядок согласований.
Регулярное ведение
Обрабатываем события, готовим документы и отчетность по согласованному составу услуги.
Результат этапа
Кадровые задачи выполняются по общему регламенту.
Контроль и адаптация
Проводим рабочие встречи, отчитываемся о работах, учитываем изменения законодательства.
Результат этапа
Ежемесячный отчет и актуальные процессы.

Встраиваем обслуживание в вашу инфраструктуру и корпоративные процедуры.

Выделенный менеджер

Одна точка входа для запросов, координации и эскалаций.

Ежемесячная отчетность

Выполненные работы и вопросы, требующие решения, — в согласованном формате.

Ваши каналы коммуникации

Рабочие встречи и корпоративные мессенджеры с подходящим вам ритмом взаимодействия.

Корпоративные процедуры

Соглашение о конфиденциальности (NDA), тендеры, согласования с юридическим департаментом и согласованный SLA.

Работа в ваших системах

1С, SAP, специализированные HR-системы или инструменты Bridge Group.

Договорная ответственность

Ответственность за качество подготовленных документов. Объем и лимиты фиксируем в договоре.

Обсудим переход без остановки текущей работы.
Начнем с масштаба задачи и приоритетов передачи.

Получить расчет

Решения для вашей отрасли

Выберите отрасль — покажем, как учитываем ее процессы и нагрузку на кадровый учет.

Производство и промышленность Торговые сети и ритейл Холдинги и группы компаний IT и технологические компании Строительство и девелопмент

Производство и промышленность

Несколько площадок, смены, вахта, льготные категории.

Повод обратиться

Поток кадровых событий перегружает отдел; проверка выявляет системные нарушения.

Как решаем

Оформляем сложные режимы, иностранных работников и кадровые события по всем площадкам.

Торговые сети и ритейл

Регионы, торговые точки, высокая текучесть персонала.

Повод обратиться

Массовые приемы и увольнения не укладываются в ресурсы внутренней команды.

Как решаем

Выстраиваем общий порядок обработки событий и документации. КЭДО подключаем отдельным проектом.

Холдинги и группы компаний

Несколько юрлиц, разные отрасли, управляющая компания.

Повод обратиться

Разное качество учета и отсутствие единой картины по группе.

Как решаем

Вводим единый стандарт и консолидированную отчетность. Возможен пилот на одном-двух юрлицах.

IT и технологические компании

Распределенные команды, иностранные специалисты, удаленная работа.

Повод обратиться

Нетиповые условия занятости выходят за рамки повседневных задач HR.

Как решаем

Учитываем удаленный формат и иностранный персонал; сложные правовые вопросы выделяем в отдельный объем.

Строительство и девелопмент

Проектные команды, вахтовый персонал, несколько объектов и субподрядчики.

Повод обратиться

Переводы между объектами и переменный состав команд создают накопленные ошибки.

Как решаем

Организуем оформление персонала на нескольких объектах с учетом вахтовых и проектных режимов.

Почему Bridge Group

Работаем с компаниями от 100 до нескольких тысяч сотрудников. Масштабируем обслуживание от одного юрлица до холдинга с распределенной структурой.

17+ лет

Bridge Group на рынке

300+ компаний

доверили группе учетные функции

6-е место RAEX

2026 год, бухгалтерский и налоговый учет

Рейтинг RAEX 2026

В 2025 году — 5-е место в этой категории. Сверено 21.09.2026.

Команда нескольких специализаций

Кадровое администрирование, трудовое право и отраслевая практика. Для сложных задач привлекаем юристов и налоговых консультантов.

Регулярная работа и контроль

Выстраиваем систему учета, проверяем качество и адаптируем процессы к изменениям законодательства и росту бизнеса.

Конфиденциальность и устойчивость

Соглашение о конфиденциальности, требования закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и согласование с вашей службой информационной безопасности. Опыт и репутацию подтверждаем референсами и документами при отборе подрядчика.

Пример из практики

Кадровый учет производственного холдинга

Металлообработка и машиностроение

Сотрудники: 1 200 человек
Выручка в год: 1,8 млрд ₽
Структура: 4 юрлица
География: 3 региона

Ситуация

14 предписаний ГИТ. Нарушения в оформлении вахтового персонала, графике отпусков и кадровых приказах.

Отдел из трех специалистов не справлялся с объемом. Накопленные ошибки требовалось исправлять одновременно с ведением текущих событий по четырем юрлицам.

Что сделали

Провели экспресс-аудит и определили приоритеты исправления.
Развернули регулярное ведение КДП и единый стандарт документов.
Выделили ведущего эксперта, двух специалистов и юриста по трудовому праву.

Три недели — выход на обслуживание после подписания договора.

Результат

14 из 14

предписаний закрыты в установленный срок.

Повторная проверка через восемь месяцев — без нарушений.

Снижены затраты на внутренний отдел кадров и сопутствующую инфраструктуру.

Результаты конкретного проекта по материалам Bridge Group. Состав команды и сроки следующего проекта определяются индивидуально.

Похожая структура компании? Начнем с численности, юрлиц и задач, которые требуют внимания.

Получить расчет для моей компании

Вопросы до начала работы

Стоимость, переход, защита данных и ответственность — что важно обсудить при передаче кадровой функции.

Как формируется стоимость?

Учитываем численность сотрудников, количество юрлиц и регионов, сложность режимов труда и объем кадровых событий за месяц. В предложении раскрываем состав регулярных работ, фиксированную и переменную части, если они применимы, и дополнительные услуги. Итоговые условия закрепляем в договоре.

Как быстро можно запустить КДП при штате 500+?

Срок определяем после диагностики: он зависит от состояния документов, систем и числа подключаемых юрлиц. Согласовываем очередность передачи и план перехода. В приведенном кейсе холдинга на 1 200 сотрудников выход на обслуживание занял три недели; это срок конкретного проекта.

Как организовано взаимодействие?

Выделенный менеджер принимает запросы и координирует команду. Используем согласованные каналы, проводим рабочие встречи и передаем ежемесячные отчеты. Сроки обработки разных типов задач и порядок эскалации закрепляем в SLA.

Что входит в базовую услугу, а что оплачивается отдельно?

В базовый состав входят экспресс-проверка и согласованный операционный контур: кадровые события, приказы, отпуска, отчетность, запросы сотрудников и расчет численности. Углубленный аудит, восстановление КДП, внедрение КЭДО и отдельное трудоправовое консультирование оцениваются дополнительно.

Как оценить финансовый эффект?

Сравниваем сопоставимый объем работ: ФОТ с начислениями, замещение сотрудников, рабочие места, IT, обучение и управление функцией. Отдельно учитываем издержки исправления ошибок и трудовых споров. Экономия зависит от исходной модели работы — фиксированный процент заранее не обещаем.

Как защищаются данные сотрудников?

До передачи кадровой документации подписываем NDA. Работа строится с учетом 152-ФЗ, разграничения доступа и логирования действий. Требования к размещению данных, доступам и аудиту подрядчика согласовываем с вашей службой информационной безопасности.

Можно ли подключить группу компаний поэтапно?

Да. Можно начать с пилота на одном-двух юрлицах, затем подключить остальные компании и регионы. Для группы выстраиваем единые стандарты документов, централизованный контроль качества и консолидированную отчетность.

Готовы ли вы к тендеру и корпоративным согласованиям?

Участвуем в тендерных процедурах заказчика, предоставляем учредительные документы, выписку из ЕГРЮЛ, сведения о команде и референс-листы. Условия и форму договора согласовываем с юридическим департаментом, включая возможность работы по форме заказчика.

Какова ответственность при проверке ГИТ?

Ответственность за качество подготовленных нами документов закрепляется в договоре. При выявлении собственных ошибок устраняем их за свой счет и участвуем в сопровождении взаимодействия с ГИТ в согласованном объеме. Параметры, лимиты и условия финансовой ответственности определяются договором; отсутствие претензий регулятора заранее не гарантируется.

Как сменить подрядчика или вернуть функцию внутрь?

Согласовываем план передачи, сроки и формат. Передаем архив кадровых документов, описание действующих процессов и методологические материалы. Порядок завершения обслуживания закрепляем в договоре, чтобы обеспечить преемственность работы.

Получить расчет стоимости КДП

Опишите масштаб компании. Это поможет определить состав работ и обсудить порядок передачи кадровой функции.

Что влияет на расчет

Численность и количество юрлиц
Регионы и сложные режимы труда
Объем кадровых событий и текущие задачи

Документы — после NDA

Не передавайте кадровые документы и данные сотрудников до подписания NDA. На первом шаге достаточно описать масштаб задачи.

Расскажите о компании

В поле «Подробнее о задачах» укажите компанию, численность сотрудников, количество юрлиц и задачу.

Загружаем форму…

Аутсорсинг кадрового учета

Когда стоит передать кадровое делопроизводство