Сотрудник открыл больничный, но продолжает работать. Или написал заявление об увольнении и заболел до последнего рабочего дня. А иногда электронный листок нетрудоспособности открывается уже после прекращения трудовых отношений. Для работодателя это три разные ситуации, и кадровое оформление в каждой будет отличаться.

Главное правило: сам по себе открытый электронный листок нетрудоспособности еще не отвечает на вопрос, как оформить конкретные дни и можно ли уволить сотрудника. Нужно учитывать, работал ли человек фактически, по чьей инициативе прекращается трудовой договор и когда именно наступила нетрудоспособность.

Разберем ситуации, которые чаще всего вызывают вопросы у кадровых специалистов и бухгалтерии.

Сотрудник открыл больничный и продолжил работать: что делать

На практике такое случается чаще, чем кажется. Сотрудник обращается к врачу, ему открывают электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН), но затем он продолжает работать весь период или несколько дней.

Для работодателя здесь принципиально важно, что происходило фактически.

Сведения об открытии ЭЛН поступают в Социальный фонд России, а оттуда работодателю. Но если человек в этот период действительно выходил на работу, кадровый учет должен это отражать. В исходной рекомендации эксперта логика следующая: кадровому специалисту необходимо знать о фактической работе сотрудника, в табеле за эти дни должны стоять явки, а при обмене сведениями с СФР нужно учитывать, за какие дни пособие действительно требуется.

Если сотрудник работал весь период больничного

Если человек фактически работал все дни, на которые открыт ЭЛН, эти дни отражаются в табеле как рабочие и оплачиваются как отработанное время.

При взаимодействии с СФР работодатель сообщает, что пособие по этому листку нетрудоспособности не требуется.

Полезно также зафиксировать обстоятельства документально. Например, получить:

• уведомление от сотрудника;
• объяснительную;
• служебную записку руководителя подразделения.

Из документа должно быть понятно, что в конкретные даты сотрудник действительно выполнял работу.

Это может пригодиться позднее, если СФР запросит пояснения, почему пособие по открытому ЭЛН не было назначено. Такой документ также снимает вопросы внутри компании: спустя несколько месяцев восстановить обстоятельства только по переписке или воспоминаниям сотрудников гораздо сложнее.

Если сотрудник работал только часть больничного

Тогда кадровику придется разделить период.

Допустим, ЭЛН открыт с понедельника по пятницу, но сотрудник работал в понедельник и вторник, а с среды действительно находился на больничном.

В табеле понедельник и вторник нужно отразить как дни работы. При передаче сведений для назначения пособия учитывается, что за фактически отработанные дни пособие не требуется, а за оставшийся период оно может быть назначено.

Именно поэтому нельзя механически ориентироваться только на даты, указанные в ЭЛН. Кадровый учет должен совпадать с тем, что происходило в компании в действительности.

Что делать, если в электронном больничном неверные даты

Еще одна практическая ситуация: кадровик видит, что даты ЭЛН не совпадают с фактическим периодом болезни, либо сам сотрудник утверждает, что медицинская организация указала данные неправильно.

Самостоятельно корректировать сведения медицинской организации работодатель не может.

Исправлять ошибку должен сам сотрудник через медицинскую организацию, которая сформировала ЭЛН. Такой подход рекомендует и СФР: если в электронном листке нетрудоспособности обнаружена ошибка, работнику необходимо обратиться в медицинскую организацию для оформления корректного документа или дубликата.

Для работодателя здесь лучше не пытаться «подогнать» кадровые документы под ошибочный ЭЛН. Сначала следует разобраться с самим электронным больничным.

Можно ли уволить сотрудника, если он заболел после заявления об увольнении

Да, если речь идет об увольнении по инициативе самого сотрудника.

Например, работник подал заявление об увольнении по собственному желанию, дата прекращения трудового договора уже определена, а во время срока предупреждения он заболел.

Больничный сам по себе не переносит дату увольнения.

Статья 80 ТК РФ дает работнику право расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе. Ограничение на увольнение во время временной нетрудоспособности относится к увольнению по инициативе работодателя, а не работника.

Поэтому, если заявление не отозвано и наступила указанная дата, работодатель оформляет прекращение трудового договора, даже если сотрудник находится на больничном.

Такая же логика действует при увольнении по соглашению сторон. Статья 78 ТК РФ позволяет сторонам расторгнуть трудовой договор в согласованную ими дату, в том числе если к этому моменту работник находится на больничном.

Можно ли сократить сотрудника, пока он находится на больничном

Здесь ситуация обратная.

Если прекращение трудового договора происходит по инициативе работодателя, действует запрет, установленный частью 6 статьи 81 ТК РФ.

Работника нельзя уволить по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности. Исключение – ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем.

Поэтому, например, если запланированная дата увольнения по сокращению пришлась на период больничного, оформить увольнение этой датой нельзя. Нужно дождаться окончания временной нетрудоспособности и уже после этого завершить процедуру увольнения с учетом установленного порядка.

Для кадровой службы здесь особенно опасно применять одно правило ко всем больничным.

Сначала нужно определить основание прекращения трудового договора:

• собственное желание работника — увольнение возможно;
• соглашение сторон — возможно;
• инициатива работодателя, например сокращение — во время болезни увольнять нельзя, за исключением прямо предусмотренных законом случаев.

Что делать, если сотрудника нет на работе в день увольнения

Отсутствие человека в офисе само по себе не отменяет необходимость оформить прекращение трудового договора.

Если день увольнения наступил, работодатель оформляет необходимые кадровые документы и производит положенные расчеты.

Отдельное внимание документам о трудовой деятельности.

Если выдать трудовую книжку в день прекращения трудового договора невозможно из-за отсутствия сотрудника, статья 84.1 ТК РФ обязывает работодателя направить ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на ее отправку почтой. Если речь идет о сведениях о трудовой деятельности, действует предусмотренный этой статьей порядок их направления.

Правильно оформленное уведомление подтверждает, что компания выполнила свою обязанность, несмотря на отсутствие бывшего сотрудника.

А если сотрудник заболел уже после увольнения

Эта ситуация особенно часто вызывает вопросы: трудовые отношения уже завершены, почему бывший работодатель вообще должен участвовать в оформлении больничного?

Закон предусматривает такую возможность.

Если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после прекращения работы, бывший сотрудник может иметь право на пособие по временной нетрудоспособности.

Но здесь есть важное условие. Если после увольнения человек уже устроился к новому работодателю и на дату заболевания состоит с ним в трудовых отношениях, одновременно получать пособие и у нового, и у прежнего работодателя нельзя. СФР отдельно обращает внимание на этот момент.

Кроме того, правило 30 дней касается именно заболевания или травмы самого бывшего работника. Например, больничный по уходу за заболевшим членом семьи после увольнения по этому основанию бывшим работодателем не оплачивается.

Больничный и увольнение: короткий алгоритм для кадровика

Когда сведения об ЭЛН пересекаются с рабочими днями или увольнением, не стоит начинать с вопроса «оплачивать или нет». Сначала восстановите фактическую ситуацию.

1. Проверьте период ЭЛН. Сопоставьте его с табелем, графиком работы и датой прекращения трудового договора.
2. Уточните, работал ли сотрудник фактически. Если да, тогда отразите рабочие дни в кадровом учете и при необходимости получите подтверждающую служебную записку или объяснение.
3. Не исправляйте медицинские данные самостоятельно. Если ошибка содержится в самом ЭЛН, сотруднику необходимо обратиться в медицинскую организацию.
4. Определите основание увольнения. Собственное желание и соглашение сторон не равны увольнению по инициативе работодателя.
5. Если человек заболел после увольнения, проверьте дату начала болезни. Для заболевания или травмы действует 30-дневный период после прекращения работы.

Эта последовательность кажется очевидной, но именно смешение разных ситуаций чаще всего и приводит к ошибкам: кадровик видит слово «больничный» и пытается применить к нему одно универсальное правило. Его нет.

Что в итоге

Открытый больничный не означает автоматически, что все указанные в нем дни должны быть оформлены одинаково.

Сотрудник мог фактически работать часть периода. Он мог заболеть после подачи заявления об увольнении. Болезнь могла начаться уже после прекращения трудового договора. Наконец, дата увольнения могла прийтись на больничный при сокращении — и тогда действует уже прямой запрет ТК РФ.

Поэтому задача кадровой службы сначала установить факты, затем правильно отразить их в документах и только после этого решать вопрос с пособием и увольнением.

Если в компании регулярно возникают спорные ситуации с больничными, увольнениями, табелями и обменом сведениями с СФР, кадровые процессы лучше проверить заранее. Ошибка в одном документе часто тянет за собой расхождения сразу в нескольких системах учета.

FAQ

Аутсорсинг кадрового делопроизводства

Подробнее о услуге →