Переход на КЭДО в последнее время представляется многим компаниям очень удобным вариантом: не надо бегать за работником, чтобы получить его подпись, гораздо проще работать с документами, они всегда под рукой. Плюсов масса.
Однако при таком переходе многие компании не учитывают ряд нюансов работы с документами, которые из бумажного формата переходят и в электронный. Ранее мы уже писали про нюансы уничтожения документов, в том числе – электронных.
В этой статье поговорим про особенности архивного хранения документов в электронном формате. Да, никто не отменял правила архивов при переходе на КЭДО. Те документы, которые подлежат архивному хранению в бумажной форме, также должны передаваться на хранение и в цифровом формате.
В целом, разницы в архивном хранении бумажных и электронных документов нет:
На архивное хранение передаются те документы, у которых соответствующие сроки хранения.
Для передачи в архив документы должны быть определенным образом подготовлены.
Архивное хранение должно происходить отдельно от документов, которые все еще находятся в работе.
Архивное хранение может быть как внутри компании (внутри системы КЭДО), так и с привлечением государственного или коммерческого архива.
Правила передачи документов в архив и архивного хранения – как для цифровых, так и для аналоговых документов – утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 N 77.
Если речь идет об электронном варианте, то в первую очередь необходимо определиться, будете ли вы выделять архивное хранение внутри той системы ЭДО, которой пользуетесь, или воспользуетесь услугами стороннего архива. Если вы выберете первый вариант, то помните:
1. Внутри той системы электронных документов, которую вы используете в компании, нужно выделить отдельное место для хранения архивных документов. Сама система должна позволять это сделать. И процессы документооборота должны быть так настроены, чтобы четко переводить документы в архив после их закрытия, не передавать в архив лишнее и не забывать уничтожать то, что должно быть уничтожено в соответствующие сроки.
2. Если вы меняете провайдера или ваша компания перестает существовать, вам необходимо будет передать весь ваш электронный архив на дальнейшее хранение в государственный или коммерческий архив, оформив электронные документы соответствующим образом.
В приказе Росархива есть указание на то, как должны быть оформлены архивные документы. Необходимо будет создать отдельный файл, своеобразную «опись» электронного документа, как это делается для бумажных версий, содержащий следующие данные:
дата и регистрационный номер;
вид;
заголовок к тексту или аннотация;
общий объем файлов;
результат проверки электронной подписи или подписей;
срок хранения и другие данные.
При передаче документов во внешний архив потребуется собрать электронный аналоги дела, который должен содержать:
Сам документ в формате PDF/A.
Описание документа – файл с регистрационно-учетными данными.
Файлы приложений к документу (при наличии).
Файлы электронной подписи (при наличии).
В целом, не забывайте при переходе на КЭДО соблюдать те же правила документооборота, которые установлены для бумажных документов.
Мы обеспечим вам выполнение всех требований закона.