Станет ли MAX новым КЭДО для работника? В телефоне появляется уведомление: работодатель направил трудовой договор на подпись. Сотрудник открывает документ, читает условия и подписывает его электронной подписью. Такой сценарий с использованием MAX сейчас проверяют в эксперименте Минтруда. Для работника это может стать удобным способом взаимодействия с кадровой службой. Для компании за привычным интерфейсом остаются вполне конкретные вопросы: кто подписал документ, какую редакцию, когда он был получен и где будет храниться.

Чтобы оценить новость, нужно понимать устройство эксперимента. MAX подключают к кадровому электронному документообороту. Само появление документа в мессенджере еще не означает, что трудовой договор заключен или работник надлежащим образом ознакомлен с приказом.

Эксперимент Минтруда: как МАХ будут использовать для подписания кадровых документов

Эксперимент посвящен подписанию электронных кадровых документов с использованием национального мессенджера, систем операторов КЭДО и усиленной неквалифицированной электронной подписи, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Приказ действует с 21 сентября до 15 декабря 2026 года (приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423).

Участвуют операторы КЭДО и работодатели, которые используют их программное обеспечение. Для включения в эксперимент предусмотрена заявка официальным письмом в Минтруд по утвержденной форме. Одной установки MAX у сотрудников для участия недостаточно.

План включает пять этапов. После формирования перечня операторов в период с 29 сентября по 29 октября дорабатываются системы и формируется перечень работодателей. С 30 октября по 15 ноября предусмотрены мероприятия по внедрению доработанного ПО и направлению рекомендаций. Затем собираются предложения по изменению нормативных актов и функциональности, оцениваются итоги, а с 1 по 15 декабря готовится отчет (приложение № 1 к приказу Минтруда России от 17.09.2026 № 423).

Поэтому на начало октября речь идет об апробации механизма. Приказ не обязывает всех работодателей перейти в MAX и не устанавливает универсальный порядок подписания любых кадровых документов через мессенджер.

Важно для работодателей: участие в эксперименте и внедрение КЭДО – это разные процессы. Компания может перейти на электронный кадровый документооборот, не дожидаясь завершения испытаний интеграции с MAX.

Как будет работать подписание кадровых документов через MAX

Практический смысл такой интеграции понятен: сотруднику проще заметить документ в приложении, которым он пользуется, чем регулярно проверять отдельный кадровый кабинет. Однако конкретные экраны, переходы к документу и способ подтверждения подписи зависят от реализации оператора. В приказе Минтруда нет единой пользовательской инструкции, одинаковой для всех систем.

Работодателю нужно выяснить, какую функцию MAX выполняет в выбранном решении: доставляет уведомление, открывает доступ к документу или участвует в сценарии его подписания. Это разные действия. Уведомление о новом документе, его прочтение и наложение электронной подписи должны различаться и в настройках системы, и в доказательствах, которые компания сможет выгрузить.

Особенно опасно переносить сюда привычки деловой переписки. Ответ «согласен», реакция на сообщение или отправленная фотография подписанного листа сами по себе не подтверждают соблюдение порядка КЭДО. Для юридически значимого действия нужен предусмотренный законом и настроенный в системе механизм.

Может ли МАХ заменить КЭДО

Нет. В рамках действующего законодательства MAX рассматривается как дополнительный инструмент взаимодействия с работником, а юридически значимый электронный кадровый документооборот должен соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ.

Трудовой кодекс предусматривает КЭДО через платформу «Работа в России» или информационную систему работодателя.

Последняя должна обеспечивать подписание, хранение документа и фиксацию его получения сторонами (ст. 22.1 ТК РФ).

Использование решения профессионального поставщика позволяет организовать такую систему без разработки собственного продукта.

MAX в эксперименте связывают с программным обеспечением операторов КЭДО. Значит, работодателю по-прежнему нужно выбрать систему, определить маршруты согласования и права доступа, настроить подписи и организовать архив. Наличие удобного канала для работника не решает эти задачи автоматически.

Профессиональный интегратор может помочь соединить КЭДО с 1С и корпоративными сервисами, настроить движение документов и уведомления. При выборе стоит проверять не только демонстрацию на телефоне. Попросите показать полный путь документа: от подготовки и согласования до подписи, выгрузки оригинала и восстановления при сбое. Отдельно проверьте, как компания получит свой архив при смене поставщика.

Где будут храниться кадровые документы, подписанные через МАХ

Приказ об эксперименте не определяет единое физическое место хранения документов всех участников. Из него нельзя сделать вывод, что кадровый архив будет находиться в переписке MAX. В конкретном решении это могут быть инфраструктура оператора, серверы работодателя и отдельный электронный архив. Архитектуру и распределение обязанностей нужно выяснять до подключения.

Обеспечить сохранность электронных документов в течение установленных архивных сроков обязан работодатель (ст. 22.3 ТК РФ).

Практически это означает, что компания должна иметь возможность получить документ вместе с электронной подписью и сведениями, необходимыми для ее проверки. Скриншот чата такую задачу не решает.

В договоре с поставщиком следует определить хранение оригиналов, резервное копирование, восстановление, выгрузку архива и порядок действий при прекращении обслуживания. У сотрудников должны быть понятные способы получения своих документов. Отдельно нужно проверить доступы и передачу персональных данных: подключение нового сервиса добавляет участников обработки, права и обязанности которых необходимо определить.

Какой электронной подписью можно подписать трудовой договор через MAX

В эксперименте апробируется усиленная неквалифицированная подпись из инфраструктуры электронного правительства. Это не обычное подтверждение принадлежности аккаунта MAX. Юридическое значение имеет электронная подпись, примененная к конкретному документу, а не факт использования национального мессенджера.

При заключении трудового договора через информационную систему работодателя работодатель использует усиленную квалифицированную подпись. Работник может использовать усиленную квалифицированную подпись, УНЭП с согласованным сторонами порядком проверки либо УНЭП из инфраструктуры электронного правительства.

Простая электронная подпись для трудового договора не предусмотрена (ст. 22.3 ТК РФ).

Поэтому вопрос поставщику должен звучать конкретно: какая подпись используется каждой стороной для каждого вида документа и как затем проверить ее действительность. Формулировки «подписывается в MAX» для этого недостаточно.

Можно ли через MAX оформить увольнение работника

Здесь важно различать заявление об увольнении и приказ работодателя. Работник вправе подписать заявление об увольнении или его отзыв в надлежащим образом организованной системе КЭДО с использованием допустимой усиленной электронной подписи (ст. 22.3 ТК РФ).

Возможность сделать это через интеграцию с MAX зависит от функциональности выбранного решения.

Приказ об увольнении исключен из общего режима КЭДО по статьям 22.1–22.3 ТК РФ. Поэтому эксперимент не дает оснований заменить установленное оформление и ознакомление с таким приказом его отправкой в MAX.

По специальным правилам взаимодействия с дистанционными работниками ситуацию нужно оценивать отдельно (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Через КЭДО можно организовать ознакомление с другими допустимыми документами, например с приказом об отпуске или ЛНА, если они включены в установленный работодателем перечень. При этом система должна фиксировать именно требуемое действие сотрудника. Доставка уведомления не равна ознакомлению под подпись.

За пределами общего режима остаются также трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве установленной формы и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

У этих документов свои правила оформления; эксперимент их не отменяет (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Как подготовить компанию к внедрению КЭДО и интеграции с MAX

Компания может выбрать действующую систему КЭДО профессионального поставщика и внедрить ее с помощью интегратора уже сейчас. Участие в эксперименте с MAX не является обязательным условием перехода на электронные кадровые документы. Но до покупки лицензий полезно разобрать, как документы оформляются сегодня.

Например, заявление на отпуск поступает кадровику после согласования с руководителем, но иногда уже после начала отпуска. Дополнительное соглашение готовят в одной версии, а на подпись отправляют другую. При приеме на работу сначала подписывают трудовой договор и только потом знакомят с ЛНА. Если воспроизвести эти маршруты в программе, компания сохранит ошибки и получит их электронные следы.

Для каждого процесса нужно определить основание, документ, ответственного, подписантов, последовательность и срок. Затем убрать лишние согласования, исправить шаблоны и решить, какие события должны передаваться в учетную систему. Такой анализ помогает сформировать техническое задание, по которому можно оценить работу интегратора.

Пилот лучше проверять на реальных ситуациях: прием сотрудника, изменение оклада, отпуск, отказ от подписания, отсутствие доступа и увольнение. Важно увидеть не только успешное подписание, но и то, кто заметит незавершенный документ, как исправят ошибку и какие доказательства останутся у работодателя.

Что закрепить в положении о КЭДО

ЛНА о введении КЭДО должен содержать сведения о системе, порядок доступа при необходимости, перечни документов и категорий работников, срок уведомления о переходе и дату введения КЭДО.

При наличии соответствующего профсоюзного органа учитывается его мнение в установленном порядке (ст. 22.2 ТК РФ).

Дальше положение нужно наполнить правилами, по которым компания действительно будет работать. Для практического применения стоит определить:

• Каналы взаимодействия. Какая система используется, какую роль выполняет MAX, куда сотрудник направляет заявления и где получает документы. Не следует обозначать всю переписку в мессенджере кадровым документооборотом.
• Подписание и ознакомление. Какие подписи применяются по видам документов, кто действует от имени работодателя, как фиксируются необходимые действия и обрабатываются ошибки. Если закон требует соглашения сторон о порядке проверки подписи, одного положения недостаточно.
• Сроки и уведомления. Когда сотрудник должен подписывать документы или знакомиться с ними с учетом его рабочего времени. Кто контролирует незавершенные действия и как поступает при отпуске, болезни или отсутствии доступа.
• Нештатные ситуации. Как фиксируются сбой, потеря телефона или доступа, отказ от подписания; когда и каким способом оформляется бумажный документ. Резервный порядок должен позволять соблюсти сроки кадровой процедуры.
• Архив и выдачу документов. Где хранится оригинал, кто имеет доступ, как выдаются копии и выгружается архив, что происходит после увольнения сотрудника или прекращения договора с поставщиком.

Переход по общему правилу требует письменного согласия работника. Исключение предусмотрено для принятых после 31 декабря 2021 года лиц, у которых на эту дату отсутствовал трудовой стаж. Отсутствие требуемого согласия или электронной подписи не является основанием для увольнения либо отказа в приеме; для не согласившихся сохраняется бумажное взаимодействие (ст. 22.2 ТК РФ). Установка MAX не заменяет это согласие.

Экспертный вывод

На наш взгляд, наиболее вероятный результат эксперимента – закрепление подписания кадровых документов с использованием MAX как постоянного инструмента взаимодействия работодателя и работника. Такая последовательность уже знакома кадровой практике: эксперимент по электронному кадровому документообороту стал основой для законодательного закрепления КЭДО (Федеральные законы от 24.04.2020 № 122-ФЗ и от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Электронные трудовые книжки развивались по другой процедуре, но показывают ту же направленность: цифровой формат постепенно становится повседневной кадровой практикой (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Поэтому нынешнюю апробацию разумно рассматривать как подготовку к более широкому применению MAX в кадровых процессах. При этом прогнозировать обязательный переход всех работодателей или отказ от других систем КЭДО пока оснований нет. Вероятнее, MAX станет дополнительным привычным каналом доступа к документам и их подписания, а сами кадровые процедуры, электронные подписи и хранение останутся частью организованной системы КЭДО.

Для работодателей это аргумент уже сейчас проанализировать свои процессы и подготовить их к цифровому взаимодействию: после завершения эксперимента подключать новый канал будет проще тем, у кого документы, маршруты и локальные правила уже приведены в порядок.

Как Бридж Групп помогает внедрить кадровый электронный документооборот

MAX может стать привычной точкой входа в кадровый кабинет. Насколько удобно это будет для сотрудников, покажут техническая реализация и результаты эксперимента. Работодателю уже сейчас полезно оценить готовность собственных процессов: корректность документов, маршруты, подписи, сроки и хранение.

В Бридж Групп можно обратиться за внедрением КЭДО. Работа начинается с анализа кадровых процессов и информационных систем, включает подготовку ЛНА и других документов для перехода, настройку маршрутов и интеграций, организацию электронного подписания и обучение сотрудников. Такой подход позволяет заранее определить, как выбранная система будет работать именно в вашей компании.

Тогда новый канал, будь то MAX или личный кабинет системы КЭДО, встраивается в понятный порядок. Сотруднику удобно подписывать документы, а компания знает, как подтвердить каждое кадровое действие и сохранить его результат.

FAQ