Законодательная основа
Сравнительно недавно в законодательстве произошло много значительных изменений в сфере воинского учета. Эти изменения коснулись не только граждан, но и организаций, военкоматов, управ и администраций.
Одним из последних нововведений стала электронная подача сведений через систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее – Портал).
В 3 абзаце пункта 1 (см. рис.1) указано, что ответственный за воинский учет в организации (далее – ответственный за ВУ) должен направлять сведения о военнообязанных в том числе через Портал. Это значит, что бумажные отчеты также остаются обязательными и пока что их не отменяют, но теперь у ответственного за ВУ добавилась еще одна форма отчетности.
Московские районные управы уже активно готовятся и обучают своих специалистов, а в военкоматах постепенно проводят обновление технического оснащения специалистов для работы с информационной системой.
Кого это касается?
В марте 2024 года организации, которые уже ранее встали или стояли на учете в управах, стали получать от них письма, что в соответствии с законом (рис.1), организации необходимо предоставлять сведения о военнообязанных через Портал. Некоторые организации получали письмо по электронной почте, указанной при постановке на учет, другие получали письмо Почтой России на юридический или почтовый адрес. Такие письма получили не все организации, которые встали или стояли на учете на тот момент, вероятно это связано с тестовым периодом процесса подачи сведений через Портал.
К письмам прикладывалась краткая инструкция по работе с Порталом. Однако, если бы эта инструкция была бы достаточной, не было бы этой статьи.
С чего начать и кто может подавать сведения?
Для начала необходимо авторизоваться на Портале через учетную запись организации, обычно доступ к ней есть только у руководителя организации. Если такой учётной записи нет, руководителю организации необходимо зарегистрировать учетную запись юридического лица на Портале. На самом Портале и в приложенной инструкции к письмам управ есть информация как регистрировать юридическое лицо.
Изначально сведения о военнообязанных может подавать только руководитель организации. Если он решит переложить этот процесс на ответственного за ВУ или другое лицо, ему необходимо добавить это лицо в список доверенных лиц организации. Добавление происходит по номеру СНИЛС, при условии, что у потенциального доверенного лица заполнен профиль и полный уровень учетной записи на Портале.
Также при добавлении доверенного лица необходимо определить уровень его доступа к профилю организации.
Если в сотруднике нет сомнений, то для более автономного процесса подачи данных, мы рекомендуем выбирать полный доступ для доверенного лица.
Когда добавят доверенного, ему на почту, которая привязана к учетной записи физлица, и в уведомления на Портале, придет информация. Там будет указано, какая компания и какой доступ предоставила.
По каким сотрудникам, как и что подавать?
Сведения через Портал подаются по всем военнообязанным сотрудникам (по основному месту работу и внешнему совместительству). На данный момент на Портале доступна подача сведений только о приеме и увольнении с работы сотрудников, состоящих на учете в военкоматах г. Москвы. Однако, в ближайшее время станет доступна подача сведений об изменениях личных данных и должности.
Для подачи сведений доверенному лицу необходимо иметь активную усиленную квалифицированную электронную подпись (далее ЭЦП). Она нужна для подписания документов, которые вы будете загружать в заявке. ЭЦП может быть двух видов:
1) Юридического лица – с реквизитами организации;
2) Физического лица – без реквизитов организации.
Заранее необходимо подготовить скан согласованного с военкоматом Приказа об организации воинского учета и данные по руководителю компании и ответственному за ВУ (ФИО, должности и номера телефонов) – это будет необходимо для заполнения заявки на подачу сведений на Портале. При заполнении заявки предоставляется возможность скачать шаблон таблицы, в которую необходимо вносить данные для подачи заявки.
Шаблон таблицы для заявки не похож ни на один отчет по воинскому учету, который предоставляется в военкоматы, к тому же таблица имеет определенный формат заполнения. Шаблон содержит в себе два листа: 1) для заполнения; 2) инструкция и пример заполнения. Перед заполнением необходимо внимательно ознакомиться с форматом данных для заполнения.
После заполнения таблицы оформляем и подаем заявку на Портале на Предоставление сведений в военкомат.
Важно: после подачи заявку нельзя отредактировать вложенные документы или отменить заявку
Если допустили ошибку при оформлении или заполнении таблицы – подайте заявку повторно.
В целом сам процесс подачи сведений на Портале не сложный, однако требует некоторых подготовительных действий и внимательности. Поскольку на данный момент, процесс находится в тестовом режиме, и не у всех военкоматов есть техническое оснащение для получения этих сведений, все направленные данные передаются предположительно в Военный комиссариат г. Москвы. Когда вся система подачи сведений через Портал будет налажена, подавать сведения таким образом будет обязательно для всех организаций.
Наши эксперты проверят состояние воинского учета в вашей компании, подскажут как навести порядок в документах и проконсультируют по наболевшим вопросам.