В этой статье мы подробно расскажем, как провести заключительный этап тендера и что спросить у потенциального соискателя, чтобы выбрать вашего лучшего и единственного провайдера, который станет надежным партнером на долгие годы.
Во второй части мы подробно остановились на том, как и по каким существенным параметрам провести тщательную оценку провайдеров. Теперь у вас в списке должны остаться самые лучшие.
Заключительный этап. Выбираем победителя.
На завершающем этапе тендера компания ведет переговоры с потенциальными провайдерами о лучших условиях: снижении стоимости еще чуть-чуть, включении в договор дополнительных функций/сервисов, особых условиях оказания сервиса. Помимо этого традиционного инструмента, можно использовать ряд вспомогательных критериев, усиливающих основные преимущества, в том числе:
1. Наличие собственной службы АХО (логистика, хранение и обработка физических архивов).
Учетные функции всегда влекут за собой обработку и хранение огромного количества бумажных документов. Наличие эффективной службы логистики у провайдера способствует организованному и понятному процессу сбора документов и своевременному поступлению документов на обработку специалистам, что особенно важно для расчета налоговой базы и работы с кадровой документацией.
Необходимо обратить внимание на состояние физического архива. В отличие от знаменитой фразы из Мастера и Маргариты – «рукописи не горят», первичные и кадровые документы еще как горят синим пламенем. При этом превращаются в пепел доказательства расходных операций, истории работы сотрудников, которые чаще всего и запрашиваются в ходе проверок ИФНС и ГИТ.
2. Наличие цифровых архивов, как опции.
Способствует удовлетворению сразу нескольких потребностей:
- Сохранность информации в виде скан-копий, что также является превентивной мерой полной утери данных;
- Доступность документации в любой момент времени и из любой локации обеспечивает непрерывный процесс работы вне зависимости от обстоятельств.
Пандемия и последовавшая за ней вынужденная удаленка в 2020 году, в принципе, сделала наличие цифровых архивов новым стандартом отрасли аутсорсинга учетных функций.
- Возможность оперативного и удобного поиска нужного документа в моменте, что немаловажно, как для предоставления документов в ходе проверок, так и для оптимизации времени на работу с документами в целом (использование цифровых архивов в среднем экономит до 20% времени сотрудника на работу с документами)
- Возможность работать с одним документом сразу нескольким сотрудникам.
- Цифровые архивы являются одним из базовых компонентов диджитализации компании и повышают ее операционную эффективность.
3. Digital-сервисы для оптимизации и удобства работы.
Очевидно, что глобальный тренд цифровой трансформации затрагивает все сферы нашей жизни и не оставляет неизменным ни один вид деятельности и отрасль.
Так и в области учетных функций регулярно разрабатываются и внедряются в работу множество диджитал-инструментов, призванных трансформировать и перевести привычные нам функции и способы их реализации в цифровую среду, повысив эффективность и удобство работы.
Уже сейчас, выбирая провайдера, предоставляющего технологические пакеты для бизнеса (такие как личные кабинеты клиента, личные кабинеты сотрудника, роботы-аудиторы, сервисы коммуникации и управления задачами, электронного документооборота) в составе своих сервисов, вы можете получить:
- Экономию своего времени и затрат на управление процессами, логистику, хранение и обработку документов, снижая сопутствующие риски;
- Ощутимый рост оперативности и удобства в коммуникации, получения данных, task-менеджменте;
- Более высокое качество услуг без растущей в прогрессии стоимости их оказания;
- А главное, начать свой путь к трансформации, ведь в долгосрочной перспективе цифровая трансформация, как бизнеса в целом, так и учетных функций, в частности – неотъемлемый компонент для выживания и устойчивого развития бизнеса;
- Гибкость в отношении корпоративных политик компании. То есть готовность принимать и следовать корпоративным политикам компании, если они не приводят провайдера в действительно ущербную позицию.
Косность исполнителя на входе не предвещает ничего хорошего при боевом сотрудничестве, а в бою, как известно, быстрота реагирования и гибкость решений имеют превалирующую роль в победе.Для крупных компаний, данный параметр может быть и существенным, так как каждое изменение в корпоративных политиках и драфтах договоров с базовыми утвержденными условиям приводят к «поту, крови и боли».
- Корпоративная культура
Схожая корпоративная культура и ценности – условие необязательное, но достаточно выгодное и значимое для взаимодействия и коммуникации между компаниями.
Стоит помнить, что Day-to-day работают друг с другом люди, а не бизнесы/системы. Легкая коммуникация обеспечивает эффективное и комфортное взаимодействие.
Мы надеемся, что этот цикл статей поможет вам принять верное решение, желаем вам успешного тендера, определения провайдера вашей мечты и взаимного долгосрочного плодотворного сотрудничества.
