Мы уже предупреждали, что воинский учет переходит в электронный формат. Это произошло еще в 2024 году. Но многие компании до сих пор не приспособились к изменениям. Хотите узнать ТОП-10 самых любимых нарушений по мнению военкоматов и как компаниям не попасть в зону критики? – посмотрите наш вебинар. Смотреть бесплатно.
Чтобы понимать, как должна строиться такая работа, надо обратиться к законодательству.
На сегодняшний день согласно трудовому кодексу, работодатель может обмениваться с работником через систему КЭДО документами, регулирующими трудовые отношения.
А вот что касается воинского учета, здесь обмениваться электронно могут военкоматы: с работодателем и с гражданином. Обмен между сторонами трудового договора (компанией и ее сотрудником) законом не регулируется… пока.
В реальности, крупные компании (где трудятся удаленщики) уже внедряют ВУ в КЭДО, понимая, что это лучше, чем не делать ничего.
Важно: штрафы за направление документов ВУ сотруднику через систему КЭДО отсутствуют.
Какие документы воинского учета можно внедрить в КЭДО и что делать с журналами:
Делим их на две категории:
1. предназначенные для военных комиссариатов;
2. предназначенные для сотрудников.
Сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету, при принятии (поступлении) его на работу (в образовательную организацию) или увольнении (отчислении) его с работы (из образовательной организации)
Сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете
Сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете.
Список граждан, пребывающих в запасе, для сверки учетных сведений о воинском учете, содержащихся в личных карточках.
Документы первой категории, направляющиеся по почте, рекомендуем подписывать рукописной подписью, либо генеральным директором, либо специалистом по доверенности.
2. Документы, предназначенные для сотрудников:
Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (форма 10);
Лист сообщения;
Направление для постановки на воинский учет.
Документы второй категории можно проводить в КЭДО.
Если карточку воинского учета можно просто подписать и распечатать, то что делать с оставшимися двумя документами, за вручение которых сотрудники должны расписываться в журналах?
Поможем разобраться с состоянием ВУ в компании. Узнать подробнее
Предлагаем следующее решение.
К документу воинского учета прикреплять уведомление (можно составить в произвольной форме) о вручении листа сообщения или направления, в котором будет прописана фраза «лист сообщения (направление) получил/ла».
В журнале, в графе, где должен расписываться сотрудник, можно сделать отметку «направлен через КЭДО». Ниже приведены алгоритмы действий специалиста по воинскому учету и военнообязанного гражданина.
Напоминаем, что специалисты военных комиссариатов могут отказывать в принятии документов воинского учета, подписанных электронной подписью. В таком случае, есть два пути решения этой проблемы:
1. Вызвать сотрудника и вручить документ, лично, под рукописную подпись в журнале;
2. Направить оригинал листа сообщения (направление) почтой России с описью и уведомлением о вручении.
