Ситуация
В наш HR-отдел обратился крупный клиент — компания, работающая в сфере ритейла. Клиент столкнулся с серьезными проблемами в области обработки персональных данных своих сотрудников и клиентов, включая сбор и хранение биометрической информации. В условиях ужесточения законодательства о защите данных, а также на фоне увеличения числа требований со стороны регулирующих органов, компания осознала, что необходимо срочно внедрить корректную и законную систему обработки данных.
Нашими специалистами было замечено, что текущие процессы сбора биометрических данных сотрудников не соответствуют требованиям законодательства. Мы понимали, что для решения этой проблемы нужны были не только технические решения, но и изменения в организационной структуре и корпоративной культуре.
Решение
Наша команда начала с проведения всестороннего аудита существующих процессов сбора и обработки персональных данных клиента. Мы проанализировали текущие политики и процедуры, провели серию интервью с ключевыми заинтересованными сторонами и выявили основные пробелы в процессе.
На основании полученных данных мы предложили стратегию, состоящую из следующих ключевых этапов:
1. Разработка программы по защите данных: Мы создали отдельный документ, в котором были четко изложены принципы обработки персональных данных, включая получение согласия от сотрудников на сбор биометрической информации. Все процедуры были согласованы с юридическим отделом клиента для обеспечения полноты соответствия законодательству.
2. Система технической защиты данных: На следующем этапе мы внедрили современные решения для шифрования и хранения данных. Это включало использование защищенных серверов, как локальных, так и облачных, а также внедрение многофакторной аутентификации для доступа к данным.
3. Обучение сотрудников: Мы провели комплексные тренинги для всех сотрудников, охватывающие основные принципы защиты данных, ответственность за их обработку и действия в случае инцидента. Важно было обеспечить понимание сотрудников важности защиты данных и их роли в этом процессе.
4. Обратная связь и совершенствование процесса: В конце первого квартала после запуска системы мы собрали обратную связь от сотрудников и менеджеров, что позволило выявить недостатки и внести улучшения.
Результат
В результате реализации данной стратегии клиент смог не только наладить законную и безопасную систему обработки персональных данных, но и повысить доверие среди своих сотрудников и клиентов.
Через шесть месяцев после внедрения новой системы, компания успешно прошла проверку со стороны регулирующего органа без каких-либо замечаний.
Система обработки данных стала более прозрачной и эффективной: сотрудники начали активнее участвовать в процессе, осознавая свою ответственность. Программы обучения позволили создать корпоративную культуру, ориентированную на защиту персональных данных.
Кроме того, внедренные методы сбора биометрической информации позволили сократить время на обработку данных и повысить уровень безопасности. Теперь компания может уверенно заявлять, что соблюдает все требования законодательства и заботится о безопасности своих сотрудников и клиентов.
Такой подход к обработке данных стал важным конкурентным преимуществом для нашего клиента, обогащая его предложение на рынке и подчеркивая его приверженность высоким стандартам безопасности.